A avaliação de um modelo de aplicação de Outsourcing não pode ignorar o grau de conhecimento e utilização das Tecnologias de Informação, muito menos o domínio das Ferramentas em que se baseiam as propostas que lhe são enviadas pelo Prestador de Serviços de Outsourcing
Gerenciamento de tempo
Em países de elevado rendimento, deparamo-nos cada vez mais com a necessidade de confiar no precioso factor tempo. É agora uma opinião generalizada que a simples definição ideal e o respeito dos intervalos de tempo de trabalho já não são suficientes; o que é de fundamental importância na medida em que é o que se concretiza concretamente durante tal arco de tempo, resultado de atividades, instalações remotas e recursos humanos e tecnológicos, sejam internos ou externos. Para poder realizar atividades eficazes de Controle e Gestão, é necessário contar com instrumentos de gestão e novas abordagens baseadas em tecnologias inovadoras. A disponibilização de tais instrumentos desempenha um papel decisivo na definição de novos modelos organizacionais orientados para a redução de custos, para a consolidação da posição comercial no mercado e para uma maior competitividade e eficiência. Na tentativa de resolver o “problema do tempo”, no âmbito da Gestão e Gestão de Aprovisionamento, as empresas encontrar-se-ão cada vez mais na situação de exigir aos seus próprios fornecedores a capacidade de assumirem o papel de Parceiro activo na definição e desenvolvimento de estratégias comerciais e na concretização de objectivos económicos cada vez melhores; chegaremos assim a uma integração cada vez mais completa e fecunda com estes centros organizacionais capazes de oferecer tais serviços.
Comunicações e Procedimentos
O número de procedimentos num processo de aquisição aumenta ao longo do tempo em proporção ao número de encomendas que se tornam necessárias, especialmente no contexto de reciprocidades para sistemas. Este aumento do número de encomendas deve-se à redução efectiva do valor imobilizado nos armazéns para onde se deslocam as grandes empresas.
A documentação e a quantidade de informação gerada para cada procedimento do processo de contratação e a sua relativa gestão nas diversas fases do processo, fazem do tempo envolvido o principal protagonista de tais atividades. O tempo acaba por ser um factor cujo grau de impacto se revela imprevisível e aparentemente imensurável; não se pode ignorar a possibilidade de reduzir o tempo utilizado graças ao apoio de soluções informáticas específicas, capazes de realizar atividades de comunicação, verificação, controlo e monitorização; os custos de tais atividades excedem, de fato, muito o valor do objeto do fornecimento (os procedimentos de aquisição são de cinquenta a sessenta, com aproximadamente dez agências envolvidas e dez a vinte pessoas envolvidas).
Software de plataforma de terceirização integrada
Novas tecnologias e modos de comunicação permitem a criação e utilização de soluções mais eficazes a custos reduzidos. Sua validade deve ser encontrada na alta velocidade de resposta e não na potência do hardware utilizado. Os custos de implementação de instalação, diagnóstico, manutenção e modernização de aplicações revelam-se extremamente reduzidos se comparados com a possibilidade de operar a partir de qualquer parte do mundo.
A introdução da plataforma de software dedicada, e realizada tendo em vista o Work Flow, permite o Feedback Online, disponível automaticamente sempre que um procedimento é concluído pela estrutura externa e a possibilidade de operar de forma interativa através da colocação entre a sua estrutura e a do Prestador de Serviços de Outsourcing. É possível, por exemplo, consultar uma base de dados personalizada que lhe é disponibilizada pelo Prestador de Serviços de Outsourcing: ou seja, cada recurso/entidade (Outsourcer) envolvido no processo de contratação pode controlar o andamento de um pedido de fornecimento em qualquer ponto do fluxo, além de poder consultar as listas, os pedidos enviados, o andamento dos mesmos e os respetivos prazos de entrega, faturas e vouchers, o “controlo da atividade de Outsourcing” (GI – Grau de Integração).
A possibilidade de aceder a tais ferramentas é-lhe assegurada pela simples utilização de um sistema de gestão de informação do tipo Orientado à Informação.
Como dito anteriormente, o principal factor que gera o aumento do número de encomendas é a necessidade de redução dos stocks em armazém; proporcional a esse aumento, as atividades de controle e suporte dos fornecedores envolvidos deverão aumentar. Uma grande ajuda na gestão deste tipo de situações advém da obtenção de sinergias com outras entidades gestoras de materiais do Grupo (em território nacional e estrangeiro), quando não com outras entidades com orientações comuns.
A utilização do Software da Plataforma Integrada de Outsourcing é colocada, como parte do desenho estratégico de inovação, entre o Contratante e as atividades do Prestador de Serviços de Terceirização, sem gerar impactos negativos nas estruturas e requisitos existentes. Tudo isto pode ainda ser visto como a criação da base para uma evolução gradual em direcção ao Outsourcing Internacional. (ver Armazém Virtual que permite manter o valor dos stocks reduzido, mas ter uma quantidade disponível superior à quantidade mínima efectivamente depositada no armazém).