La evaluación de un modelo de aplicación de Outsourcing no puede ignorar el grado de conocimiento y uso de las Tecnologías de la Información, así como la disponibilidad de las Herramientas en las que se basan y las propuestas presentadas por el Proveedor de Outsourcing
Gestión del tiempo
En los países de alta productividad nos encontramos cada vez más en la necesidad de relacionarnos con el precioso factor del tiempo. Actualmente es una opinión generalizada que una definición óptima y el respeto de los horarios de trabajo ya no son suficientes; lo que cobra fundamental importancia es lo que se logra concretamente en este período de tiempo, es decir, el resultado de las actividades, en sus instalaciones remotas y de los recursos humanos y tecnológicos, ya sean internos o externos. Para llevar a cabo actividades efectivas de Control y Gestión son necesarias cada vez más nuevas herramientas y acciones de gestión basadas en tecnologías innovadoras. La disponibilidad de estas herramientas juega un papel decisivo en la definición de nuevos modelos organizativos orientados a la reducción de costes, la consolidación de la posición de la empresa en el mercado y una mayor competitividad y eficiencias. En un intento de resolver el "problema del tiempo", en el contexto de la Gestión de Materiales y Compras, las empresas se verán cada vez más en la posición de exigir a sus proveedores la capacidad de asumir un papel de socio activo en la definición y desarrollo de las estrategias empresariales y en la consecución de objetivos económicos cada vez mejores; De esta forma conseguiremos una integración cada vez más completa y fructífera con aquellos centros organizativos que estén en condiciones de ofrecer este servicio.
Comunicaciones y Procedimientos
El número de procedimientos en un proceso de adquisición aumenta con el tiempo en proporción al número de pedidos que se vuelven necesarios, particularmente en el contexto de reciprocidades del sistema. Este aumento del número de pedidos tiene su origen en la reducción efectiva del valor en almacén hacia la que están avanzando las grandes empresas.
La documentación y volumen de información generada para cada trámite del proceso de contratación y la gestión asociada en las distintas fases del proceso hacen que el tiempo empleado sea el gran protagonista de estas actividades. El tiempo se revela como un factor cuyo grado de impacto es imponderable y, aparentemente, inmensurable; sólo se puede considerar la posibilidad de reducir el tiempo empleado gracias al apoyo de soluciones informáticas específicas, capaces de realizar actividades de comunicación, verificación, control y seguimiento; de hecho, los costes de estas actividades superan a menudo con creces el valor del objeto que se debe suministrar (los procedimientos de contratación oscilan entre cincuenta y sesenta, las entidades implicadas son unas diez, las personas implicadas entre diez y veinte).
Software de plataforma de subcontratación integrada
Las nuevas tecnologías y métodos de comunicación permiten la creación y el uso de soluciones más efectivas a costos reducidos. Su validez debe buscarse en la alta velocidad de respuesta más que en la potencia del hardware utilizado. La implementación de costos de instalación, diagnóstico, mantenimiento y modernización de aplicaciones es extremadamente reducida si se compara con la posibilidad de operar desde cualquier parte del mundo.
La introducción de la plataforma de software dedicada, creada desde la perspectiva del Workflow, permite el Feedback Online, disponible automáticamente cada vez que se completa el procedimiento por parte de la estructura externa y la posibilidad de operar de forma interactiva relacionando la propia estructura con la del Proveedor Outsourcing. Es posible, por ejemplo, consultar una base de datos personalizada puesta a disposición por el Proveedor de Outsourcing: es decir, cada recurso/entidad (Outsourcer) involucrado en el proceso de adquisición puede verificar el progreso de una solicitud de adquisición en cualquier punto del flujo, además de poder verificar las listas, los pedidos enviados, su progreso y los plazos de entrega relacionados, facturas y documentos, "control de la actividad de Outsourcing" (GI - Grado de Integración).
La posibilidad de acceder a esta información está garantizada por el simple uso de un sistema de gestión de información Orientado a la Información.
Como se mencionó anteriormente, el factor que principalmente genera el aumento en el número de pedidos es la necesidad de reducir los suministros del almacén; proporcional a este aumento son la multiplicación de las actividades de control y soporte de los proveedores involucrados. Una enorme ayuda para gestionar este tipo de situaciones proviene de la creación de sinergias con otras agencias de gestión de materiales dentro del mismo Grupo (en Italia y en el extranjero), si no con otras entidades con directrices comunes.
El uso del Software de la Plataforma Integrada de Outsourcing se coloca, como parte de la planificación estratégica de la innovación, entre el Outsourcer y las actividades del Proveedor de Outsourcing, sin generar impactos negativos sobre las estructuras y requerimientos existentes. Todo esto también puede verse como la creación de las bases para una evolución gradual hacia el Outsourcing Internacional. (ver Almacén Virtual que permite mantener reducido el valor de los insumos, pero tener una cantidad disponible mayor que la cantidad mínima almacenada en el almacén).