Gerenciamento de tempo; terceirização de tecnologias; comunicações e procedimentos; Software de plataforma de terceirização integrada; etc...
A avaliação de um modelo de aplicação para outsourcing não pode ignorar até que ponto as tecnologias de informação são conhecidas e utilizadas, muito menos a disponibilidade de ferramentas baseadas nelas e sugestões fornecidas pelo fornecedor de outsourcing.
Gerenciamento de tempo
Em países com elevado desempenho económico, torna-se cada vez mais necessário lidar com o valioso factor tempo. É agora geralmente aceite que a definição ideal e o cumprimento das janelas de tempo de trabalho já não são suficientes; Isto é de fundamental importância porque diz respeito ao que é especificamente alcançado nesses períodos – o resultado das atividades, seus pré-requisitos e os recursos humanos e tecnológicos utilizados, sejam eles internos ou externos. Para realizar atividades eficazes de controlo e gestão, são necessárias ferramentas de gestão e medidas constantemente novas baseadas em tecnologias inovadoras. A disponibilização destas ferramentas desempenha um papel decisivo na definição de novos modelos organizacionais que visam a redução de custos, a consolidação da posição no mercado e a obtenção de maior competitividade e eficiência. Na tentativa de resolver o “problema do tempo” na área da gestão e aquisição de materiais, as empresas encontram-se cada vez mais na posição de exigir aos seus próprios fornecedores a capacidade de assumirem um papel de parceiro ativo na definição e desenvolvimento de estratégias de negócio e na concretização de objetivos económicos cada vez melhores; Desta forma, consegue-se uma integração cada vez mais completa e fecunda com as unidades organizacionais capazes de oferecer tais serviços.
Comunicação e procedimentos
O número de procedimentos num processo de aquisição aumenta ao longo do tempo em proporção ao número de encomendas necessárias, especialmente na área de relações mútuas para sistemas. Este aumento no número de pedidos tem origem na própria redução do valor bloqueado em estoque que as grandes empresas estão trabalhando.
A documentação e a quantidade de informações geradas para cada procedimento do processo de compras e sua gestão nas diferentes etapas do processo fazem do tempo despendido o principal protagonista de tais atividades. O tempo acaba por ser um factor cujo grau de impacto se revela imensurável e aparentemente imensurável; não pode ser ignorada a possibilidade de reduzir o tempo gasto no apoio a soluções informáticas específicas, capazes de realizar atividades de comunicação, verificação, controlo e seguimento; Na verdade, os custos de tais atividades muitas vezes excedem em muito o valor do item de aquisição (os procedimentos de aquisição variam entre cinquenta e sessenta, as agências envolvidas são cerca de dez, as pessoas envolvidas são entre dez e vinte).
Software de plataforma de terceirização integrada
As novas tecnologias e métodos de comunicação permitem a implementação e utilização de soluções mais eficazes a custos reduzidos. Sua validade deve ser encontrada menos no desempenho do hardware utilizado e mais na alta velocidade de resposta. Os custos de instalação, diagnóstico, manutenção e modernização das aplicações revelam-se extremamente baixos quando comparados com a possibilidade de trabalhar a partir de qualquer parte do mundo.
A introdução do software de plataforma dedicado, realizado segundo o princípio do workflow, permite o feedback online, disponível automaticamente cada vez que um procedimento é realizado pela estrutura externa, e a possibilidade de trabalhar de forma interactiva entre a sua própria estrutura e a do prestador de outsourcing. É possível, por exemplo, aceder a uma base de dados personalizada disponibilizada pelo prestador de outsourcing: ou seja, cada recurso/entidade envolvida no processo de contratação (outsourcer) pode, em qualquer ponto do processo, controlar o andamento de uma contratação solicitada, bem como listas de controlo, encomendas enviadas, o seu andamento e as correspondentes datas de entrega, faturas e notas de entrega, “controlo da atividade de outsourcing” (GI – nível de integração).
A capacidade de acesso a estas áreas é assegurada através da facilidade de utilização de um sistema de gestão de informação do tipo Orientado à Informação.
Como já mencionado, o fator que leva principalmente ao aumento do número de pedidos é a necessidade de redução de estoques; Proporcionalmente a este aumento, as atividades de controle e apoio dos fornecedores envolvidos deverão multiplicar-se. Uma enorme ajuda na gestão de tais situações advém da criação de sinergias com outras agências de gestão de materiais do grupo (a nível nacional e estrangeiro), se não com outras entidades com políticas comuns.
A utilização do software Plataforma Integrada de Outsourcing está posicionada dentro do planejamento estratégico de inovação entre o contratante e as atividades do fornecedor de terceirização, sem criar efeitos negativos nas estruturas e regulamentações existentes. Tudo isto também pode ser visto como o lançamento das bases para um desenvolvimento gradual rumo à terceirização internacional. (vd. Armazém Virtual, que permite manter o valor do estoque reduzido, mas ter uma quantidade maior que o estoque mínimo).