Fallstudie
Für eine Wertschöpfungskette
Der Einsatz neuester Kommunikationstechnologien wird für die kontinuierliche Verbesserung des Supply-Chain-Managements als strategisch erachtet. Daher erreicht die Verwaltung von Industriebeschaffungen, die diese Ressourcen nutzt, die höchste Evolutionsstufe in diesem Bereich. Die unmittelbaren Vorteile sind leicht dokumentierbar und die mittelfristigen und langfristigen Vorteile sind planbar und sicher.
Die Optimierung der Verwaltungsverfahren und der Beschaffungsbedarfe erfordert zum großen Teil wirksame und innovative Instrumente. Um diese Ziele wie Zeit- und Kostenreduktion zu erreichen, ist es notwendig, neue Mittel und Technologien einzuführen und anzuwenden, die in der Lage sind, die Probleme im Zusammenhang mit der Kommunikation zu beseitigen und die durchgeführte Arbeit innerhalb des Unternehmens in mehreren Abteilungen wie Einkauf, Beschaffung und Lagerhaus zu optimieren. Der Echtzeit-Informationsaustausch reduziert die Anzahl der Kommunikationen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, mit einer daraus resultierenden drastischen Senkung aller damit verbundenen Kosten (Telefon, Fax, Arbeitsstunden), der Beschaffungszeiten und des Follow-up. Die Entwicklung und der Vorschlag wirksamer Lösungen basierend auf neuen Technologien sind einer der Hauptzwecke von Unitec. Unitec hat schon immer Mittel und Ressourcen für Forschung und Entwicklung von Verwaltungsinstrumenten bereitgestellt.
Die IT-gesteuerte Workflow-Verwaltung
Unitec verfügt über eine ausgefeilte Software, die vom internen Programmierer-Team entwickelt wurde und in der Lage ist, alle Aspekte des Supply Chain Management zu verwalten. Jede Operation wird vom IT-System gesteuert: von der Erfassung von Kunden und Lieferanten über die Verwaltung von Anforderungen, vom Empfang von Angeboten bis zur Ausstellung von Bestellungen, Rechnungen und Berichten. Die grafische Gestaltung wurde bis ins kleinste Detail sorgfältig ausgearbeitet, um eine schnelle und vor allem intuitive Abfrage zu ermöglichen. Dies ist ein grundlegender Faktor, da davon die Ausführungsgeschwindigkeit, die Kontrolle und vor allem die Reduzierung der menschlichen Fehlerquote abhängen. Dieses Instrument ermöglicht eine effiziente, sichere und außergewöhnlich schnelle Verwaltung aller Aufgaben. In 90 % der Fälle erfolgen Anforderung-Angebot-Bestellungsausgabe innerhalb weniger Stunden an einem Tag. Alles befindet sich in ständiger Weiterentwicklung, um neue Marktanforderungen und Kundenbedarfe zu unterstützen.
Internet-basierte Lösungen
Das Verständnis und die Entwicklung von Internet-basierten Technologien sind eines der Hauptziele der Forschungsaktivitäten von Unitec. Dank der in diesem Bereich erworbenen technischen Kenntnisse wurde Unitec Services & Web gegründet, ein Unternehmen zur Entwicklung neuer, auf Internet-Technologien basierender Verwaltungsinstrumente und deren Integration in das Angebot hochmoderner Dienstleistungen, die Unitec seinen Kunden mit dem Ziel der Kostenoptimierung anbietet. Unitec hat in Zusammenarbeit mit Unitec Services & Web (https://www.usw.it) eine Serie von Internet-basierten Lösungen speziell für Einkaufsabteilungen und angeschlossene Stellen entwickelt, für die Industriebeschaffung über das Internet und die Lagerhaarverwaltung. Das Ziel besteht darin, eine große Vielzahl von Problemen der Einkaufsstellen zu bewältigen und zu lösen, um die Optimierung der Verfahren durch folgende Schritte zu erreichen:
- Kostenreduktion der Verwaltung (Fax, Telefon, Arbeitsstunden und Kommunikation);
- Konsolidierung und Reduzierung der Papierdokumentation;
- Verbesserung der Erfassung und Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen;
- Umwandlung der Kommunikationsweise von synchron (Telefon) zu asynchron (E-Mail);
- Verbesserung und drastische Reduzierung des Follow-up;
- Unabhängigkeit der Arbeitsplätze von ihrem physischen Standort;
- Homogenität und Austauschbarkeit der Informationen;
Es wurden verschiedene Anwendungen für folgende Aktivitäten entwickelt: Einkauf, Beschaffung, Lagerhaus, Tracking und Reporting. Die für die Einkaufsabteilungen dedizierte Anwendung ermöglicht es, in Echtzeit eine Datenbank mit 31.258 Artikeln von 2.224 verschiedenen Lieferanten (ständig aktualisiert) mit mehrsprachigen Beschreibungen abzufragen und in Echtzeit von jedem Ort der Welt, zu jeder Stunde und in jeder Sprache Beschaffungsanforderungen auszustellen. Falls der Artikel oder der Lieferant nicht in der Datenbank vorhanden ist, ist es jedoch möglich, die Anforderung über ein dediziertes Verfahren zu senden.
