Presentatie van het bedrijf UNITEC D GmbH
UNITEC D (High Tech Industrieprodukte Vertriebs GmbH) is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, gevestigd in Augsburg (Duitsland), opgericht eind jaren '80 op initiatief van de Italiaanse ondernemer Vincenzo Marino, die belangrijke ervaringen had opgedaan in de sector van grote automatiseringsinstallaties voor de wereldwijde productie van personenauto's. Deze werkervaring bracht hem ertoe een reeks operationele en managementtekorten te identificeren in de logistiek en inkoop bij bedrijven die nieuwe handelsrelaties begonnen aan te gaan met ondernemingen in geografisch afgelegen markten. Het meest opvallende probleem van deze tekorten betrof namelijk de fragmentatie van de leveringen en de bijna onmogelijkheid om de inkoop ook vanuit een tijdsperspectief te coördineren. UNITEC ontwikkelde zo nieuwe diensten met een hoge toegevoegde waarde, die van cruciaal belang bleken voor deze bedrijven. Zo ontstond het concept van geïntegreerde levering, waardoor klantbedrijven de inkoopactiviteiten konden uitbesteden om leveringen op efficiëntere en effectievere wijze te verkrijgen dan met traditionele methoden. UNITEC positioneerde zich daarmee als een soort extern inkoopbureau voor deze ondernemingen, waarbij de geboden ondersteuning gerechtvaardigd was doordat het bedrijf beschikte over een reeks middelen en kennis die de implementatie van goedkope handelsrelaties met nieuwe leveranciers daadwerkelijk vergemakkelijkte. De bedrijven misten namelijk specifieke kennis van de nieuwe markt waarin zij gingen opereren, evenals taalkundige kennis, waardoor het noodzakelijk werd over een reeks managementmiddelen te beschikken die nuttig waren voor de integratie van operationele, logistieke en administratieve processen (denk hierbij aan de verschillende wettelijke en douaneregels die nodig zijn voor de inklaring van aangekochte producten). Het klantenbestand van UNITEC begon, dankzij het aanbod van deze diensten en dus de waarde die bedrijven verkregen door de nieuwe vormen van outsourcing en geïntegreerde levering – waarmee zij alle fasen van de inkoop konden beheren en organiseren – direct te groeien, met een jaarlijkse toename van het personeelsbestand van ongeveer 40%, bestaande uit professionals uit de sector. Een verdere erkenning van de activiteiten van UNITEC vond plaats door deelname aan de werkzaamheden van het DIN, *Deutsche Institut für Normung*, op uitnodiging van het instituut zelf, dat wereldwijd actief is voor de definitie van algemene veiligheidsnormen met betrekking tot de bouw en het onderhoud van productie-installaties en waarvan UNITEC actief lid is, met beslissingsbevoegdheid door middel van stemrecht en technische adviesverlening. Wat de keuze voor de geografische locatie van het bedrijf binnen het Duitse gebied betreft, wordt deze verklaard door het feit dat juist in dit gebied, door Marino zelf omschreven als een oer-kroes, begin jaren '80 een hoge concentratie van bedrijven actief was, voornamelijk in de automobielsector (Mercedes, BMW, Porsche, Audi, Volkswagen, Grob, KuKa, MAN, Siemens..), waarbinnen een productie van componenten en producten met een hoge technologische inhoud ontstond, waarvoor Europese bedrijven bijzonder geïnteresseerd waren in termen van levering. Voor deze bedrijven ontstond zo de behoefte aan een referentiepunt waarop zij konden vertrouwen voor de ontwikkeling van handelsrelaties met buitenlandse ondernemingen. UNITEC bouwde daarom een uitgebreid netwerk van innovatieve logistieke en administratieve diensten op, waardoor deze bedrijven geheel of gedeeltelijk de activiteiten konden uitbesteden die nodig waren om de gehele logistieke en administratieve stroom van onderaannemingsrelaties te organiseren. Deze activiteiten, aangezien zij niet tot de kernactiviteiten behoorden, zouden immers hogere interne coördinatiekosten hebben gegenereerd dan de marktprijzen. Door deze activiteiten aan UNITEC uit te besteden, konden de klantbedrijven actief deelnemen aan een uitgebreid netwerk van handelsuitwisselingen met het buitenland tegen lagere kosten.
Geografische locatie van UNITEC GmbH
(Fonte UNITEC GmbH, 2001)Momenteel breiden de referentiemarkten van UNITEC zich niet alleen uit binnen Europa, mede dankzij de opening van de Interne Markt die zowel het vrije verkeer van goederen als een vermindering van risico’s verbonden aan wisselkoersen met de invoering van de Euro heeft bevorderd, maar ook op internationaal niveau, waar nog steeds objectieve moeilijkheden bestaan voor bedrijven uit verschillende landen, rekening houdend met de verschillende talen die nog niet volledig worden gedeeld.
Toepassing van nieuwe technologieën in UNITEC-activiteiten
Zoals in de voorgaande hoofdstukken is gezien, ontstond UNITEC als antwoord op de behoefte van bedrijven om met de verschillende leveranciers op het internationale grondgebied te communiceren, met de grootst mogelijke mate van efficiëntie en effectiviteit.
Het concept van netwerken en intercompany networking ligt al sinds het begin ten grondslag aan de activiteiten van UNITEC, waar het gebruik van informatisering- en industrialiseringssystemen het bedrijf al geruime tijd de voordelen heeft opgeleverd die verbonden zijn aan het gebruik van nieuwe IT-tools.
