A avaliação de um modelo de aplicação da Terceirização não pode prescindir do grau de familiaridade e do uso de Tecnologias da Informação, quanto menos da propriedade de Ferramentas sobre suas bases e propostas a você, por parte do Provedor de Terceirização
Gestão de Tempo
Nos países de alto rendimento, encontra-se cada vez mais na necessidade de relacionar-se com o precioso fator tempo. É opinião já difundida que segundo a qual não é mais suficiente uma definição ótima e o respeito das faixas horárias de trabalho; aquilo que assume uma importância fundamental na medida em que é o que se realiza concretamente em tal arco de tempo, o resultado que é das atividades, premissas remotas e, dos recursos humanos e tecnológicos, sejam eles de tipo interno ou externo. Para poder realizar atividades eficazes de Controle e Gestão são necessários instrumentos gerenciais e sempre novos atos baseados em tecnologias inovadoras. A disponibilidade de tais instrumentos desempenha um papel determinante na definição de novos modelos organizacionais orientados à redução de custos, à consolidação da posição do negócio no mercado e a maior competitividade e eficiências. Na tentativa de resolução do “problema tempo”, dentro da Gestão de Suprimentos de Materiais e Gestão, as empresas cada vez mais frequentemente se encontrarão na posição de exigir de seus fornecedores a capacidade de assumir um papel de Parceiro ativo na definição e no desenvolvimento das estratégias de negócio e na consecução de seus objetos econômicos sempre melhores; chegar-se-á deste modo a ter uma integração cada vez mais completa e frutífera com aqueles centros organizacionais que tal serviço estão em posição de oferecer.
Comunicações e Procedimentos
O número de procedimentos de um processo de suprimento está aumentando no tempo proporcionalmente ao número de pedidos que se tornam necessários, de forma particular dentro das reciprocações para sistemas. Este aumento no número de pedidos tem origem na redução efetiva do valor imobilizado em armazém para o qual as grandes empresas estão sendo orientadas.
A documentação e o tamanho das informações geradas para cada procedimento do processo de suprimento e sua relativa gestão nas várias fases do processo, fazem do tempo gasto o principal protagonista de tais atividades. O tempo se revela como fator cujo grau de incidência se mostra imponderável e, aparentemente, não mensurável; a possibilidade não pode deixar de ser considerada de reduzir a quantidade de tempo utilizado graças ao apoio de soluções de informática direcionadas, capazes de realizar atividades de comunicação, verificação, controle e acompanhamento; os custos de tais atividades de fato frequentemente excedem muito o valor do objeto a fornecer (os procedimentos de suprimento estão entre cinquenta e sessenta, agências envolvidas cerca de dez, as pessoas envolvidas entre dez e vinte).
Software de Plataforma Integrada de Terceirização
As novas tecnologias e formas de comunicação permitem a realização e o uso de soluções mais eficazes a custos reduzidos. Sua validade deve ser encontrada na velocidade elevada de resposta mais do que na potência do hardware utilizado. A implementação dos custos de instalação, diagnóstico, manutenção e modernização das aplicações se revela extremamente reduzida se relacionados à possibilidade de operar de qualquer parte do mundo.
A introdução da plataforma de software dedicada, e realizada na ótica do Fluxo de Trabalho, permite um Feedback On-line, disponível automaticamente a cada execução de procedimento por parte da estrutura externa e a possibilidade de operar de forma interativa colocando entre sua própria estrutura e aquela do Provedor de Terceirização. é possível, por exemplo, consultar um banco de dados personalizado colocado à sua disposição pelo Provedor de Terceirização: em outras palavras, cada recurso/ente (Terceirizador) envolvido no processo de suprimento pode controlar o estado do avanço de um pedido de suprimento em qualquer ponto do fluxo, além de poder controlar listas, pedidos enviados, estado do avanço dos mesmos e seus relativos prazos de entrega, faturas e documentos, “controle da atividade de Terceirização” (GI – Grau de Integração).
A possibilidade de abordar tais tópicos é assegurada pelo simples uso de um sistema de gestão da informação do tipo Orientado a Informação.
Como dito anteriormente, o fator que gera em primeiro lugar o aumento do número de pedidos é a necessidade de reduzir os suprimentos de armazém; proporcionais a tal aumento devem multiplicar-se as atividades de controle e apoio aos fornecedores envolvidos. Uma enorme ajuda na gestão deste tipo de situação deriva da realização de sinergias com outras agências de gestão de materiais dentro do próprio Grupo (em território nacional e estrangeiro), se não com outras entidades com diretrizes comuns.
O uso do Software de Plataforma Integrada de Terceirização é colocado, dentro do design estratégico da inovação, entre o Terceirizador e as atividades do Provedor de Terceirização, sem gerar incidências negativas nas estruturas e prescrições existentes. Tudo isso pode ser visto além disso como criação das bases para uma evolução gradual em direção a uma Terceirização Internacional. (vd. Armazém Virtual que permite manter o valor dos suprimentos reduzido, mas de ter uma quantidade disponível em maior verdade da quantidade mínima em situação apenas no armazém).