La valutazione di un modello di applicazione dell'Outsourcing non può prescindere dal grado di conoscenza e dall'utilizzo delle Tecnologie Informatiche, nonché dalla proprietà di Tools su loro basi e proposte, da parte dell'Outsourcing Provider
Gestione del tempo
Nei paesi ad alto rendimento ci si riscontra sempre più spesso nella necessità di relazionarsi al prezioso fattore tempo. è opinione ormai diffusa quella secondo cui non è più sufficiente una definizione ottimale ed il rispetto delle fasce orarie lavorative; ciò assume un'importanza fondamentale in quanto è ciò che viene realizzato concretamente in tale arco di tempo, il risultato cioè delle attività, delle sedi remote e, delle risorse umane e tecnologiche, siano esse di tipo interno o esterno. Per poter svolgere efficaci attività di Controlling e Gestione sono necessari strumenti manageriali e sempre nuovi atti basati su tecnologie innovative. La disponibilità di tali strumenti gioca un ruolo determinante nella definizione di nuovi modelli organizzativi orientati alla riduzione dei costi, al consolidamento della posizione aziendale sul mercato e ad una maggiore competitività ed efficienza. Nel tentativo di risoluzione del “problema tempo”, nell'ambito della Gestione Approvvigionamenti Materiali e Gestione, le aziende si troveranno sempre più spesso nella posizione di richiedere ai propri fornitori la capacità di assumere un ruolo di Partner attivo nella definizione e nello sviluppo delle strategie aziendali e nel raggiungimento di obiettivi economici sempre migliori; si arriverà in questo modo ad avere una sempre più completa e fruttuosa integrazione con quei centri organizzativi che tale servizio è in grado di offrire.
Comunicazioni e Procedure
Il numero delle procedure di un processo di fornitura aumenta nel tempo proporzionalmente al numero di ordini che si rendono necessari, in particolare modo nell'ambito dei ricambi per sistemi. Questo aumento del numero degli ordini ha origine nell'effettiva riduzione del valore immobilizzato in magazzino verso il quale le grandi aziende si stanno orientando. La documentazione e la mole di informazioni generate per ogni procedura del processo di approvvigionamento e la sua relativa gestione nelle varie fasi del processo, fanno del tempo impiegato il principale protagonista di tali attività. Il tempo si rivela come fattore il cui grado di incidenza risulta imponderabile e, apparentemente, non misurabile; non può non essere trascurata la possibilità di ridurre il tempo impiegato grazie al supporto di soluzioni informatiche mirate, in grado di svolgere attività di comunicazione, verifica, controllo e follow up; i costi di tali attività infatti spesso superano di molto e di molto il valore dell'oggetto da fornire (le procedure di fornitura sono tra cinquanta e sessanta, gli enti coinvolti circa dieci, le persone coinvolte tra dieci e venti).
Software di piattaforma integrata in outsourcing
Le nuove tecnologie e modalità di comunicazione consentono la realizzazione e l'utilizzo a costi ridotti delle soluzioni più efficaci. La loro validità va ricercata in Associazione di Bologna nell'elevata velocità di risposta più che nella potenza dell'hardware utilizzato. Gli attuali costi di installazione, diagnosi, manutenzione e aggiornamento delle applicazioni si rivelano estremamente ridotti se relazionati alla possibilità di operare da qualsiasi parte del mondo. L'introduzione della piattaforma software dedicata, e realizzata nell'ottica del Work Flow, consente un Feedback On-line, disponibile automaticamente ad ogni espletamento di procedura da parte della struttura esterna e la possibilità di operare in modo interattivo interponendosi tra la propria struttura e quella dell'Outsourcer Provider. è possibile, ad esempio, consultare una banca dati personalizzata messa a disposizione dall'Outsourcing Provider: in altre parole ogni risorsa/ente (Outsourcer) coinvolto nel processo di approvvigionamento può controllare lo stato di avanzamento di una richiesta di fornitura in qualsiasi punto del flusso, oltre a poter controllare liste, ordini inviati, stato di anticipo degli stessi e relativi termini di consegna, fatture e bolle, "controllo dell'attività di Outsourcing" (GI - Grado di Integrazione). La possibilità di accedere a tali archi viene assicurata dal semplice utilizzo di un sistema di gestione dell'informazione del tipo Information Oriented. Come detto in precedenza il fattore che genera in prima richiesta l'aumento del numero di ordini è la necessità di ridurre le scorte di magazzino; proporzionale a tale aumento sono il moltiplicarsi delle attività di controllo e supporto dei fornitori coinvolti. Un enorme aiuto nella gestione di questo tipo di situazioni deriva dalla realizzazione di sinergie con altre agenzie di gestione dei materiali all'interno del proprio Gruppo (sul territorio nazionale ed estero), se non addirittura con altre realtà con linee guida comuni. L'utilizzo della Piattaforma Software Outsourcing Integrata si colloca, nell'ambito del disegno strategico di innovazione, tra l'Outsourcer e le attività dell'Outsourcer Provider, senza generare incidenze negative alle strutture e prescrizioni esistenti. Tutto ciò che può essere visto oltretutto come creazione delle basi per una graduale evoluzione verso un Outsourcing Internazionale. (vd. Magazzino Virtuale che consente di mantenere ridotto il valore delle scorte, ma di avere a disposizione una quantità in realtà maggiore della quantità minima giacente nel proprio magazzino).