Het bedrijf heeft daarmee de verdienste om ruim van tevoren de mogelijkheid te hebben geïdentificeerd en benut om aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren in de beheersing van inkoopprocessen, door gebruik te maken van het netwerk, de concepten van outsourcing en industrialisatie in het beheer, de ontvangst, verwerking en overdracht van informatie. Het ontbreken van dergelijke innovatieve concepten en dus van producten en softwareoplossingen op de markt, heeft het bedrijf ertoe aangezet deze oplossingen zelf te ontwikkelen, waardoor het expertise in de sector heeft opgebouwd, wat vervolgens essentieel is gebleken voor de oprichting ervan. UNITEC brengt in 1995 de eerste versie uit van een managementsoftware voor het proces-workflow, die vervolgens is verbeterd tot deze in alle bedrijfsactiviteiten toepassing vond.
Met de komst van het internetnetwerk identificeert UNITEC onmiddellijk het belang en de waarde die dit instrument biedt, en daarmee de nieuwe toegevoegde waarde voor bedrijven die het eventueel zouden benutten. Bij UNITEC ontstaat daarom de wil en de noodzaak om in dit gebied te investeren, waardoor een gespecialiseerde divisie op het gebied van informatica wordt opgericht. Deze externe divisie leidt vervolgens in 1997 tot de oprichting van UNITEC Service & Web met zetel in Sabaudia (LT), waarvan het beheer en de operationele activiteiten volledig onafhankelijk zijn van UNITEC GmbH.
De nieuwe IT-afdeling biedt niet alleen diensten binnen UNITEC zelf, maar begint ook diensten te bestuderen en aan te bieden voor klantbedrijven, waarbij zowel softwaretools voor het volledige networking worden ontwikkeld als advies- en ondersteuningsactiviteiten op een volledig innovatieve manier. UNITEC kan daardoor de mogelijkheden van nieuwe technologieën optimaal benutten, waarbij alle bedrijfsprocessen als paperless zijn te definiëren (waarvoor het al in 1998 een kwaliteitscertificering heeft verkregen als "Het eerste bedrijf dat zonder papier werkt"). De door UNITEC voorgestelde oplossingen zijn inderdaad gecertificeerd volgens de normen ISO 9001 op het gebied van kwaliteit en innovatie. Dit heeft geleid tot de erkenning van een premium price door de klantenmarkt, en vormt bovendien een referentiemodel voor andere bedrijven die geïnteresseerd zijn in de implementatie van vergelijkbare oplossingen. UNITEC beschikt al geruime tijd over een volledig op maat gemaakt ERP-softwaresysteem, waarmee een volledige digitalisering van de bedrijfs-workflow wordt bereikt. Hierdoor kan het in realtime het volledige inkoopproces beheren, wat aanzienlijke besparingen oplevert op het gebied van informatiebeheer (met bijna "nul fouten"), organisatie en administratie. Met haar activiteiten stelt UNITEC klantbedrijven in staat om hun inkoopprocedures te herontwerpen, zodat direct economische voordelen ontstaan door het elimineren van kosten die verbonden zijn aan de inkoop van voorraden via conventionele procedures en tools (waardoor vaste kosten worden omgezet in variabele kosten en worden verlaagd). De mission die UNITEC nastreeft, is daarom de omzetting van vaste bedrijfskosten in variabele kosten en tegelijkertijd een vermindering daarvan. Om dit te garanderen, biedt het bedrijf, naast de middelen voor het herontwerpen van bedrijfsinkoopprocedures, continue bedrijfsverbetering door toepassing van het concept Quality Management, zodat klantbedrijven toegevoegde waarde kunnen creëren door kostenreductie. Klantbedrijven kunnen zich zo exclusief en zorgeloos richten op hun strategische core business-activiteiten en alle beheersprocessen die normaal gesproken economische en professionele middelen vergen – en die feitelijk aan andere bedrijfsactiviteiten worden onttrokken – uitbesteden.
Door deze oplossingen realiseren bedrijven een directe vermindering van de activiteiten en processen die nodig zijn voor het beheren van de verschillende inkooprelaties met hun leveranciers. Deze besparingen worden zowel gerealiseerd bij de inkoop van non production goods (dit betreft MRO-middelen die nodig zijn voor productie-installaties in diverse industriële sectoren, zoals de automobielindustrie, drukkerijsector, huishoudelijke apparaten, chemische industrie, enz.), als voor materialen met een hogere strategische waarde. Daarnaast bereiken klantbedrijven een reeks kostenbesparingen door gezamenlijke inkoopaggregatie, dankzij de toegewezen en gepromote industriële brokerage-activiteiten van UNITEC zelf.
De aan UNITEC gedelegeerde activiteit stelt de klantonderneming niettemin in staat een stabiele relationele band met haar eigen leveranciers te behouden, waarbij enkel dat complex van beheersactiviteiten dat verspilling van middelen genereert, wordt uitbesteed.
Een van de meest voorkomende uitdagingen waarmee bedrijven te maken krijgen in inkoopprocessen, is de noodzaak om de verschillende verwachte leveringen uniform te organiseren en te integreren. Voor elk inkoopproces bestaan er namelijk gedurende het jaar meerdere administratieve, boekhoudkundige en controleprocedures met betrekking tot de verschillende commerciële relaties, in verband met de organisatie van leveringen, betalingen, enz.
