Gerenciamento de Tempo; Terceirização de Tecnologias; Comunicações e Procedimentos; Software de Plataforma Integrada de Outsourcing; etc…
A avaliação de um modelo de aplicação de Outsourcing não pode ignorar o grau de conhecimento e utilização das Tecnologias de Informação e muito menos a disponibilização de Ferramentas com base nas suas bases e propostas a si, por parte do Fornecedor de Outsourcing
Gerenciamento de tempo
Em países de alto desempenho, a necessidade de se relacionar com o precioso fator tempo é cada vez mais encontrada. É opinião já generalizada que segundo a qual uma definição óptima e o respeito pelo horário de trabalho já não são suficientes; aquilo que assume fundamental importância por ser o que se realiza concretamente em tal período de tempo, resultado das atividades, considerando as instalações remotas e, dos recursos humanos e tecnológicos, sejam eles internos ou externos. Para a realização de atividades eficazes de Controle e Gestão são necessários sempre novos instrumentos de gestão e atos baseados em tecnologias inovadoras. A disponibilização de tais instrumentos desempenha um papel determinante na definição de novos modelos organizacionais que visem a redução de custos, a consolidação da posição comercial no mercado e o aumento da competitividade e eficiências. Na tentativa de resolver o “problema do tempo”, no domínio da Gestão e Gestão de Aprovisionamento, as empresas encontram-se cada vez mais na posição de exigir aos seus próprios fornecedores a capacidade de assumirem um papel de parceiro activo na definição e desenvolvimento de estratégias comerciais e na concretização dos seus cada vez melhores objectivos económicos; Desta forma, conseguiremos uma integração cada vez mais completa e fecunda com os centros organizacionais que tal serviço pode oferecer.
Comunicações e Procedimentos
O número de procedimentos em um processo de fornecimento aumenta ao longo do tempo proporcionalmente ao número de pedidos que se tornam necessários, especialmente em reciprocidades para sistemas. Este aumento do número de encomendas tem origem na redução efectiva do valor imobilizado em armazém para o qual as grandes empresas se estão a orientar.
A documentação e o volume de informação gerado para cada procedimento do processo de abastecimento e a sua relativa gestão nos diversos processos são realizados, fazem do tempo despendido o principal protagonista de tais atividades. O tempo revela-se como um factor cujo grau de incidência é imponderável e, aparentemente, não mensurável; A possibilidade de reduzir o tempo utilizado não pode deixar de ser negligenciada graças ao apoio de soluções informáticas direcionadas, capazes de realizar atividades de comunicação, verificação, controlo e monitorização; Na verdade, os custos de tais atividades excedem muitas vezes o valor do objeto a ser fornecido (os procedimentos de fornecimento variam entre cinquenta e sessenta, as agências envolvidas são aproximadamente dez, as pessoas envolvidas entre dez e vinte).
Software de plataforma de terceirização integrada
As novas tecnologias e formas de comunicação contribuem para a criação e utilização das soluções mais eficazes a custos reduzidos. A sua validade deve ser encontrada na Associação de Bolonha na alta velocidade de resposta e não na potência do hardware utilizado. A implementação dos custos de instalação, diagnóstico, manutenção e modernização das aplicações é extremamente reduzida se estiverem relacionados com a possibilidade de operar a partir de qualquer parte do mundo.
A introdução da plataforma de software dedicada, e efectuada na perspectiva do Work Flow, coincide com um Feedback Online, disponibilizado automaticamente em cada cumprimento do procedimento pela estrutura externa e com a possibilidade de operar interactivamente colocando-se entre a sua estrutura e a do Prestador Outsourcing. É possível, por exemplo, consultar uma base de dados personalizada disponibilizada pelo Prestador de Outsourcing: ou seja, cada recurso/entidade (Outsourcer) envolvido no processo de fornecimento pode controlar o estado de andamento de um fornecimento solicitado em qualquer ponto do fluxo, além de poder controlar listas, pedidos enviados a você, seu estado de progresso e prazos relativos à entrega, faturas e etiquetas, “controle da atividade de Outsourcing” (GI – Grau de Integração).
A possibilidade de lhe aproximar tais arcos é assegurada pela simples utilização de um sistema de gestão de informação do tipo Orientado à Informação.
Conforme dito anteriormente, o fator que gera o aumento do número de pedidos em primeiro lugar é a necessidade de redução de estoques no armazém; Proporcional a esse aumento é a multiplicação das atividades de controle e suporte dos fornecedores envolvidos. Uma enorme ajuda na gestão deste tipo de situações deriva da concretização de sinergias com outras agências de gestão de materiais do Grupo (em território nacional e estrangeiro), senão precisamente com outras verdades com orientações comuns.
A utilização do Software Plataforma Integrada de Outsourcing situa-se, no âmbito do desenho estratégico de inovação, entre o Contratante e as atividades do Prestador de Outsourcing, sem gerar incidentes negativos nas estruturas e padrões existentes. Tudo o que também pode ser visto como a criação das bases para uma evolução gradual para o Outsourcing Internacional. (ver Armazém Virtual, que ajuda a manter o valor dos insumos reduzido, mas a ter uma quantidade disponível que na verdade é maior que a quantidade mínima em estoque justamente no armazém).