A avaliação de um modelo de aplicação de Outsourcing não pode ignorar o grau de conhecimento e utilização das Tecnologias de Informação, bem como a disponibilidade das Ferramentas em que se baseiam e as propostas apresentadas pelo Fornecedor de Outsourcing
Gerenciamento de tempo
Em países de alta produtividade, nos deparamos cada vez mais com a necessidade de nos relacionarmos com o precioso fator tempo. É agora uma opinião generalizada que uma definição ideal e o respeito dos horários de trabalho já não são suficientes; o que assume importância fundamental pois é o que se consegue concretamente neste período de tempo, ou seja, o resultado das atividades, nas suas instalações remotas e dos recursos humanos e tecnológicos, sejam eles internos ou externos. Para a realização de atividades eficazes de Controle e Gestão são necessárias cada vez mais novas ferramentas gerenciais e ações baseadas em tecnologias inovadoras. A disponibilização destas ferramentas desempenha um papel decisivo na definição de novos modelos organizacionais que visam a redução de custos, a consolidação da posição da empresa no mercado e uma maior competitividade e eficiências. Na tentativa de resolver o “problema do tempo”, no âmbito da Gestão de Materiais e Aprovisionamento, as empresas encontrar-se-ão cada vez mais na posição de solicitar aos seus fornecedores a capacidade de assumirem um papel de parceiro ativo na definição e desenvolvimento das estratégias empresariais e na concretização de objetivos económicos cada vez melhores; Desta forma, conseguiremos uma integração cada vez mais completa e fecunda com os centros organizacionais que estão em condições de oferecer este serviço.
Comunicações e Procedimentos
O número de procedimentos num processo de aquisição aumenta ao longo do tempo, proporcionalmente ao número de encomendas que se tornam necessárias, especialmente no contexto de reciprocidades do sistema. Este aumento do número de encomendas tem origem na redução efectiva do valor retido no armazém para onde se deslocam as grandes empresas.
A documentação e o volume de informações geradas para cada procedimento do processo de compras e a respectiva gestão nas diversas fases do processo fazem do tempo despendido o principal protagonista destas atividades. O tempo revela-se como um factor cujo grau de impacto é imponderável e, aparentemente, imensurável; a possibilidade de reduzir o tempo utilizado só pode ser tida em conta graças ao apoio de soluções informáticas específicas, capazes de realizar atividades de comunicação, verificação, controlo e acompanhamento; de facto, os custos destas atividades excedem muitas vezes o valor do objeto a fornecer (os procedimentos de contratação variam entre cinquenta e sessenta, as entidades envolvidas são cerca de dez, as pessoas envolvidas são entre dez e vinte).
Software de plataforma de terceirização integrada
Novas tecnologias e métodos de comunicação permitem a criação e utilização de soluções mais eficazes a custos reduzidos. Sua validade deve ser encontrada na alta velocidade de resposta e não na potência do hardware utilizado. Os custos de implementação de instalação, diagnóstico, manutenção e modernização de aplicações são extremamente reduzidos quando comparados à possibilidade de operar de qualquer lugar do mundo.
A introdução da plataforma de software dedicada, criada numa perspetiva de Workflow, permite o Feedback Online, disponibilizado automaticamente a cada finalização do procedimento pela estrutura externa e a possibilidade de operar de forma interativa relacionando a estrutura própria com a do Prestador Outsourcing. É possível, por exemplo, consultar uma base de dados personalizada disponibilizada pelo Prestador de Outsourcing: ou seja, cada recurso/entidade (Outsourcer) envolvido no processo de contratação pode verificar o andamento de um pedido de contratação em qualquer ponto do fluxo, bem como poder verificar listagens, encomendas enviadas, seu andamento e respetivos prazos de entrega, faturas e documentos, “controlo da atividade de Outsourcing” (GI – Grau de Integração).
A possibilidade de acesso a esta informação é assegurada pela simples utilização de um sistema de gestão de informação orientado para a informação.
Conforme mencionado anteriormente, o principal fator que gera o aumento do número de pedidos é a necessidade de redução de estoques nos armazéns; proporcional a esse aumento é a multiplicação das atividades de controle e suporte dos fornecedores envolvidos. Uma enorme ajuda na gestão deste tipo de situação advém da criação de sinergias com outras agências de gestão de materiais dentro do mesmo Grupo (em Itália e no estrangeiro), se não mesmo com outras entidades com orientações comuns.
A utilização do Software da Plataforma de Outsourcing Integrado é colocada, como parte do planejamento estratégico de inovação, entre o Contratante e as atividades do Fornecedor de Terceirização, sem gerar impactos negativos nas estruturas e requisitos existentes. Tudo isto também pode ser visto como a criação da base para uma evolução gradual em direção ao Outsourcing Internacional. (ver Armazém Virtual que permite manter o valor dos fornecimentos reduzido, mas ter uma quantidade disponível superior à quantidade mínima armazenada no armazém).