(Bron UNITEC D GmbH, 2001)
UNITEC heeft het daarom voor alle klantbedrijven mogelijk gemaakt om de kosten verbonden aan het beheer van deze inkoopprocessen met 50% te verlagen, door op maat gemaakte outsourcingprocedures te ontwikkelen.
De maatwerkoplossing van de dienstverlening is gebaseerd op de analyse die UNITEC uitvoert naar de kosten die het bedrijf maakt voor het beheer van de inkoopprocessen. Via het model van Activity Based Costing en Business Process Outsourcing worden alle kosten voor de inkoopprocessen gekoppeld aan het geheel van activiteiten dat binnen het bedrijf zelf wordt gegenereerd. UNITEC onderzoekt, in overleg met het klantmanagement en op basis van passende economische rendabiliteitsberekeningen, welke beheerprocessen kunnen worden uitbesteed (onderdeel van de consultancydienst van UNITEC).
Welnu, de fase van het beheer van het inkoopproces vertegenwoordigt de "passieve cyclus" van de gehele productieketen en daarom geldt: hoe meer bedrijfsstructuren belast zijn met deze activiteiten, des te meer verspilling van economische en professionele middelen optreedt die in plaats daarvan aan winstgevendere bedrijfsgebieden en -functies zouden kunnen worden toegewezen. Door middel van uitbesteding bereikt de klantonderneming een verbetering van haar performance, door activiteiten die geen toegevoegde waarde aan de productie leveren te outsourcen. UNITEC onderscheidt het concept van het inkoopproces, als een activiteit met een hoge strategische inhoud die know-how vereist, van het proces van het beheer van de inkoop. Dit laatste proces bestaat namelijk uit een activiteit zonder know-how-inhoud en industriële geheimen en is daarom, aangezien het dezelfde procedurele steps volgt en dus repetitief is, een beheersproces van mechaniseerbaar type.
Met dankzij outsourcing wordt het inkoopbeheerproces niet alleen minder kostbaar, maar zelfs voordeliger, aangezien UNITEC alle verschillende steps kan samenvoegen tot één proces van hogere kwaliteit met consistente, kenmerkende eigenschappen in de tijd.
Het bedrijf interpreteert hiertoe het outsourcingproces door een duidelijke scheiding aan te brengen tussen procedurele en administratieve activiteiten. Wat het concept van procedurele outsourcing betreft, stelt UNITEC zich als primair doel om de beheerkosten van de inkoopfunctie flexibel te maken. Bedrijven worden onder normale omstandigheden gedwongen aanzienlijke economische en professionele middelen in te zetten voor het afsluiten van handelsrelaties, de organisatie van het bijbehorende transport en de levering van de goederen, en voor het beheer van de opslag.
Door deze taken uit te besteden aan UNITEC, zetten bedrijven de vaste kosten voor deze operaties om in variabele kosten, recht evenredig met de daadwerkelijke behoeften van het moment. Met administratieve outsourcing biedt UNITEC bedrijven de mogelijkheid om een drastische verlaging van de kosten te realiseren die verbonden zijn aan interne activiteiten voor administratie, levering en controle van goederen. Het klantbedrijf geeft namelijk, nadat het aan UNITEC heeft aangegeven welk type goederen het wil aanschaffen, de verschillende leveranciers waar het zich tot wil wenden en de levertijden, de taak aan UNITEC om de benodigde relaties te coördineren, waardoor het logistieke proces en het administratieve beheer worden geoptimaliseerd.
Tale sistema di fornitura integrata, che si basa sull'utilizzo delle più moderne tecnologie, permette all'azienda cliente una pianificazione delle diverse attività di approvvigionamento, solitamente organizzate con una pluralità di sellers. La pluralità di richieste andranno quindi a confluire in unico ordine di fornitura indirizzato ad UNITEC, la quale è stata delegata del relativo processo e che pertanto organizzerà tutte le attività conseguenti con unicità di ordine, fatturazione e pagamento e a prescindere dalle condizioni di fornitura stabilite dai diversi fornitori, ottenendo quindi, un'unica consegna. Quest'ultimo punto è di fondamentale importanza per l'azienda che ricerca delle economie di costo negli approvvigionamenti. In tal modo infatti, l'impresa ottiene una sensibile riduzione anche nei costi connessi al trasporto della merce in quanto, UNITEC, avendo in gestione una pluralità di forniture e relative anche a diverse aziende, riesce ad ottimizzare il coordinamento dei flussi logistici. In conclusione, l'impresa cliente, sostiene costi relativi al trasporto per forniture diverse, come se l'ordine fosse stato inoltrato ad un solo fornitore.Concept van "Geïntegreerde levering"
(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)
De kostenvermindering met betrekking tot het transport van goederen is gebaseerd op het concept van de "logistieke knooppunt". In de praktijk worden voor elk bedrijf denkbeeldige dwarslijnen getrokken die het bedrijf verbinden met zijn verspreid over het grondgebied gelegen leveranciers. Op deze lijnen worden vervolgens strategische logistieke punten bestudeerd, waar alle door het bedrijf gevraagde leveringen samenkomen en waar elke leverancier de goederen deponeert. Op deze manier zal de kost met betrekking tot de levering van de verschillende voorzieningen een vermindering ondergaan, aangezien het traject van de goederen van het logistieke knooppunt naar het bedrijfsmagazijn, doordat het gedeeld wordt tussen meerdere leveringen, een gemeenschappelijk en geaggregeerd traject volgt. Op deze manier zal de partiële som van de kosten met betrekking tot elke levering altijd lager zijn dan de kost van het transport van goederen van leverancier naar klant, afzonderlijk beschouwd.
