Estudio de caso
Por una cadena de valor
El uso de las últimas tecnologías de comunicación se considera estratégico para la mejora continua de la gestión de la cadena de suministro. Por tanto, la gestión del abastecimiento industrial utilizando estos recursos alcanza el mayor nivel de evolución en este ámbito. Los beneficios inmediatos son fáciles de documentar y los beneficios a mediano y largo plazo son predecibles y ciertos.
Optimizar los procedimientos administrativos y las necesidades de adquisiciones requiere en gran medida instrumentos eficaces e innovadores. Para alcanzar estos objetivos como la reducción de tiempos y costes, es necesario introducir y aplicar nuevos medios y tecnologías capaces de eliminar los problemas relacionados con la comunicación y optimizar el trabajo que se realiza dentro de la empresa en varios departamentos como compras, aprovisionamiento y almacén. El intercambio de información en tiempo real reduce el número de comunicaciones tanto dentro como fuera de la empresa, con la consiguiente reducción drástica de todos los costes asociados (teléfono, fax, horas de trabajo), plazos de entrega y seguimiento. Desarrollar y proponer soluciones efectivas basadas en nuevas tecnologías es uno de los principales propósitos de Unitec. Unitec siempre ha aportado fondos y recursos para la investigación y el desarrollo de herramientas de gestión.
Gestión del flujo de trabajo controlada por TI
Unitec cuenta con un software sofisticado desarrollado por su equipo interno de programadores, capaz de gestionar todos los aspectos de la gestión de la cadena de suministro. Cada operación está controlada por el sistema informático: desde el registro de clientes y proveedores hasta la gestión de requisitos, desde la recepción de ofertas hasta la emisión de pedidos, facturas e informes. El diseño gráfico ha sido cuidado hasta el más mínimo detalle para permitir una consulta rápida y, sobre todo, intuitiva. Este es un factor fundamental ya que de él depende la velocidad de ejecución, el control y, sobre todo, la reducción de la tasa de error humano. Esta herramienta permite una gestión eficiente, segura y excepcionalmente rápida de todas las tareas. En el 90% de los casos, la emisión de solicitudes-ofertas-órdenes se produce en unas pocas horas del día. Todo está en constante desarrollo para soportar los nuevos requisitos del mercado y las necesidades de los clientes.
Soluciones basadas en Internet
La comprensión y el desarrollo de tecnologías basadas en Internet es uno de los principales objetivos de las actividades de investigación de Unitec. Gracias al conocimiento técnico adquirido en esta área se fundó Unitec Services & Web, empresa dedicada al desarrollo de nuevas herramientas de gestión basadas en tecnologías de Internet y su integración en la gama de servicios de última generación que Unitec ofrece a sus clientes con el objetivo de optimizar costes. Unitec, en colaboración con Unitec Services & Web (https://www.usw.it), ha desarrollado una serie de soluciones basadas en Internet específicas para los departamentos de compras y organismos afiliados, para el abastecimiento industrial a través de Internet y la gestión del cabello en almacenes. El objetivo es gestionar y resolver una amplia variedad de problemas de puntos de compra para lograr la optimización de los procedimientos a través de los siguientes pasos:
- Reducción de costes de administración (fax, teléfono, jornada laboral y comunicación);
- Consolidación y reducción de documentación en papel;
- Mejorar la captura y disponibilidad de documentos e información;
- Conversión del método de comunicación de síncrono (teléfono) a asíncrono (correo electrónico);
- Mejora y reducción drástica del seguimiento;
- Independencia de los lugares de trabajo respecto de su ubicación física;
- Homogeneidad e intercambiabilidad de la información;
Se han desarrollado varias aplicaciones para las siguientes actividades: compras, adquisiciones, almacén, seguimiento y generación de informes. La aplicación dedicada a los departamentos de compras permite consultar en tiempo real una base de datos de 31.258 artículos de 2.224 proveedores diferentes (constantemente actualizada) con descripciones multilingües y emitir solicitudes de compra en tiempo real desde cualquier parte del mundo, a cualquier hora y en cualquier idioma. Sin embargo, si el artículo o el proveedor no existe en la base de datos, es posible enviar la solicitud mediante un procedimiento específico.
