Gestión del tiempo; tecnologías de subcontratación; comunicaciones y procedimientos; Software de plataforma de subcontratación integrada; etc...
La evaluación de un modelo de aplicación para la subcontratación no puede ignorar el grado de conocimiento y utilización de las tecnologías de la información, y mucho menos la disponibilidad de herramientas basadas en ellas y las sugerencias proporcionadas por el proveedor de la subcontratación.
Gestión del tiempo
En países con alto rendimiento económico, cada vez es más necesario abordar el valioso factor del tiempo. Hoy en día está generalmente aceptado que una definición óptima y el cumplimiento de las franjas horarias de trabajo ya no son suficientes; Esto es de fundamental importancia porque se refiere a lo que se logra específicamente durante esos períodos: el resultado de las actividades, sus requisitos previos y los recursos humanos y tecnológicos utilizados, ya sean internos o externos. Para llevar a cabo actividades de control y gestión eficaces, se necesitan herramientas de gestión y medidas constantemente nuevas basadas en tecnologías innovadoras. La disponibilidad de este tipo de herramientas juega un papel decisivo a la hora de definir nuevos modelos organizativos encaminados a reducir costes, consolidar la posición en el mercado y lograr una mayor competitividad y eficiencia. En un intento por resolver el “problema del tiempo” en el ámbito de la gestión y el aprovisionamiento de materiales, las empresas se encuentran cada vez más en la posición de exigir a sus propios proveedores la capacidad de asumir un papel de socio activo en la definición y desarrollo de estrategias comerciales y en la consecución de objetivos económicos cada vez mejores; De esta forma se consigue una integración cada vez más completa y fructífera con aquellas unidades organizativas capaces de ofrecer dichos servicios.
Comunicación y procedimientos
El número de procedimientos en un proceso de adquisición aumenta con el tiempo en proporción al número de pedidos requeridos, especialmente en el área de relaciones mutuas de sistemas. Este aumento en el número de pedidos tiene su origen en la reducción real del valor bloqueado en el inventario por el que están trabajando las grandes empresas.
La documentación y la cantidad de información generada para cada trámite del proceso de contratación y su gestión en las diferentes etapas del proceso hacen que el tiempo empleado sea el gran protagonista de dichas actividades. El tiempo resulta ser un factor cuyo grado de impacto resulta inconmensurable y aparentemente inconmensurable; no se puede ignorar la posibilidad de reducir el tiempo invertido apoyando soluciones informáticas específicas capaces de realizar actividades de comunicación, verificación, control y seguimiento; De hecho, los costos de tales actividades a menudo exceden con creces el valor del artículo de adquisición (los procedimientos de adquisición son entre cincuenta y sesenta, las agencias involucradas son alrededor de diez, las personas involucradas entre diez y veinte).
Software de plataforma de subcontratación integrada
Las nuevas tecnologías y métodos de comunicación permiten la implementación y uso de soluciones más efectivas a costos reducidos. Su validez debe buscarse menos en el rendimiento del hardware utilizado y más en la alta velocidad de respuesta. Los costos de instalación, diagnóstico, mantenimiento y modernización de las aplicaciones resultan extremadamente bajos en comparación con la posibilidad de trabajar desde cualquier parte del mundo.
La introducción del software de plataforma dedicada, realizada según el principio de flujo de trabajo, permite recibir comentarios en línea, disponibles automáticamente cada vez que la estructura externa realiza un procedimiento, y la posibilidad de trabajar interactivamente entre su propia estructura y la del proveedor subcontratado. Es posible, por ejemplo, acceder a una base de datos personalizada proporcionada por el proveedor de subcontratación: es decir, cada recurso/entidad involucrada en el proceso de contratación (subcontratista) puede, en cualquier punto del proceso, controlar el progreso de una contratación solicitada, así como las listas de control, los pedidos enviados, su progreso y las correspondientes fechas de entrega, facturas y albaranes, “control de la actividad de subcontratación” (GI – nivel de integración).
La capacidad de acceder a dichas áreas se garantiza mediante el uso sencillo de un sistema de gestión de información de tipo orientado a la información.
Como ya se mencionó, el factor que conduce principalmente al aumento en el número de pedidos es la necesidad de reducir inventarios; En proporción a este aumento, las actividades de control y soporte de los proveedores involucrados deben multiplicarse. Una gran ayuda en la gestión de este tipo de situaciones proviene de la creación de sinergias con otras agencias de gestión de materiales dentro del grupo (a nivel nacional y extranjero), si no con otras entidades con políticas comunes.
El uso del software de la Plataforma Integrada de Outsourcing se posiciona dentro de la planificación estratégica de la innovación entre el subcontratista y las actividades del proveedor de outsourcing, sin crear efectos negativos en las estructuras y regulaciones existentes. Todo esto también puede considerarse como la base para un desarrollo gradual hacia la subcontratación internacional. (vd. Almacén Virtual, que permite mantener reducido el valor del inventario, pero tener una cantidad mayor que el inventario mínimo).