Gedeelde logistieke knooppunten
(Fonte UNITEC GmbH, 2001)Bij gemeenschappelijke leveringen aan meerdere bedrijven die ook dezelfde route volgen, ontstaan er feitelijk (bijna als een bijwerking) echte virtuele inkoop- en transportconsortia, zodat UNITEC, door de beheerprocessen hiervan te bundelen, de mogelijkheid biedt om extra kostenbesparingen en schaalvoordelen te realiseren ten opzichte van die eigen aan het transport, waarbij de reductie dus niet voortkomt uit een ingreep in de winstmarges van de leveranciers, maar toe te schrijven is aan de daadwerkelijke eliminatie van bedrijfsverspillingen, omgezet in middelen.
Via een computersysteem, "NETSOURCING", biedt UNITEC zijn bedrijven de mogelijkheid om in real time de voortgang van de zending en de leveringsdatum te volgen, waardoor de organisatie van de productiestroom mogelijk wordt (en dus de naleving van de leveringstermijnen aan hun klanten).
Functioneel schema van de geïntegreerde levering
(bron: UNITEC D GmbH, 2001)
Het concept van geïntegreerde levering van UNITEC is echter niet uitsluitend gebonden aan de levering van niet-strategische goederen, maar ook voor goederen met een hoger knowhow-gehalte, waardoor klantbedrijven de voordelen van dit beheersysteem kunnen vermenigvuldigen, zelfs voor strategische inkoop, en zo de voorwaarden schept om de bedrijfsefficiëntie verder te verbeteren en extra middelen vrijmaakt om te investeren in activiteiten die dichter bij de kernactiviteiten van het bedrijf staan. De geïntegreerde levering, ontwikkeld door UNITEC, bundelt en omvat de verschillende leveringsverzoeken van de klantonderneming, waardoor deze laatste de goederen op het gewenste moment ontvangt met één enkel papieren document uitgegeven door UNITEC. Het klantbedrijf behaalt voordelen door een efficiëntieverbetering in zijn kernactiviteiten, een extreme vereenvoudiging van de inkoopprocessen, waarbij anders de totale aankoopkosten in de meeste gevallen bijzonder hoog zijn, aangezien het inzetten van bedrijfsmiddelen voor secundaire activiteiten een disproportie veroorzaakt tussen de waarde van het aangekochte goed en de kosten van de geactiveerde procedures.
Kostenanalyse van de levering
(Bron: UNITEC D GmbH, 2001)
Het werkingsprincipe van de geïntegreerde levering, weergegeven in de volgende figuur, voorziet in een reductie van dat deel van de kosten dat gemaakt wordt voor de aanschaf van het product, uitsluitend met betrekking tot het inkoopproces en waarbij, door de uitbesteding van het proces zelf, bij een toenemend uitbestedingsniveau evenredig het bedrijfseconomisch rendement stijgt.
Geïntegreerde leveringslogica
(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)
Het klantbedrijf, dat zich richt tot een outsourcer die een gerichte en op maat gemaakte oplossing voor de inkoopprocedures voorstelt, bundelt daarmee een reeks activiteiten in één operatie en slaagt er bovendien in een regulering van de levertijden te verkrijgen.
In de grafiek wordt het deel van de productkosten benadrukt dat niet kan worden toegeschreven aan de werkelijke waarde van het aangekochte goed (donker gedeelte), dat dankzij UNITEC aanzienlijk wordt verminderd.
Buiten de kaders van dit leveringssysteem ziet het bedrijf zich, bij het aangaan van handelsrelaties met zijn leveranciers, genoodzaakt administratieve kosten voor elke afzonderlijke relatie te dragen, terwijl deze administratieve kosten kunnen worden geëlimineerd of althans gereduceerd wanneer ze in outsourcing worden gedelegeerd.
Schema van de inkoopprocessen van een traditionele onderneming
(fonte UNITEC D GmbH, 2001)
Met de implementatie van het geïntegreerde leveringsconcept richt het bedrijf zich in plaats daarvan tot één enkele gesprekspartner, UNITEC, die alle verschillende leveringsverzoeken verwerkt en doorstuurt naar de verschillende leveranciers, waarvoor één enkel papieren factuurdocument wordt uitgereikt. Op deze manier wordt de bedrijfsadministratie ontlast van de werkdruk die gepaard gaat met het beheer van de administratieve en boekhoudkundige relatie met de vele leveranciers. Na de implementatie van de geïntegreerde leveringsoplossing van UNITEC kan de bedrijfsadministratie vervolgens alle procedures voor het beheer van de inkoop stroomlijnen, zodat meer middelen kunnen worden besteed aan strategische activiteiten en dus activiteiten die nauwer verbonden zijn met de eigen corebusiness.
