Bij de beoordeling van een outsourcingmodel mag de mate van bekendheid met en gebruik van informatietechnologieën niet buiten beschouwing worden gelaten, evenmin als het eigendom van de tools en voorstellen die de outsourcingprovider u aanbiedt.
Tijdmanagement
In landen met een hoog inkomen neemt de behoefte aan efficiënt tijdmanagement toe. Het is een algemeen aanvaarde opvatting dat een optimale definitie en respect voor werktijden niet langer volstaan; wat fundamenteel belangrijk is, is wat er concreet binnen die tijd wordt bereikt, het resultaat van activiteiten, de inzet van externe locaties en de menselijke en technologische middelen, zowel intern als extern. Voor effectieve controle- en managementactiviteiten zijn managementtools en steeds nieuwe acties gebaseerd op innovatieve technologieën noodzakelijk. De beschikbaarheid van dergelijke tools speelt een cruciale rol bij het definiëren van nieuwe organisatiemodellen gericht op kostenreductie, het consolideren van de marktpositie en een grotere concurrentiekracht en efficiëntie. Bij het oplossen van het "tijdprobleem" binnen het materiaalvoorraadbeheer zullen bedrijven zich steeds vaker genoodzaakt zien om van hun leveranciers te eisen dat zij een actieve partnerrol vervullen bij het definiëren en ontwikkelen van bedrijfsstrategieën en het behalen van hun steeds ambitieuzere economische doelstellingen. Op deze manier zullen we een steeds completere en vruchtbaardere integratie bereiken met die organisatieonderdelen die een dergelijke dienstverlening kunnen bieden.
Communicatie en procedures
Het aantal procedures in een toeleveringsproces neemt in de loop der tijd toe, evenredig met het aantal benodigde orders, met name binnen wederkerige systemen. Deze toename van het aantal orders komt voort uit de effectieve waardevermindering van in magazijnen opgeslagen goederen, een trend die grote bedrijven omarmen.
De documentatie en de hoeveelheid informatie die voor elke procedure in het leveringsproces wordt gegenereerd, en het bijbehorende beheer in de verschillende fasen van het proces, maken de bestede tijd tot de belangrijkste factor in dergelijke activiteiten. Tijd blijkt een factor te zijn waarvan de invloed onmeetbaar en ogenschijnlijk onmeetbaar is; de mogelijkheid om de benodigde tijd te verkorten dankzij gerichte IT-oplossingen die communicatie-, verificatie-, controle- en monitoringactiviteiten kunnen uitvoeren, mag niet worden genegeerd; de kosten van dergelijke activiteiten overstijgen vaak de waarde van het te leveren object (er zijn vijftig tot zestig leveringsprocedures, ongeveer tien betrokken instanties en tien tot twintig betrokken personen).
Geïntegreerde outsourcingplatformsoftware
Nieuwe technologieën en communicatievormen maken de implementatie en het gebruik van effectievere oplossingen mogelijk tegen lagere kosten. Hun waarde schuilt meer in de hoge reactiesnelheid dan in de rekenkracht van de gebruikte hardware. De implementatiekosten voor installatie, diagnose, onderhoud en modernisering van applicaties zijn extreem laag in vergelijking met de mogelijkheid om overal ter wereld te werken.
De introductie van het specifieke softwareplatform, geïmplementeerd vanuit een workflowperspectief, maakt online feedback mogelijk, die automatisch beschikbaar is bij elke procedure die door de externe structuur wordt uitgevoerd, en biedt de mogelijkheid tot interactieve samenwerking tussen de eigen structuur en die van de outsourcingprovider. Zo kan bijvoorbeeld een aangepaste database van de outsourcingprovider worden geraadpleegd: met andere woorden, elke resource/entiteit (outsourcingprovider) die betrokken is bij het leveringsproces kan op elk punt in het proces de voortgang van een leveringsorder controleren, evenals controlelijsten, ingediende orders, hun voortgangsstatus en bijbehorende leveringstermijnen, facturen en documenten, "controle van de outsourcingactiviteit" (GI – Integratiegraad).
De mogelijkheid om dergelijke onderwerpen aan te pakken wordt gewaarborgd door het eenvoudige gebruik van een informatiemanagementsysteem van het informatiegeoriënteerde type.
Zoals eerder vermeld, is de voornaamste drijfveer achter de toename van het aantal bestellingen de noodzaak om de magazijnvoorraden te verminderen; evenredig aan deze toename moeten ook de controle- en ondersteuningsactiviteiten voor de betrokken leveranciers worden uitgebreid. Een belangrijke hulp bij het beheersen van dit soort situaties is het creëren van synergieën met andere afdelingen voor materiaalbeheer binnen de Groep zelf (zowel nationaal als internationaal), of zelfs met andere entiteiten die dezelfde richtlijnen hanteren.
Het gebruik van geïntegreerde outsourcingplatformsoftware wordt, binnen het strategische innovatieontwerp, geplaatst tussen het outsourcingbedrijf en de activiteiten van de outsourcingprovider, zonder negatieve gevolgen voor bestaande structuren en procedures. Dit alles kan ook worden gezien als de basis voor een geleidelijke evolutie naar internationale outsourcing. (Zie bijvoorbeeld het virtuele magazijn, waarmee de waarde van voorraden kan worden verlaagd, maar met een grotere beschikbare hoeveelheid dan de minimale hoeveelheid die alleen in het fysieke magazijn aanwezig is).