Caso di studio
Per una catena del valore
L'utilizzo delle più recenti tecnologie di comunicazione è considerato strategico per il miglioramento continuo della gestione della supply chain. Pertanto, la gestione degli approvvigionamenti industriali utilizzando queste risorse raggiunge il massimo livello di evoluzione in questo ambito. I vantaggi immediati sono facili da documentare e i vantaggi a medio e lungo termine sono prevedibili e certi.
L'ottimizzazione delle procedure amministrative e delle esigenze degli appalti richiede in gran parte strumenti efficaci e innovativi. Per raggiungere questi obiettivi di riduzione dei tempi e dei costi è necessario introdurre e applicare nuovi mezzi e tecnologie in grado di eliminare i problemi legati alla comunicazione e ottimizzare il lavoro svolto all'interno dell'azienda in diversi reparti come acquisti, approvvigionamenti e magazzino. Lo scambio di informazioni in tempo reale riduce il numero di comunicazioni sia all'interno che all'esterno dell'azienda, con una conseguente drastica riduzione di tutti i costi associati (telefono, fax, ore uomo), tempi di consegna e follow-up. Sviluppare e proporre soluzioni efficaci basate sulle nuove tecnologie è uno degli scopi principali di Unitec. Unitec da sempre fornisce fondi e risorse per la ricerca e lo sviluppo di strumenti gestionali.
Gestione del flusso di lavoro controllata dall'IT
Unitec dispone di sofisticati software sviluppati dal proprio team interno di programmatori, in grado di gestire tutti gli aspetti della gestione della supply chain. Ogni operazione è controllata dal sistema informatico: dalla registrazione di clienti e fornitori alla gestione dei fabbisogni, dalla ricezione delle offerte all'emissione di ordini, fatture e report. La veste grafica è stata curata nei minimi dettagli per consentire un'interrogazione rapida e soprattutto intuitiva. Questo è un fattore fondamentale poiché da esso dipendono la velocità di esecuzione, il controllo e, soprattutto, la riduzione del tasso di errore umano. Questo strumento consente una gestione efficiente, sicura ed eccezionalmente veloce di tutte le attività. Nel 90% dei casi l'emissione di richiesta-offerta-ordine avviene nell'arco di poche ore in un giorno. Tutto è in costante sviluppo per supportare le nuove esigenze del mercato e le esigenze dei clienti.
Soluzioni basate su Internet
La comprensione e lo sviluppo delle tecnologie basate su Internet è uno degli obiettivi principali delle attività di ricerca di Unitec. Grazie alle conoscenze tecniche acquisite in questo ambito nasce Unitec Services & Web, società dedicata allo sviluppo di nuovi strumenti gestionali basati sulle tecnologie Internet e alla loro integrazione nella gamma di servizi all'avanguardia che Unitec offre ai propri clienti con l'obiettivo di ottimizzare i costi. Unitec, in collaborazione con Unitec Services & Web (https://www.usw.it), ha sviluppato una serie di soluzioni basate su Internet specifiche per gli uffici acquisti e gli enti affiliati, per l'approvvigionamento industriale via Internet e la gestione dei magazzini. L'obiettivo è gestire e risolvere un'ampia varietà di problemi relativi ai punti acquisto al fine di ottenere l'ottimizzazione delle procedure attraverso i seguenti passaggi:
- Riduzione dei costi amministrativi (fax, telefono, orari di lavoro e comunicazioni);
- Consolidamento e riduzione della documentazione cartacea;
- Migliorare l'acquisizione e la disponibilità di documenti e informazioni;
- Conversione della modalità di comunicazione da sincrona (telefono) ad asincrona (e-mail);
- Miglioramento e drastica riduzione del follow-up;
- Indipendenza dei luoghi di lavoro dalla loro ubicazione fisica;
- Omogeneità e intercambiabilità delle informazioni;
Sono state sviluppate diverse applicazioni per le seguenti attività: acquisti, approvvigionamento, magazzino, tracciabilità e reporting. L'applicazione dedicata agli uffici acquisti permette di interrogare in tempo reale un database di 31.258 articoli provenienti da 2.224 diversi fornitori (costantemente aggiornato) con descrizioni multilingue e di emettere richieste di approvvigionamento in tempo reale da qualsiasi parte del mondo, a qualsiasi ora e in qualsiasi lingua. Se invece l'articolo o il fornitore non esiste nel database è possibile inviare la richiesta tramite una procedura dedicata.
