ALL’INTERNO:
Outsourcing amministrativo e degli approvvigionamenti; Nuove risorse e paradossi; La terziarizzazione; etc..

La terziarizzazione ha dapprima riguardato la produzione, successivamente alcuni servizi. Anche nell’area degli approvvigionamenti, soprattutto dei materiali non produttivi, e in quella amministrativa l’outsourcing determina notevoli vantaggi

In un mercato caratterizzato da una forte spinta alla riduzione dei costi, e che impone sempre maggiore competitività, il management moderno è continuamente alla ricerca di nuovi modelli organizzativi che contribuiscono al consolidamento della posizione aziendale sul mercato e ad una maggiore competitività. Il perseguimento degli obiettivi citati necessita la ricerca di nuove risorse per l’attività aziendale che siano in grado di apportare benefici di carattere strutturale ed economico.

Nuove risorse e paradossi

Al Management viene sempre più pressantemente richiesto di:

  • aumentare i profitti e ridurre i costi;
  • acquisire quote di mercato e difendersi dalla concorrenza;
  • specializzarsi nel proprio settore ed espandersi in altri settori;
  • migliorare l’efficienza dei reparti e ridurre il personale addetto;
  • aumentare l’efficienza degli impianti e ridurre le scorte di magazzino;
  • ottenere il massimo rendimento dalle strutture fisse e flessibilizzare i costi; e cosi via!

Per ognuno di questi compiti il management si ritrova a dover risolvere gli evidenti paradossi operativi che si generano.
È evidente che tali attività sono in antitesi tra loro e rappresentano un paradosso decisionale che nella sua risoluzione prevede una priorizzazione delle attività, alcune delle quali, svolte nella metodologia procedurale convenzionale, sono fonte di costi aggiuntivi senza soddisfare la necessità primaria di “riduzione dei costi generali”.

La risoluzione dei paradossi

Le soluzioni fino ad oggi adottate sono state molte, tra quelle che hanno dato i migliori risultati vanno citate l’assegnazione di “competenze di prodotto” e di “territorio”, la formazione di “gruppi di lavoro”, la trasformazione e divisione di aree in “centri di costo”, l’istituzione dei “profit center”, il “decentramento” come pure il “concentramento di attività”.

Il mezzo utilizzato per raggiungere questi traguardi è stato inizialmente l’insourcing, ovvero sono state sondate tutte le opportunità di miglioramento delle strutture interne esistenti in modo da aumentarne l’efficienza.

Tutte queste attività, anche quando non hanno soddisfatto del tutto le aspettative, hanno comunque fornito al management indicazioni per localizzare disfunzioni e identificare gli obiettivi di miglioramento, ed è anche da osservare che la suddivisione in unitá operative autonome ha duplicato alcune funzioni interne aumentando anche la complessità della comunicazione tra gli enti.

The terziarizzazione

Contemporaneamente a queste iniziative di insourcing, già negli anni 70 nell’ ambito della produzione si è sempre più affermato, dopo una iniziale diffidenza, il concetto della Terziarizzazione. I successi sono stati eclatanti facendo crescere il numero di aziende sempre più spinte a farne uso e, una volta abbattute le naturali diffidenze iniziali, si sono realizzate forme di terziarizzazione sempre più avanzate. Come esempio basta osservare le seguente evoluzione nel settore della grande produzione:

  • 1970 – affidare a fornitori esterni alcune produzioni che prima venivano effettuate in casa propria;
  • 1980 – adozione del Just in Time per le catene di montaggio;
  • 1990 – i fornitori costruiscono i propri stabilimenti nelle immediate vicinanze del cliente;
  • 1995 – ai fornitori vengono assegnati degli spazi all’ interno degli stabilimenti e la loro produzione confluisce direttamente negli impianti automatici di montaggio;
  • 2000 – ai fornitori viene richiesto di essere in grado di assumere il ruolo di Partner attivo nella definizione e sviluppo delle strategie aziendali e contribuire al raggiungimento di obiettivi economici.

e…

La prima fase di terziarizzazione ha quindi riguardato la produzione, e nello stesso modo si è successivamente proceduto a terziarizzare alcuni servizi interni quali :

  • alcune manutenzioni
  • l’ immagazzinaggio di materiali
  • i trasporti
  • la mensa aziendale
  • le pulizie di stabilimento
  • alcuni servizi amministrativi e contabili
  • la gestione dei sistemi informativi

Le terziarizzazioni citate contribuiscono, là dove applicate con successo, oltre che alla riduzione anche alla flessibilizzazione dei costi e al raggiungimento di “slim line” strutturali.
Altri interventi di “riduzione”, come quello delle scorte di magazzino, hanno comportato invece un aumento delle attività di controllo e di supporto dei fornitori coinvolti, aumentando l’overhead amministrativo dei processi di approvvigionamento.
Queste terziarizzazioni sono comunque viste oggi come un fatto naturale e la loro sempre più diffusa applicazione, soprattutto in aziende che desiderano liberare risorse qualificate, induce il management a valutare l’opportunità di ricorrere a modelli simili anche per la gestione degli approvvigionamenti.

