Bij de evaluatie van een Outsourcing-applicatiemodel kan de mate van kennis en gebruik van informatietechnologieën niet worden genegeerd, evenals de beschikbaarheid van de tools waarop ze zijn gebaseerd en de voorstellen van de outsourcingprovider
Tijdmanagement
In landen met een hoge productiviteit bevinden we ons steeds vaker in de behoefte om ons te verhouden tot de kostbare factor tijd. Het is nu een wijdverbreide mening dat een optimale definitie en respect voor werktijdvakken niet langer voldoende zijn; wat van fundamenteel belang is, omdat het datgene is wat concreet wordt bereikt in deze periode, dat wil zeggen het resultaat van de activiteiten in hun afgelegen gebouwen en van de menselijke en technologische middelen, zowel intern als extern. Om effectieve controle- en beheeractiviteiten uit te voeren zijn steeds meer nieuwe managementinstrumenten en -acties gebaseerd op innovatieve technologieën noodzakelijk. De beschikbaarheid van deze tools speelt een beslissende rol bij het definiëren van nieuwe organisatiemodellen die gericht zijn op het verlagen van de kosten, het consolideren van de positie van het bedrijf op de markt en het vergroten van het concurrentievermogen en de efficiëntie. In een poging om het ‘tijdprobleem’ op te lossen, zullen bedrijven in de context van Materialen- en Inkoopmanagement steeds meer in de positie komen waarin ze van hun leveranciers de mogelijkheid verlangen om een actieve partnerrol op zich te nemen bij het definiëren en ontwikkelen van bedrijfsstrategieën en bij het bereiken van steeds betere economische doelstellingen; Op deze manier zullen we een steeds completere en vruchtbaardere integratie bereiken met de organisatiecentra die in staat zijn deze service aan te bieden.
Communicatie en procedures
Het aantal procedures in een inkoopproces neemt in de loop van de tijd toe in verhouding tot het aantal orders dat noodzakelijk wordt, vooral in de context van systeemreciprocaties. Deze toename van het aantal bestellingen komt voort uit de effectieve vermindering van de waarde in het magazijn waar grote bedrijven naartoe bewegen.
De documentatie en de hoeveelheid informatie die voor elke procedure van het aanbestedingsproces wordt gegenereerd en het daarmee samenhangende beheer in de verschillende fases van het proces, maken dat de bestede tijd de hoofdrol speelt in deze activiteiten. Tijd openbaart zich als een factor waarvan de mate van impact onvoorstelbaar en schijnbaar onmeetbaar is; de mogelijkheid kan alleen in overweging worden genomen om de hoeveelheid gebruikte tijd te verminderen dankzij de ondersteuning van gerichte IT-oplossingen die communicatie-, verificatie-, controle- en follow-upactiviteiten kunnen uitvoeren; Sterker nog, de kosten van deze activiteiten overtreffen vaak ruimschoots de waarde van het te leveren object (de aanbestedingsprocedures liggen tussen de vijftig en zestig, het aantal betrokken entiteiten rond de tien, het aantal betrokken personen tussen de tien en twintig).
Geïntegreerde outsourcingplatformsoftware
Nieuwe technologieën en communicatiemethoden maken het creëren en gebruiken van effectievere oplossingen tegen lagere kosten mogelijk. Hun geldigheid moet worden gevonden in de hoge reactiesnelheid en niet in de kracht van de gebruikte hardware. De implementatie van installatie-, diagnose-, onderhouds- en moderniseringskosten van applicaties worden extreem verlaagd in vergelijking met de mogelijkheid om overal ter wereld te werken.
De introductie van het speciale softwareplatform, gecreëerd vanuit een Workflow-perspectief, maakt Online Feedback mogelijk, die automatisch beschikbaar is bij elke voltooiing van de procedure door de externe structuur en de mogelijkheid om interactief te werken door de eigen structuur te relateren aan die van de Outsourcing Provider. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een gepersonaliseerde database te raadplegen die ter beschikking wordt gesteld door de Outsourcing Provider: met andere woorden, elke resource/entiteit (Outsourcer) die betrokken is bij het inkoopproces kan de voortgang van een inkoopaanvraag op elk punt van de stroom controleren, evenals de mogelijkheid om lijsten, verzonden bestellingen, hun voortgang en bijbehorende leveringsvoorwaarden, facturen en documenten, "controle van de Outsourcing-activiteit" (GI - Mate van Integratie) te controleren.
De mogelijkheid om toegang te krijgen tot deze informatie wordt verzekerd door het eenvoudige gebruik van een informatiegericht informatiebeheersysteem.
Zoals eerder vermeld is de factor die in de eerste plaats de toename van het aantal bestellingen genereert de noodzaak om de magazijnvoorraden te verminderen; evenredig aan deze toename is de vermenigvuldiging van de controle- en ondersteunende activiteiten van de betrokken leveranciers. Een enorme hulp bij het beheersen van dit soort situaties komt voort uit het creëren van synergieën met andere materiaalbeheerbureaus binnen dezelfde groep (in Italië en in het buitenland), zo niet zelfs met andere entiteiten met gemeenschappelijke richtlijnen.
Het gebruik van het Integrated Outsourcing Platform Software wordt, als onderdeel van de strategische planning van innovatie, geplaatst tussen de Outsourcer en de activiteiten van de Outsourcing Provider, zonder negatieve gevolgen te genereren voor bestaande structuren en vereisten. Dit alles kan ook gezien worden als het leggen van de basis voor een geleidelijke evolutie naar International Outsourcing. (zie Virtueel magazijn waarmee u de waarde van de voorraden kunt verlagen, maar een beschikbare hoeveelheid kunt hebben die groter is dan de minimumhoeveelheid die in het magazijn is opgeslagen).