Tecnologías de subcontratación

La evaluación de un modelo de externalización no puede obviar el grado de familiaridad y uso de las Tecnologías de la Información, y mucho menos la posesión de herramientas basadas en sus fundamentos y propuestas por parte del Proveedor de Externalización. Gestión del Tiempo En los países de altos ingresos, existe una creciente necesidad de gestionar el valioso factor tiempo. Es de conocimiento generalizado que una definición óptima y el respeto por las horas de trabajo ya no son suficientes; lo que adquiere importancia fundamental es lo que se logra concretamente en ese lapso de tiempo, como resultado de las actividades, las instalaciones remotas y los recursos humanos y tecnológicos, tanto internos como externos. Para llevar a cabo actividades de Control y Gestión eficaces, se necesitan herramientas de gestión y acciones novedosas basadas en tecnologías innovadoras. La disponibilidad de estos instrumentos desempeña un papel decisivo en la definición de nuevos modelos organizativos orientados a la reducción de costes, la consolidación de la posición de mercado de la empresa y una mayor competitividad y eficiencia. En un intento por resolver el "problema del tiempo" en la gestión de la cadena de suministro de materiales, las empresas exigirán cada vez más a sus proveedores la capacidad de asumir un rol activo como socios en la definición y el desarrollo de estrategias comerciales y en el logro de sus objetivos económicos, cada vez más ambiciosos. De esta manera, se logrará una integración cada vez más completa y fructífera con aquellos centros organizativos que puedan ofrecer dicho servicio. Comunicaciones y procedimientos El número de procedimientos en un proceso de suministro aumenta con el tiempo, proporcionalmente al número de solicitudes necesarias, especialmente en el ámbito de la reciprocidad de sistemas. Este incremento en el número de pedidos se origina en la reducción efectiva del valor inmovilizado en almacenes, objetivo al que se dirigen las grandes empresas. La documentación y el volumen de información generada para cada procedimiento en el proceso de suministro, así como su gestión en las distintas fases del proceso, convierten el tiempo invertido en el principal protagonista de dichas actividades. El tiempo se revela como un factor cuyo grado de incidencia es imponderable y, aparentemente, inconmensurable. No se puede ignorar la posibilidad de reducir el tiempo empleado gracias al soporte de soluciones informáticas específicas, capaces de realizar actividades de comunicación, verificación, control y monitorización; los costes de dichas actividades suelen superar con creces el valor del bien a suministrar (entre cincuenta y sesenta procedimientos de suministro, unas diez agencias involucradas y entre diez y veinte personas). Software de plataforma de externalización integrada Las nuevas tecnologías y formas de comunicación permiten implementar y utilizar soluciones más eficaces a costes reducidos. Su eficacia reside en la alta velocidad de respuesta, más que en la potencia del hardware utilizado. Los costes de instalación, diagnóstico, mantenimiento y modernización de aplicaciones se reducen drásticamente en comparación con la posibilidad de operar desde cualquier lugar del mundo. La introducción de la plataforma de software específica, implementada desde una perspectiva de flujo de trabajo, permite la retroalimentación en línea, disponible automáticamente con cada procedimiento ejecutado por la estructura externa, y la posibilidad de operar de forma interactiva entre la propia estructura y la del proveedor de externalización. Es posible, por ejemplo, consultar una base de datos personalizada proporcionada por el proveedor de servicios de externalización: en otras palabras, cada recurso/entidad (proveedor de servicios de externalización) involucrado en el proceso de suministro puede controlar el estado de un pedido en cualquier punto del flujo, así como las listas de control, los pedidos enviados, su estado y sus respectivos plazos de entrega, facturas y documentos, lo que permite el control de la actividad de externalización (GI - Grado de Integración). La posibilidad de abordar estos temas se garantiza mediante el uso sencillo de un sistema de gestión de la información orientado a la información. Como se mencionó anteriormente, el factor que genera principalmente un aumento en el número de pedidos es la necesidad de reducir las existencias en almacén; proporcionalmente a este aumento, las actividades de control y soporte para los proveedores involucrados deben multiplicarse. Una gran ayuda para gestionar este tipo de situación reside en la creación de sinergias con otras agencias de gestión de materiales dentro del propio Grupo (nacionales e internacionales), o con otras entidades con directrices comunes. El uso de una plataforma de software de externalización integrada se integra, dentro del diseño estratégico de la innovación, entre la empresa externalizadora y el proveedor de servicios externalizados, sin generar impactos negativos en las estructuras y prácticas existentes. Todo esto sienta las bases para una evolución gradual hacia la externalización internacional. (Véase el ejemplo del almacén virtual, que permite mantener bajos los costos de los suministros, pero disponer de una mayor cantidad, incluso de la cantidad mínima necesaria, en un entorno exclusivamente de almacén).