Vereenvoudiging van de administratieve werkzaamheden toegestaan door UNITEC
(fonte UNITEC D GmbH, 2001)
Het voorraadbeheer
Van bijzonder bedrijfsbelang is de virtuele voorraaddienst die UNITEC aanbiedt met betrekking tot het voorraadbeheer. We hebben gezien hoe het bedrijf klantondernemingen in staat stelt om het volledige inkoopbeheerproces uit te besteden, inclusief de betaling van de betreffende leveringen en de aflevering daarvan. UNITEC bestudeert en organiseert namelijk de logistieke leveringsdienst van goederen volgens voorwaarden en modaliteiten die vooraf met de klantonderneming zijn overeengekomen. De dienst stelt de bovengenoemde ondernemingen in staat hun productieproces optimaal te beheren en daardoor effectiever te voldoen aan de vraag van hun eigen klanten. Op deze manier slaagt elke klantonderneming er op haar beurt in haar eigen klantenkring te binden, en door te vertrouwen op georganiseerde leveringen kan zij bovendien de hoeveelheid voorraden (strategisch of niet) die gewoonlijk in het eigen magazijn wordt opgeslagen, verminderen. De belangrijkste problematiek met betrekking tot voorraadbeheer betreft namelijk twee essentiële punten:
- hoeveel te bestellen
Hoewel het nut, zo niet zelfs de noodzaak, van het aanhouden van een minimale veiligheidsvoorraad wordt erkend (een gangbare benadering in westerse economieën, in tegenstelling tot de Japanse, die na de Just-in-Time-filosofie nieuwe oplossingen hebben ontwikkeld, zoals het "interoperationele magazijn op vrachtwagen"), moet het bedrijf in staat zijn om met een zekere mate van benadering het exacte aankomstmoment van de materialen te bepalen om direct de dienst aan de eigen klant te kunnen verlenen, zodanig dat deze functioneler en sneller is dan de concurrentie. Het antwoord op "hoeveel bestellen" is af te leiden uit het zogenaamde "herbestelpunt", oftewel die kwantitatieve waarde die wordt uitgedrukt door het verbruikstempo van de materialen binnen het bedrijf, vermenigvuldigd met de levertijd van de bestelling door de leverancier. Wat betreft de te bestellen hoeveelheid, heeft het bedrijf de mogelijkheid om speciale software te gebruiken waarmee het, op basis van het verbruik van de materialen zelf, het exacte voorraadniveau kan vaststellen dat moet worden aangevuld om het vooraf bepaalde "minimale" voorraadniveau te bereiken. Aangezien het aanhouden van voorraden in het magazijn een bedrijfskost vertegenwoordigt, moet het management noodzakelijkerwijs een zorgvuldige beheer ervan realiseren. Voorwaarde voor hun bestaan is het tijdsverschil dat optreedt tussen de goederenstroom van de leveringen en die van hun gebruik (zowel fysiek als informatief). Bedrijven slagen er daarom alleen in om hun voorraden te verminderen op het moment dat zij informatiedeling bereiken, mogelijk gemaakt door nieuwe technologieën, tussen leverancier en het bedrijf zelf, of via een serviceprovider aan wie de taak wordt gedelegeerd om deze informatie-uitwisseling te waarborgen. Uitgaande van de ABC-analyse van de in het magazijn aanwezige producten is het namelijk mogelijk om een typische classificatie te verkrijgen van de goederen die in voorraad moeten worden beheerd voor de productie, op basis van het belang dat zij binnen het bedrijf hebben. Er worden dan producten van klasse "A" geïdentificeerd als strategische materialen die 80% van de kosten absorberen die gemaakt worden in de inkoopfunctie en die in een hoeveelheid van 20% ten opzichte van het totale magazijn worden aangehouden, goederen van klasse "B" als "tussenliggende" goederen die 15% van de magazijnkosten absorberen met een volume van 30%, en goederen van klasse "C" die de overige 5% van de magazijnkosten vertegenwoordigen met een volume van 50%. Producten van klasse "A", aangezien zij strategisch zijn, worden doorgaans door bedrijven met meer zorg beheerd dan die van klasse "B" en "C", die weinig wegen op de vorming van de kostprijs en de omzet (het Pareto-principe 80/20 wordt toegepast). Deze laatsten kunnen daarom gemakkelijk worden beheerd via gedelegeerd outsourcing, gedeeld tussen meerdere bedrijven, om zo besparingen te realiseren op de aankoop-, transport-, bestel- en controle kosten. De klantbedrijven bereiken zo een optimalisatie van het voorraadbeheer door een continue logistieke en informatieve stroom die gedeeld wordt tussen hen en de leveranciers. Het delen van middelen en informatie is zeker haalbaar voor wat betreft producten van klasse "B" en "C", aangezien deze geen strategische materialen zijn, hoewel niets soortgelijke projecten voor klasse "A"-producten uitsluit. De serviceprovider, en dus UNITEC, integreert naast de bestellingen voor dergelijke goederen, waardoor regelmatigere leveringen en gunstigere prijsvoorwaarden kunnen worden verkregen, biedt de deelnemers zowel de mogelijkheid om hun voorraden geleidelijk te verminderen terwijl de beschikbaarheid ervan toeneemt (lemma van het virtuele magazijn), als het bereiken van positieve effecten op de rotatie-indices van de opgeslagen goederen. UNITEC is namelijk, door het gebruik van nieuwe technologieën, voortdurend verbonden met haar leveranciers (haar partners) en klantbedrijven, om zo de tijden en procedures te optimaliseren die nodig zijn voor het beheer van de inkoop op basis van de verbruiksgewoonten en -behoeften van de klantbedrijven zelf, hun territoriale lokalisatie en, niet in de laatste plaats, met betrekking tot de verkeerssituatie van het geografische referentiegebied.