La possibilità di inviare richieste via Internet consente di sostituire drasticamente i tradizionali mezzi di gestione come carta, fax e telefono e quindi ridurre i costi di approvvigionamento. Ulteriori risparmi si ottengono attraverso il consolidamento dei requisiti, ovvero la possibilità di presentare più requisiti utilizzando un unico processo e di effettuare appalti diversi. Ciò contribuisce all'ottimizzazione dei costi grazie alla drastica riduzione della produzione di documenti cartacei come fax e altri mezzi di comunicazione. Il posto di lavoro è disponibile ovunque e personalizzato e quindi indipendente dal luogo fisico in cui si trova. Anche nel caso in cui una determinata postazione non sia disponibile, la continuità e la fruibilità del servizio non vengono pregiudicate e, soprattutto, viene mantenuta l'integrità dei dati. Queste argomentazioni costituiscono uno dei presupposti fondamentali per l'introduzione del telelavoro. È possibile inviare richieste di approvvigionamento via Internet in una modalità del tutto innovativa, semplice ed intuitiva. È come usare un carrello della spesa! Bastano pochi istanti per ricercare il produttore di interesse e selezionare gli articoli da richiedere. Gli articoli selezionati vengono poi aggiunti ad un elenco che può essere visualizzato, modificato nelle quantità o cancellato in qualsiasi momento. Non è necessario inviare immediatamente la richiesta. Se la richiesta non viene inviata, la lista non viene cancellata e rimane disponibile per altre sessioni di lavoro... anche a distanza di giorni o da altre postazioni. Per gli acquisti la richiesta è la stessa dell'acquisto ma si basa sui dati forniti dal cliente. I delegati come la manutenzione o il magazzino possono riordinare i fabbisogni per gli articoli necessari di frequente. Pertanto, se necessario, l'ufficio acquisti riceve la notifica dei fabbisogni inviata dagli enti direttamente al fornitore. Tutti i clienti, a seconda delle loro esigenze e del livello di qualificazione, possono aggiornarsi in tempo reale ed effettuare il tracciamento delle procedure in corso, ovvero: grande attenzione e cura è stata posta alla reportistica. Questa applicazione consente a tutti i clienti di ricevere report sulle procedure in corso su base giornaliera, settimanale o mensile, a seconda del loro livello di competenza. La reportistica può essere statica o dinamica e quindi aggiornata in tempo reale. Tutte queste operazioni sono accessibili in ogni momento, da ogni luogo, indipendentemente dalla sede di lavoro e quindi anche durante riunioni, raduni e viaggi. La tipologia di rendicontazione è personalizzabile a seconda delle esigenze informative e può essere sia in forma grafica che tabellare. A seconda dei dati disponibili è possibile produrre statistiche di carattere operativo, tecnico e organizzativo.
Magazzino virtuale
Un'altra e rivoluzionaria innovazione è l'introduzione del MAGAZZINO VIRTUALE: questo concetto consiste nel consentire a diversi stabilimenti di un gruppo industriale o ad aziende appartenenti a più gruppi industriali di condividere un unico magazzino virtuale basato su scorte reali. Queste risorse sono fisicamente distribuite tra più partecipanti al piano, ma logisticamente condivisibili da tutti. In questo modo si dispone di un buffer di inventario di emergenza più ampio, che allo stesso tempo consente di ridurre le singole scorte al valore minimo storico.
Applicazioni dimostrative
Una versione dimostrativa completamente funzionante è disponibile sul server dedicato di Unitec. È possibile richiedere una password di accesso dai seguenti luoghi:
Unitec D
Prodotti industriali ad alta tecnologia
SALES GmbH
Leipziger Strasse 19
D 86368 Gersthofen
Germania
tel. 0049 821 247960
Fax 0049 821 2479678Unitec Servizi & Web S.r.l.
www.usw.it
Via Carlo Alberto n.17
04016 – SABAUDIA (LT)
ITALIA
tel. 0039 0773 512022
Fax 0039 0773 511382