L’Outsourcing e… le Cash Caws, una nuova ricca risorsa

Il trasferimento ad un partner esterno della gestione degli approvvigionamenti, soprattutto di materiali non produttivi, ha da un lato lo scopo di poter maggiormente concentrare le migliori risorse sulle attività strategiche e dall’ altro di ottenere dei benefici economici dalla flessibilizzazione dei costi di gestione derivante da un accordo di outsourcing (aspetto caratterizzante questo modello di collaborazione).
Nel trasferimento della gestione avviene anche il decentramento della maggior parte dei lavori di routine, ciò contribuisce ad aumentare la motivazione delle risorse che ne vengono liberate che di pari passo sviluppano una maggiore professionalità a beneficio dell’ aumento della competitività aziendale nel proprio mercato, consentendo, tra l’altro, di profittare piú intensamente delle aree di mercato piú remunerative (cash caw).

Le procedure e …….. le comunicazioni

Il processo di approvvigionamento è costituito da un numero di attività (o procedure) sequenziali che vanno dalla nascita della necessità ed emissione della richiesta di approvvigionamento al pagamento della merce acquistata.
Il numero delle procedure è aumentato nel tempo per esempio, in ambito ricambi per impianti, a causa del crescere del numero d’ ordini necessari e ciò a seguito della frazionata provenienza dei componenti assemblati nei macchinari e della tendenza alla riduzione del valore immobilizzato in magazzino.
Lo svolgimento di ogni procedura che é parte del processo di approvvigionamento, genera un volume di documentazione ed informazioni che impegnano gli addetti nell’amministrarle e nella gestione delle comunicazioni (forward e feedback), sottraendo a se stessi tempo prezioso invece utilizzabile per lo svolgimento delle loro attività peculiari per esempio acquisto impianti e materie prime, gestione accordi, manutenzione e controlling.
Oltretutto va osservato che il numero delle procedure interne necessarie all’effettuazione di un approvvigionamento cresce in modo esponenziale con la crescita delle dimensioni delle strutture interne coinvolte nel processo.
Contemporaneamente aumenta il rischio di errori procedurali ed il caos informativo e questo riduce drammaticamente il grado di efficienza degli enti preposti. Ció rende molto complessa, articolata e costosissima la supervisione e la gestione. Tali costi, sempre più spesso, superano di molto il valore dell’oggetto da approvvigionare.

Interferenze procedurali ……. anche dall’esterno

L’impegno necessario per la sola amministrazione di tutte le procedure del processo di approvvigionamento è comunque quantificabile finché le procedure sono lineari, cioè fino a quando nel flusso del processo non sopravvengono interferenze, fenomeno invece molto frequente e sottovalutato nelle stime dei costi di gestione e che genera una serie di attività di supporto che non perseguono direttamente il fine aziendale ma diventano una necessità amministrativa.
Le interferenze procedurali vengono generate da fonti diverse, sia interne che esterne allo stabilimento.
L’interferenza può implicare uno stop alla sequenza delle attività del processo, causando nei casi peggiori di dover riiniziare le procedure a partire dall’ente richiedente, ció significa la ripetizione delle stesse attivitá amministrative e produzione di ulteriore documentazione, aumentando enormemente i costi di tutti gli uffici per i quali transita la procedura di approvvigionamento.
Tra l’altro aumentano in modo immisurabile i costi di comunicazione, di archiviazione dei documenti (vedi spazi occupati) e della relativa gestione e comportano enormi ritardi nelle pianificazioni temporali d’intervento.
Tratteremo questo importante argomento più dettagliatamente in future pubblicazioni.