Hierbij heeft UNITEC een nieuw e-tool ontwikkeld, **NETSOURCING**, een internetgebaseerd instrument dat een effectieve verbinding mogelijk maakt tussen de eigen inkoopafdeling en die van klanten en leveranciers. Op deze manier heeft elke klantonderneming de mogelijkheid om in realtime een leveringsaanvraag te formuleren op basis van de productcatalogi die aanwezig zijn in de UNITEC-database, of door aanvragen voor producten te doen die vervolgens door UNITEC zelf worden opgespoord, waarbij ook aanvragen voor verschillende leveringen worden gecombineerd. Dit systeem stelt het bedrijf in staat om continu trackingactiviteiten uit te voeren, zodat op elk moment informatie beschikbaar is over de voortgang van de levering, de leveringstermijnen, verzending en facturering.
Zoals bekend volgt de levering van de goederen een procedureel traject dat zijn voltooiing vindt op het moment dat de leverancier beschikking heeft over de volledige bestelde hoeveelheid goederen, oftewel het laatste type gevraagde goederen. In de praktijk vindt de levering pas plaats wanneer de volledige hoeveelheid goederen beschikbaar is, aangezien de leverancier meerdere malen de transportkosten wil vermijden. Deze vertraging heeft een negatieve invloed op de bedrijfsproductie.
Hierbij stemt het bedrijf, door urgente leveringen te onderscheiden van die welke kunnen worden uitgesteld, met UNITEC de beste oplossingen af om de leveringen te optimaliseren en te organiseren op basis van de daadwerkelijke behoeften van het moment. Op deze manier worden de risico’s verbonden aan vertraagde leveringen geëlimineerd en tegelijkertijd wordt een concentratie en verkorting van de benodigde tijd voor magazijnbeheer bereikt, waardoor dode tijden worden geëlimineerd en de efficiëntie van de betrokken structuren parallel wordt verhoogd.
(Bron UNITEC D GmbH, 2001)
De voortdurende zoektocht naar voorraadvermindering binnen elke bedrijfsrealiteit (fig. A) heeft echter als directe consequentie geleid tot een disproportionele toename van het aantal inkoopactiviteiten en daarmee van de bijbehorende kosten (fig. B).
Met de geïntegreerde leveringsoplossing en het virtuele magazijn van UNITEC wordt een mogelijk evenwichtspunt bestudeerd tussen het minimale voorraadniveau (berekend op basis van het verbruik ervan in relatie tot de productiecapaciteit van het bedrijf en de levertijd van de leveranciers) en het aantal en de kosten van de inkooporders (fig. C).
Optimale verhouding tussen voorraad en aantal inkooporders
De logistiek en nieuwe netwerktechnologieën vormen echte strategische infrastructuren waarmee, vooral het MKB, de eigen productieorganisatie kan herontwerpen.
Bedrijven kunnen op afstand communiceren met hun partners, nieuwe zakelijke en samenwerkingsrelaties aangaan – zelfs met bedrijven uit verschillende geografische contexten – en dit dankzij ICT.
De goederenstroom tussen de verschillende productielocaties vereist echter nieuwe instrumenten om de operationele barrières te verminderen die traditioneel een beperking hebben gevormd voor de economische activiteiten van het MKB op wereldschaal. Het nieuwe logistieke concept heeft, dankzij nieuwe technologieën, bedrijven in staat gesteld om de ruimtelijk gedifferentieerde productieprocessen soepeler te laten verlopen.
Inderdaad, door middel van outsourcing van alle activiteiten die niet tot het kerncompetentiegebied behoren, kan het bedrijf zijn middelen concentreren op de productie van goederen en diensten, op hun kwaliteit, op het ontwerp en daarmee op de onderscheidende competenties waarmee waarde wordt gecreëerd die nuttig is voor klantbedrijven (in de praktijk slaagt het bedrijf erin zijn structuur te reorganiseren met een nieuwe netwerkorganisatie van de arbeidsverdeling). In het concept van de uitgebreide onderneming en dus van de extended supply chain, moet logistiek worden opgevat als het geheel van activiteiten dat de gehele beweging van de fysieke en informatieve goederenstroom binnen een productienetwerk stuurt (zoals het geval kan zijn bij een productiedistrict).
In deze optiek dient logistiek dan ook niet langer als een ondersteunende activiteit te worden beschouwd, maar als een nieuwe operationele modaliteit die het mogelijk maakt om de toeleverings- en distributierelaties te herontwerpen, alsook om de productie- en dienstverleningsactiviteiten tussen bedrijven in verschillende geografische gebieden te coördineren.
Het is dan ook duidelijk hoe groot het belang is van logistieke organisatie als concurrentiestrategie voor alle kleine en middelgrote bedrijven en lokale productiesystemen (clusters) met een sterke exportgerichtheid. Aan de hand van het te analyseren geval valt op hoe logistiek, in combinatie met het gebruik van nieuwe technologieën, een ware strategische infrastructuur wordt die bedrijven moeten weten te benutten om schaal- en doelmatigheidseconomieën te bereiken door het delen van hun magazijnen.
Het is echter belangrijk op te merken dat voor kleinere bedrijven de evolutie van de logistiek eerder een bedreiging dan een kans kan vormen. Dit geldt zowel vanwege het gebrek aan middelen, infrastructuur, resources en technologieën om dergelijke strategieën tegen lage kosten te realiseren, als vanwege de inherente moeilijkheden bij het delen van resources tussen meerdere bedrijven – met name binnen die districten die als competitief kunnen worden omschreven, oftewel waar het tussen de bedrijven zelf bijzonder lastig is om een teamspel te organiseren.
