Tijdmanagement; outsourcing-technologieën; communicatie en procedures; Geïntegreerde outsourcingplatformsoftware; enz...
Bij de evaluatie van een toepassingsmodel voor outsourcing kan niet worden voorbijgegaan aan de mate waarin informatietechnologieën bekend zijn en worden gebruikt, laat staan aan de beschikbaarheid van daarop gebaseerde tools en suggesties van de outsourcingprovider.
Tijdmanagement
In landen met hoge economische prestaties wordt het steeds noodzakelijker om met de waardevolle factor tijd om te gaan. Het wordt nu algemeen aanvaard dat een optimale definitie en naleving van werktijdvensters niet langer voldoende is; Dit is van fundamenteel belang omdat het gaat om wat specifiek wordt bereikt tijdens zulke perioden: het resultaat van de activiteiten, de vereisten daarvoor en de gebruikte menselijke en technologische middelen, zowel intern als extern. Om effectieve controle- en beheeractiviteiten uit te voeren zijn managementinstrumenten en voortdurend nieuwe maatregelen op basis van innovatieve technologieën vereist. De beschikbaarheid van dergelijke instrumenten speelt een beslissende rol bij het definiëren van nieuwe organisatiemodellen die gericht zijn op het verlagen van de kosten, het consolideren van de marktpositie en het bereiken van een groter concurrentievermogen en efficiëntie. In een poging om het “tijdprobleem” op het gebied van materiaalbeheer en inkoop op te lossen, bevinden bedrijven zich steeds meer in de positie waarin ze van hun eigen leveranciers de mogelijkheid eisen om een actieve partnerrol op zich te nemen bij het definiëren en ontwikkelen van bedrijfsstrategieën en bij het bereiken van steeds betere economische doelstellingen; Op deze manier wordt een steeds completere en vruchtbaardere integratie bereikt met de organisatie-eenheden die dergelijke diensten kunnen aanbieden.
Communicatie en procedures
Het aantal procedures in een inkoopproces neemt in de loop van de tijd toe naarmate het aantal benodigde orders toeneemt, vooral op het gebied van onderlinge relaties voor systemen. Deze toename van het aantal bestellingen vindt zijn oorsprong in de daadwerkelijke verlaging van de waarde die vastzit in de voorraad waar grote bedrijven naartoe werken.
De documentatie en de hoeveelheid informatie die voor elke procedure van het aanbestedingsproces en het beheer ervan in de verschillende procesfasen wordt gegenereerd, maken dat de bestede tijd de hoofdrol speelt bij dergelijke activiteiten. Tijd blijkt een factor te zijn waarvan de mate van impact onmeetbaar en ogenschijnlijk onmeetbaar blijkt te zijn; de mogelijkheid kan niet worden genegeerd om de tijd die wordt besteed te verminderen door gerichte IT-oplossingen te ondersteunen die communicatie-, verificatie-, controle- en trackingactiviteiten kunnen uitvoeren; In feite overschrijden de kosten van dergelijke activiteiten vaak ruimschoots de waarde van het aanschaffingsitem (aanbestedingsprocedures bedragen tussen de vijftig en zestig, de betrokken instanties zijn ongeveer tien, de betrokken mensen zijn tussen de tien en twintig).
Geïntegreerde outsourcingplatformsoftware
De nieuwe technologieën en communicatiemethoden maken de implementatie en het gebruik van effectievere oplossingen tegen lagere kosten mogelijk. Hun validiteit moet minder gezocht worden in de prestaties van de gebruikte hardware en meer in de hoge reactiesnelheid. De kosten voor installatie, diagnose, onderhoud en modernisering van de applicaties blijken extreem laag te zijn vergeleken met de mogelijkheid om overal ter wereld te werken.
De introductie van de speciale platformsoftware, gerealiseerd volgens het workflowprincipe, maakt online feedback mogelijk, die automatisch beschikbaar is telkens wanneer een procedure wordt uitgevoerd door de externe structuur, en de mogelijkheid om interactief te werken tussen de eigen structuur en die van de outsourcingprovider. Het is bijvoorbeeld mogelijk om toegang te krijgen tot een gepersonaliseerde database die wordt aangeboden door de outsourcingprovider: met andere woorden, elke hulpbron/entiteit die betrokken is bij het inkoopproces (outsourcer) kan op elk punt in het proces de voortgang van een aangevraagde inkoop controleren, evenals controlelijsten, verzonden bestellingen, hun voortgang en de bijbehorende leveringsdata, facturen en leveringsbonnen, “controle van de uitbestedingsactiviteit” (GI – niveau van integratie).
De mogelijkheid om toegang te krijgen tot dergelijke gebieden wordt verzekerd door het eenvoudige gebruik van een informatiebeheersysteem van het informatiegeoriënteerde type.
Zoals reeds vermeld is de factor die in de eerste plaats tot de toename van het aantal bestellingen leidt de noodzaak om de voorraden te verminderen; In verhouding tot deze toename moeten de controle- en ondersteunende activiteiten van de betrokken leveranciers zich vermenigvuldigen. Een enorme hulp bij het beheersen van dergelijke situaties komt voort uit het creëren van synergieën met andere materiaalbeheerbureaus binnen de groep (op nationaal en buitenlands niveau), zo niet met andere entiteiten met een gemeenschappelijk beleid.
Het gebruik van de Integrated Outsourcing Platform-software wordt gepositioneerd binnen de strategische innovatieplanning tussen de uitbesteder en de activiteiten van de uitbestedingsaanbieder, zonder negatieve effecten te creëren op bestaande structuren en regelgeving. Dit alles kan ook worden gezien als het leggen van de basis voor een geleidelijke ontwikkeling naar internationale outsourcing. (vd. Virtueel Magazijn, wat het mogelijk maakt om de voorraadwaarde laag te houden, maar toch een grotere hoeveelheid te hebben dan de minimale voorraad).