Bij de evaluatie van een Outsourcing-applicatiemodel kan de mate van kennis en gebruik van informatietechnologieën niet worden genegeerd, om nog maar te zwijgen van de beheersing van de tools waarop de voorstellen die de Outsourcing-dienstverlener u heeft gestuurd, zijn gebaseerd
Tijdmanagement
In hoogrentende landen worden we steeds vaker geconfronteerd met de noodzaak om te vertrouwen op de kostbare tijdfactor. Het is nu een wijdverbreide mening dat de simpele, optimale definitie en naleving van werktijdvakken niet langer voldoende zijn; Dat is van fundamenteel belang omdat het datgene is wat concreet wordt bereikt gedurende zo'n tijdsboog, het resultaat van activiteiten, afgelegen locaties en menselijke en technologische hulpbronnen, zowel intern als extern. Om effectieve controle- en beheeractiviteiten te kunnen uitvoeren, zijn managementinstrumenten en nieuwe benaderingen nodig, gebaseerd op innovatieve technologieën. De beschikbaarheid van dergelijke instrumenten speelt een beslissende rol bij het definiëren van nieuwe organisatiemodellen die gericht zijn op kostenreductie, consolidatie van de commerciële positie op de markt en op meer concurrentievermogen en efficiëntie. In de poging om het ‘tijdprobleem’ op te lossen, binnen het raamwerk van Supply Management en Management, zullen bedrijven zich steeds vaker in de positie bevinden waarin ze van hun eigen leveranciers het vermogen eisen om de rol van actieve Partner op zich te nemen bij het definiëren en ontwikkelen van commerciële strategieën en bij het bereiken van steeds betere economische doelstellingen; zo komen we tot een steeds completere en vruchtbaardere integratie met deze organisatiecentra die dergelijke diensten kunnen aanbieden.
Communicatie en procedures
Het aantal procedures in een inkoopproces neemt in de loop van de tijd toe in verhouding tot het aantal orders dat noodzakelijk wordt, vooral in de context van wederkerigheid voor systemen. Deze toename van het aantal bestellingen is te danken aan de effectieve vermindering van de waarde die vastzit in de magazijnen waar grote bedrijven naartoe bewegen.
De documentatie en de hoeveelheid informatie die voor elke procedure van het aanbestedingsproces wordt gegenereerd en het relatieve beheer ervan in de verschillende stadia van het proces, maken de tijd die ermee gemoeid is de hoofdrolspeler bij dergelijke activiteiten. Tijd blijkt een factor te zijn waarvan de mate van impact onvoorspelbaar en ogenschijnlijk onmeetbaar blijkt te zijn; de mogelijkheid mag niet over het hoofd worden gezien om de hoeveelheid gebruikte tijd te verminderen dankzij de ondersteuning van gerichte IT-oplossingen die communicatie-, verificatie-, controle- en monitoringactiviteiten kunnen uitvoeren; de kosten van dergelijke activiteiten overtreffen in feite ruimschoots de waarde van het voorwerp van de levering (het aantal aanbestedingsprocedures bedraagt vijftig tot zestig, waarbij ongeveer tien instanties betrokken zijn en tien tot twintig mensen betrokken zijn).
Geïntegreerde outsourcingplatformsoftware
Nieuwe technologieën en communicatiemiddelen maken het creëren en gebruiken van effectievere oplossingen tegen lagere kosten mogelijk. Hun geldigheid moet worden gevonden in de hoge reactiesnelheid en niet in de kracht van de gebruikte hardware. De implementatiekosten van installatie, diagnose, onderhoud en modernisering van applicaties blijken extreem laag te zijn vergeleken met de mogelijkheid om vanuit elk deel van de wereld te opereren.
De introductie van het speciale softwareplatform, uitgevoerd met het oog op Work Flow, maakt online feedback mogelijk, die automatisch beschikbaar is wanneer een procedure wordt voltooid door de externe structuur en de mogelijkheid om interactief te werken door tussen uw structuur en die van de Outsourcing Service Provider te plaatsen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een gepersonaliseerde database te raadplegen die u ter beschikking wordt gesteld door de Outsourcing Service Provider: met andere woorden, elke resource/entiteit (Outsourcer) die betrokken is bij het inkoopproces kan de voortgang van een leveringsaanvraag op elk punt in de stroom controleren, naast het kunnen raadplegen van de lijsten, de verzonden bestellingen, de voortgang daarvan en de bijbehorende levertijden, facturen en vouchers, de "controle van de Outsourcing-activiteit” (GI – Mate van Integratie).
De mogelijkheid om toegang te krijgen tot dergelijke tools wordt u verzekerd door het eenvoudige gebruik van een informatiebeheersysteem van het informatiegeoriënteerde type.
Zoals eerder gezegd is de factor die voornamelijk de toename van het aantal bestellingen genereert de noodzaak om de magazijnvoorraden te verminderen; evenredig met deze toename moeten de controle- en ondersteunende activiteiten van de betrokken leveranciers toenemen. Grote hulp bij het beheersen van dit soort situaties komt voort uit het bereiken van synergieën met andere materiaalbeheerbureaus binnen de Groep (op nationaal en buitenlands grondgebied), zo niet met andere entiteiten met gemeenschappelijke richtlijnen.
Het gebruik van de Integrated Outsourcing Platform Software wordt, als onderdeel van het strategische ontwerp van innovatie, geplaatst tussen de Outsourcer en de activiteiten van de Outsourcing Service Provider, zonder negatieve gevolgen te genereren voor bestaande structuren en vereisten. Dit alles kan verder worden gezien als het leggen van de basis voor een geleidelijke evolutie naar International Outsourcing. (zie Virtueel Magazijn waarmee u de waarde van de voorraden laag kunt houden, maar een beschikbare hoeveelheid kunt hebben die groter is dan de minimale hoeveelheid die daadwerkelijk in het magazijn is gedeponeerd).