Gegeven het belang en de noodzaak van voorraden, streven bedrijven die de kansen benutten die nieuwe technologieën bieden, voortdurend naar het doel van "zero-voorraad", zowel om de geïmmobiliseerde kapitaalquota geleidelijk te verminderen als om de respons op de toenemende variabiliteit van productiecycli (steeds korter) effectiever te maken.
Er blijven niettemin barrières bestaan die de implementatie van dergelijke oplossingen bemoeilijken door het gebrek aan personeel met specifieke competenties op dit gebied en aan geschikte apparatuur om deze strategieën te ondersteunen.
Het outsourcen vormt daarom een kans die bedrijven in staat stelt tegelijkertijd zowel de besparingen te realiseren die gepaard gaan met de verlaging van de beheerkosten van het proces, als de voordelen van opereren in real time, om zo de orders van klantbedrijven steeds sneller af te handelen. In dit kader duiken nieuwe spelers op die radicale oplossingen bieden voor e-logistiek.
UNITEC funge daarom als Information based integrator die klantbedrijven de mogelijkheid biedt om ook gebruik te maken van diensten die gezamenlijke inkoop en gedeelde magazijnen mogelijk maken. De "Virtuele magazijn" vormt een optimalisatiemogelijkheid voor het beheer van de magazijnen van bedrijven. Deze oplossing is met name ontwikkeld voor bedrijven die actief zijn in industriële clusters. Het idee om één magazijn te gebruiken ten dienste van meerdere bedrijven is niet gunstig ontvangen, omdat het botste met beheersproblematieken. Veel bedrijven willen namelijk hun eigen beheersautonomie behouden (een onvervangbare bron van flexibiliteit) en zijn daarom niet bereid om strategische informatie over hun markten (zowel inkoop- als distributiemarkten) of hoogwaardige informatie over hun eigen productieprocessen met concurrenten te delen.
Een eerste initiatief in deze richting vond plaats in het marmerdistrict van Valpolicella, waar enkele bedrijven binnen de cluster actief zijn geworden voor logistieke samenwerking door middel van coördinatie van infrastructurele investeringen voor de realisatie van een gemeenschappelijk logistiek platform. Het doel hiervan is het rationaliseren van de goederenbehandeling en -opslag, zowel inkomend als uitgaand, voor groepen bedrijven die, naast hun locatie binnen hetzelfde geografische gebied, ook goederen uit dezelfde productcategorie delen.
Een ander zeer belangrijk voorbeeld is dat van het district Montebelluna (het skischoendistrict), waar bedrijven beginnen met het ontwikkelen en ondernemen van investeringsstrategieën in gedeelde communicatie-elementen.
Voor dit doel is een beheersplatform ontwikkeld dat op termijn de implementatie van gedeelde ontwerpoplossingen en rapid prototyping voor de skischoen mogelijk zal maken. De nieuwe technologieën bieden echter, naast de mogelijkheid om informatie te delen, ook de optie om via de opbouw van virtuele platforms de bedrijfsvoorraden te delen in een virtueel magazijn. Hier kan een gespecialiseerde operator, neutraal ten opzichte van alle bedrijven in het district en dus in staat om een zekere transparantiegarantie voor alle deelnemers aan het project te waarborgen – UNITEC namelijk – alle informatie beheren over de status van de afzonderlijke bedrijfsmagazijnen en de herbestelactiviteiten met betrekking tot de gedeelde aankopen.
De voorwaarde voor het succes van dit initiatief is echter afhankelijk van zowel de adoptie van een logistieke en communicatieve standaard waarin dit virtuele platform gestalte krijgt, als van de geografische nabijheid van de bedrijven zelf voor een betere organisatie van de goederenleveringen.
Het gebied van de sportvoetwear is namelijk ingebed in een territorium met beperkte afmetingen, homogeen en functioneel goed gedefinieerd. Het district strekt zich uit over 15 gemeenten, met een totale oppervlakte van 320 km². De bedrijven die tot het district behoren, zijn ongeveer 400, waaronder industriële en ambachtelijke ondernemingen, gekenmerkt door een buitengewone capaciteit voor product- en procesinnovatie. De logistiek blijft echter een cruciaal knelpunt voor het district. De snelheid van de informatie- en goederencirculatie is daarom een van de aspecten waarop alle bedrijven zouden moeten reflecteren en investeren.
De voordelen van het virtuele magazijn kunnen worden verklaard met het lemma dat bedacht is door de beheerder van UNITEC zelf, Vincenzo Marino.
De voorraden van elk bedrijf dat deelneemt aan het project nemen onmiddellijk af, maar paradoxaal genoeg neemt de beschikbaarheid ervan toe. De transformatie van een object van „fysiek“ naar „virtueel“ is zeker een onmogelijke activiteit, maar de ontwikkelingen op het gebied van communicatie en computernetwerken zijn in feite instrumenten die deze „metamorfose“ mogelijk maken.
