Al evaluar un modelo de solicitud de externalización, no se puede ignorar el nivel de conocimiento y uso de las Tecnologías de la Información, por no hablar del dominio de las herramientas en las que se basan las propuestas que le presenta el proveedor de servicios de externalización.
Gestión del tiempo
En los países de alto rendimiento, la necesidad de considerar el valioso factor tiempo se hace cada vez más evidente. Actualmente, se acepta ampliamente que simplemente definir y respetar horarios de trabajo óptimos ya no es suficiente; esto es de vital importancia, ya que lo que se logra dentro de ese plazo es el resultado de actividades, ubicaciones remotas y recursos humanos y tecnológicos, tanto internos como externos. Para llevar a cabo actividades de control y gestión eficaces, se requieren herramientas de gestión y nuevos enfoques basados en tecnologías innovadoras. La disponibilidad de dichas herramientas desempeña un papel crucial en la definición de nuevos modelos organizativos orientados a la reducción de costos, el fortalecimiento de la posición en el mercado y el logro de una mayor competitividad y eficiencia. Al intentar resolver el "problema del tiempo", en el marco de la gestión de la cadena de suministro, las empresas se verán cada vez más obligadas a exigir a sus proveedores que asuman un papel activo como socios en la definición y el desarrollo de estrategias comerciales y en el logro de objetivos económicos cada vez mejores; esto conducirá a una integración cada vez más completa y fructífera con aquellos centros organizativos capaces de ofrecer dichos servicios.
Comunicaciones y procedimientos
El número de procedimientos en un proceso de compras aumenta con el tiempo en proporción al número de pedidos necesarios, especialmente en el contexto de acuerdos recíprocos entre sistemas. Este aumento en el número de pedidos se debe a la reducción efectiva del valor del inventario almacenado, una tendencia que están adoptando las grandes empresas.
La documentación y la cantidad de información generada para cada procedimiento en el proceso de adquisición, así como su gestión en las distintas etapas, convierten el tiempo en el factor principal de dichas actividades. El tiempo resulta ser un factor cuyo impacto es impredecible y aparentemente inconmensurable; no se puede pasar por alto la posibilidad de reducir el tiempo empleado mediante soluciones informáticas específicas capaces de realizar actividades de comunicación, verificación, control y seguimiento; los costos de dichas actividades superan con creces el valor de los bienes o servicios suministrados (existen entre cincuenta y sesenta procedimientos de adquisición, en los que participan aproximadamente diez organismos y entre diez y veinte personas).
Software de plataforma de subcontratación integrada
Las nuevas tecnologías y métodos de comunicación permiten el desarrollo y uso de soluciones más eficientes a menor coste. Su eficacia reside en la alta velocidad de respuesta, más que en la potencia del hardware utilizado. Los costes de instalación, diagnóstico, mantenimiento y modernización de las aplicaciones se reducen significativamente gracias a la posibilidad de operar desde cualquier lugar del mundo.
La introducción de la plataforma de software especializada, diseñada con un flujo de trabajo en mente, permite la retroalimentación en línea, disponible automáticamente para cada procedimiento completado por la entidad externa, y facilita la interacción entre su organización y la del proveedor de servicios de externalización. Por ejemplo, es posible consultar una base de datos personalizada proporcionada por el proveedor de servicios de externalización: en otras palabras, cada recurso/entidad (proveedor de servicios de externalización) involucrado en el proceso de adquisición puede monitorear el progreso de una solicitud de adquisición en cualquier punto del flujo, además de poder visualizar listas, pedidos enviados, su progreso y los plazos de entrega asociados, facturas y comprobantes, y el "Control de Actividad de Externalización" (IG - Grado de Integración).
La posibilidad de acceder a dichas herramientas está garantizada por el simple uso de un sistema de gestión de la información orientado a la información.
Como se mencionó anteriormente, el principal motivo del aumento del volumen de pedidos es la necesidad de reducir el inventario en almacén; proporcionalmente a este aumento, también deben multiplicarse las actividades de seguimiento y soporte para los proveedores involucrados. Una ayuda significativa para gestionar este tipo de situación surge de lograr sinergias con otras agencias de gestión de materiales dentro del Grupo (tanto a nivel nacional como internacional), o con otras entidades que comparten directrices comunes.
El uso de la plataforma integrada de externalización de software se sitúa, dentro del diseño estratégico de innovación, entre las actividades del cliente y del proveedor de servicios de externalización, sin afectar negativamente a las estructuras y procedimientos existentes. Esto también puede considerarse como la base para una evolución gradual hacia la externalización internacional (véase Almacén Virtual, que permite mantener bajos niveles de inventario al tiempo que garantiza una cantidad disponible mayor que la cantidad mínima almacenada).