La capacidad de enviar solicitudes a través de Internet permite reemplazar drásticamente los medios de gestión tradicionales como papel, fax y teléfono y así reducir los costes de adquisición. Se logran mayores ahorros mediante la consolidación de requisitos, es decir, la capacidad de presentar múltiples requisitos utilizando un solo proceso y llevar a cabo diferentes adquisiciones. Esto contribuye a la optimización de costes gracias a la drástica reducción de la producción de documentos en papel como faxes y otros medios de comunicación. El lugar de trabajo está disponible en todas partes y es personalizado y, por tanto, independiente del lugar físico en el que se encuentre. Incluso si un puesto de trabajo concreto no está disponible, la continuidad y usabilidad del servicio no se ve afectada y, sobre todo, se mantiene la integridad de los datos. Estos argumentos son uno de los requisitos fundamentales para la introducción del teletrabajo. Es posible enviar solicitudes de adquisiciones a través de Internet de una forma completamente innovadora, sencilla e intuitiva. ¡Es como usar un carrito de compras! Bastan unos instantes para buscar el fabricante de interés y seleccionar los artículos a solicitar. Luego, los artículos seleccionados se agregan a una lista que se puede ver, cambiar en cantidades o eliminar en cualquier momento. No es necesario enviar la solicitud inmediatamente. Si no se envía la solicitud, la lista no se elimina y permanece disponible para otras sesiones de trabajo... incluso después de días o desde otros puestos de trabajo. Para las adquisiciones, la solicitud es la misma que para las compras, pero se basa en los datos proporcionados por el cliente. Los delegados, como los de mantenimiento o almacén, pueden reordenar los requisitos de los artículos que se necesitan con frecuencia. Por tanto, en caso de ser necesario, el departamento de compras recibe la notificación de los requerimientos enviada por las entidades directamente al proveedor. Todos los clientes, según sus necesidades y su nivel de cualificación, pueden actualizarse en tiempo real y realizar un seguimiento de los procedimientos en curso, es decir: se ha prestado gran atención y cuidado a los informes. Esta aplicación permite a todos los clientes recibir informes sobre los trámites en curso de forma diaria, semanal o mensual, según su nivel de habilidad. Los informes pueden ser estáticos o dinámicos y, por tanto, actualizarse en tiempo real. Todas estas operaciones son accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, independientemente del lugar de trabajo y, por tanto, también durante reuniones, encuentros y viajes. El tipo de informe se puede personalizar según las necesidades de información y puede presentarse tanto en forma gráfica como tabular. Dependiendo de los datos disponibles, es posible producir estadísticas de carácter operativo, técnico y organizativo.
Almacén virtual
Otra innovación revolucionaria es la introducción del ALMACÉN VIRTUAL: este concepto consiste en permitir que diferentes plantas de un grupo industrial o empresas pertenecientes a varios grupos industriales compartan un único almacén virtual basado en stocks reales. Estos activos se distribuyen físicamente entre varios participantes del plan, pero todos pueden compartirlos logísticamente. De esta manera, tendrá conocimiento de un mayor colchón de inventario de emergencia, que al mismo tiempo permite reducir los inventarios individuales al valor mínimo histórico.
Aplicaciones demostrativas
Hay disponible una versión de demostración completamente funcional en el servidor dedicado de Unitec. Es posible solicitar una contraseña de acceso desde los siguientes lugares:
Unitec D
Productos industriales de alta tecnología
VENTAS GmbH
Leipziger Straße 19
D 86368 Gersthofen
Alemania
Telf. 0049 821 247960
Fax 0049 821 2479678Unitec Services & Web S.r.l.
www.usw.it
Via Carlo Alberto n.17
04016 – SABAUDIA (LT)
ITALIA
Telf. 0039 0773 512022
Fax 0039 0773 511382