Die Möglichkeit, Anforderungen über das Internet zu senden, ermöglicht es, die traditionellen Verwaltungsmedien wie Papier, Fax und Telefon drastisch zu ersetzen und damit die Beschaffungskosten zu senken. Weitere Einsparungen werden durch die Konsolidierung von Anforderungen erzielt, das heißt durch die Möglichkeit, mehrere Anforderungen mit einem einzigen Verfahren zu stellen und verschiedene Beschaffungen durchzuführen. Dies trägt zur Kostenoptimierung bei, dank der drastischen Reduktion der Papierdokumentenproduktion wie Faxe und andere Kommunikationsmittel. Der Arbeitsplatz ist überall und personalisiert verfügbar und daher unabhängig vom physischen Ort, an dem er sich befindet. Auch im Falle der Nichtverfügbarkeit eines bestimmten Arbeitsplatzes wird die Kontinuität und Nutzbarkeit des Dienstes nicht beeinträchtigt und vor allem die Integrität der Daten bleibt erhalten. Diese Argumente sind eine der grundlegenden Voraussetzungen für die Einführung von Telearbeit. Es ist möglich, Beschaffungsanforderungen auf absolut innovative, einfache und intuitive Weise über das Internet zu senden. Es ist wie die Verwendung eines Einkaufswagens! Ein paar Momente reichen aus, um den interessierenden Hersteller zu suchen und die Artikel auszuwählen, die angefordert werden sollen. Die ausgewählten Artikel werden dann in eine Liste eingefügt, die jederzeit angezeigt, in den Mengen geändert oder gelöscht werden kann. Es ist nicht notwendig, die Anfrage sofort zu senden. Wenn die Anforderung nicht gesendet wird, wird die Liste nicht gelöscht und bleibt für andere Arbeitssitzungen verfügbar… auch nach Tagen oder von anderen Arbeitsplätzen aus. Bei Beschaffungen erfolgt die Anforderung wie beim Einkauf, basiert jedoch auf den vom Kunden bereitgestellten Daten. Delegierte Stellen wie Wartung oder Lagerhaus können Anforderungen für häufig benötigte Artikel nachbestellen. Die Einkaufsabteilung erhält daher, falls erforderlich, Mitteilung über die von den Stellen direkt an den Lieferanten gesendeten Anforderungen. Alle Kunden können je nach ihren Anforderungen und ihrem Qualifikationsgrad sich in Echtzeit aktualisieren und das Tracking der laufenden Verfahren durchführen, das heißt: Große Aufmerksamkeit und Sorgfalt wurden auf das Reporting gelegt. Mit dieser Anwendung können alle Kunden je nach ihrem Qualifikationsgrad täglich, wöchentlich oder monatlich Berichte über laufende Verfahren erhalten. Das Reporting kann statisch oder dynamisch sein und daher in Echtzeit aktualisiert werden. Alle diese Operationen sind jederzeit von jedem Ort unabhängig vom Arbeitsplatzstandort zugänglich und daher auch während Besprechungen, Versammlungen und Reisen. Der Reportingtyp ist je nach Informationsbedarf anpassbar und kann sowohl in grafischer als auch in tabellarischer Form erfolgen. Je nach verfügbaren Daten ist es möglich, Statistiken von operativer, technischer und organisatorischer Natur zu erstellen.
Virtuelles Lagerhaus
Eine weitere und revolutionäre Innovation besteht in der Einführung des VIRTUELLEN LAGERHAUSES: Dieses Konzept besteht darin, dass verschiedene Werke einer Industriegruppe oder mehrere Industriegruppen angehörige Unternehmen ein einziges virtuelles Lagerhaus basierend auf echten Beständen gemeinsam nutzen können. Diese Bestände sind physisch auf mehrere Teilnehmer des Plans verteilt, aber logistisch von allen gemeinsam nutzbar. Auf diese Weise hat man Kenntnis von einem größeren Notfall-Bestandspuffer, was gleichzeitig die Reduzierung der einzelnen Bestände auf den historischen Minimalwert ermöglicht.
Demonstrative Anwendungen
Auf dem dedizierten Server von Unitec ist eine vollständig funktionsfähige Demonstrationsversion verfügbar. Es ist möglich, ein Zugriffspasswort bei folgenden Stellen anzufordern:
Unitec D
High-tech-industrieprodukte
VERTRIEBS GmbH
Leipziger Strasse 19
D 86368 Gersthofen
Germany
Tel. 0049 821 247960
Fax 0049 821 2479678Unitec Services & Web S.r.l.
www.usw.it
Via Carlo Alberto n.17
04016 – SABAUDIA (LT)
ITALY
Tel. 0039 0773 512022
Fax 0039 0773 511382