Outsourcing Amministrativo e degli approvvigionamenti

L’introduzione dell’outsourcing Amministrativo é finalizzato proprio alla drastica riduzione del numero delle procedure interne di amministrazione e controllo. Sono proprio la gestione di quest’ultime ad assorbire in gran parte risorse e mezzi che sono altamente qualificate per svolgere ben altro tipo di compiti, ed é sopratutto lo snellimento di queste gestioni che mette in vista l’enorme potenziale di recupero economico e di efficienza.
Nel valutare l’introduzione dell’outsourcing c’è sempre il timore di perdere il controllo della situazione, ma nel momento in cui vengono definiti i ruoli, gli ambiti di competenza e le responsabilitá dei due contraenti é possibile avere una visibilitá della convenienza economica, quest’ultima non puó prescindere da un confronto con i costi complessivi sopportati dall’azienda nel fornire, al suo interno, i servizi di cui si sta valutando la possibilitá di gestire in outsourcing.
Per questo motivo la UNITEC ha sviluppato il proprio concetto dedicando particolare attenzione a questo aspetto, proponendo una applicazione modulare che consente un ritorno economico immediato ad ogni passo che viene effettuato in direzione dell’ outsourcing, attraverso una serie di proposte e possibilità della sua applicazione sulla base di un modello adattabile alle dimensioni e alle necessità aziendali e soprattutto facilmente introducibile in strutture già esistenti.
Le diverse modalitá di applicazione e di introduzione saranno oggetto di una successiva pubblicazione che metterá in risalto i vantaggi economici e strutturali e la minimizzazione dei rischi.
L’introduzione modulare dell’outsourcing, quindi outsourcing parziale o globale con possibilitá di lavorare in team congiunti, e la formazione all’interno della figura del coordinatore (outsourcer) permettono di considerare in qualsiasi momento l’ipotesi di interruzione del rapporto di servizio e di una nuova gestione autonoma degli approvvigionamenti, rendendo cosí meno difficoltosa la decisione di farsi supportare da un partner esterno.
L’outsourcing Amministrativo degli Approvvigionamenti di materiali non produttivi applicato da UNITEC si basa sulla esperienza maturata con aziende (sia costruttori che utilizzatori di impianti) di diversi paesi europei e attive in settori industriali diversi, e si estende anche ai materiali di produzione, consolidando cosí la propria struttura aziendale e diversificando il proprio know how, fattori che rappresentano una importante garanzia operativa e di affidabilitá nel tempo.

La UNITEC e ……… l’informatica

Le attivitá di outsourcing svolte dalla UNITEC sono supportate dall’uso di un sistema informativo, sviluppato e manutenuto in proprio con un team interno di programmatori, che integra ambienti operativi standard consentendo la comunicazione telematica con clienti e fornitori.
Inoltre il know how in ambito gestione della Informazione, acquisito nel corso di esperienze maturate con i prori clienti, consente alla UNITEC di sperimentare in casa propria sempre nuove soluzioni informatiche e telematiche da proporre al cliente al fine di migliorare la comunicazione e velocizzare l’accesso alle informazioni, riducendo enormemente i tempi di domanda e risposta.
La UNITEC dispone di personale altamente qualificato ed almeno bilingue, selezionato anche tra giovani che vengono ospitati per effettuare Stage nell’ambito di collaborazioni tra universitá di nazioni diverse, spesso impegnato anche nel coordinamento di collaborazioni tra utenti finali e fornitori di impianti per la ricerca do soluzioni tecniche.
L’ambito della collaborazione con UNITEC puó essere definito con grande flessibilitá spaziando dalla sola emissione/trascrizione degli ordini fino all’amministrazione di tutte le procedure del processo di approvvigionamento che va dalla fase di nascita della necessitá fino alla gestione del magazzino ed alla fornitura di soluzioni informatiche per l’office automation.

Ed ora … Concentriamoci sul Core Business

L’introduzione ed applicazione dell’outsourcing ha permesso al Management di risolvere definitivamente i paradossi decisionali che abbiamo citato all’inizio di questo articolo ed ottenere una reale flessibilizzazione dei costi recuperando anche la preziosa risorsa “tempo”, componente fondamentale per dedicarsi sempre più efficacemente alle attività strategiche e primarie dell’azienda.
Gli spazi di “tempo” recuperati in tutte le aree di stabilimento supportate dall’adozione dell’ outsourcing Amministrativo e degli Approvvigionamenti ha immediatamente aumentato il grado di efficienza interno permettendo una migliore visibilità delle risorse interne iniziando una spirale positiva di sinergie interne.
La consapevolezza del l’importanza di questo risultato ha fatto comprendere che se tutti i collaboratori sono concentrati sul core business “l’azienda può fare miracoli”.