De Virtuele Magazijn is inderdaad een uitdrukking van het gebruik dat kan worden gemaakt van deze mogelijke transformaties. Zowel de fysieke staat van de objecten als hun virtuele staat worden binnen het V.M. beschouwd, waardoor we het kunnen definiëren als een fysiek-informaticahybride. De uitwisseling van informatie, mogelijk gemaakt door netwerktechnologieën, maakt het namelijk mogelijk om het voorraadbeheer te rationaliseren en uit te besteden, fysiek aanwezig in de bedrijfsmagazijnen. Via het V.M. worden de voorraden immers vertegenwoordigd door de som van de componenten, beschikbaar gesteld door de deelnemende bedrijven aan het V.M. zelf en die opereren binnen hetzelfde grondgebied.
Het model vindt daarom zijn specifieke referentiepunt in de industriële clusters, waar de mogelijkheid om grondstoffen, halffabricaten en reserveonderdelen te delen maximaal is.
De magazijnen van bedrijven die actief zijn in de districten vertonen vaak overtollige voorraden, naast een reeks problemen gerelateerd aan operationele en logistieke verwarring die ontstaat tussen inkomende en uitgaande goederen.
Fenomenen die alle bedrijven zonder onderscheid treffen, die gedwongen worden de daaruit voortvloeiende beheerskosten te dragen, aangezien er in dergelijke economische realiteiten sprake is van "structurele duplicaten". Een deelproject maakt het voor deze bedrijven mogelijk om verspillingen te elimineren en nieuwe economische middelen te verkrijgen.
Binnen elk industrieel magazijn is normaal gesproken een bepaalde hoeveelheid reserveonderdelen aanwezig, nuttig om de productiecontinuïteit te waarborgen, vooral wanneer storingen of vraagpieken optreden. Bij niet-gebruik moeten deze voorraden echter worden afgeschreven zonder ooit te zijn gebruikt, wat leidt tot vormen van economische verspilling (denk ook aan gevallen in verband met vervanging van installaties en/of veroudering van componenten).
Met de M.V. biedt UNITEC alle bedrijven in het district een vermindering van de op te slaan voorraden, zonder echter af te zien van directe beschikbaarheid ervan in geval van nood, en dit dankzij een softwaresysteem dat altijd en in realtime alle benodigde informatie biedt voor de gecoördineerde en globale beheer van het gebruik van de voorraden zelf. Bij gebruik van voorraden door een bedrijf, boven de grenzen van de eigen beschikbaarheid, zorgt UNITEC via het informaticasysteem onmiddellijk voor de onttrekking van de goederen uit het magazijn van een nabijgelegen bedrijf en voor de herbestelling van de goederen zelf bij de leverancier. Het hele district functioneert dus als één enkele fabriek, waarbij de M.V. fysiek bestaat uit de verzameling magazijnen in eigendom van de verschillende bedrijven, waarvan het beheer echter wordt toevertrouwd aan UNITEC.
De besparingen die binnen industriële clusters kunnen worden gerealiseerd, zouden daarom een grote impact hebben op de gehele nationale waardeketen.
Industriële districten waarop logistieke interconnectie-oplossingen via een serviceprovider moeten worden geïmplementeerd
(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)
Het systeem en de werking van een Virtueel Magazijn wordt weergegeven door de volgende illustratie:
Virtueel Districtdistributiecentrum
(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)
Deelnemende bedrijven sturen aan de beheerder van de V.M., UNITEC, alle informatie over de inhoud van het bedrijfsmagazijn die zij willen delen met andere ondernemingen die actief zijn in het district, zodat de beheerder een V.M. genereert die de beschrijving van de materialen, de beschikbare hoeveelheden en de levertijden en herbevoorradingstijden bevat. Bedrijven kunnen vervolgens hun voorraden herzien op basis van de beschikbaarheid van de V.M. en hun eigen operationele behoeften. Deelnemers kunnen zo 24 uur per dag online de levering aanvragen van de materialen die zij nodig hebben. UNITEC zelf organiseert vervolgens de afhalingen en leveringen van de materialen binnen het gehele district en daarmee de bijbehorende herbevoorradingsprocessen bij de leveranciers. In de V.M. wordt het voorraadbeheer genormaliseerd en worden verouderde materialen gerecycled, waardoor een verhoging van de voorraadrotatie en de beschikbaarheid van het kapitaal mogelijk wordt, dat voorheen gebonden was door een traditioneel beheersysteem. Stel dat drie bedrijven deelnemen aan het V.M.-project, bijvoorbeeld uit het industriële marmerdistrict van Massa Carrara.
De drie bedrijven verminderen elk hun voorraad marmer en granieten (de bedrijven hebben allemaal hetzelfde type voorraad) met 33%, zodat elk 66% van hun eigen magazijn behoudt en dit tegelijkertijd ook voor de anderen beschikbaar stelt.
Vermindering van voorraden en gedeelde beschikbaarheid
(Bron: UNITEC D GmbH, 2001)
In de praktijk worden de kosten verbonden aan het bestaan van een magazijn geëlimineerd (de som van de kosten van 33% van elk bedrijfsmagazijn komt immers overeen met de totale kosten van een volledig magazijn), waarbij de beschikbaarheid van gedeelde goederen door elk bedrijf zorgt voor een verdubbelde beschikbaarheid ten opzichte van de voorraadpositie vóór deelname aan het M.V.-project.
De besparing voor de drie bedrijven komt daarmee overeen met de kosten van een volledig magazijn, paradoxaal genoeg geassocieerd met een toename van 100% van de bruikbare voorraden voor elk van hen.
Bedrijven die binnen dit systeem met elkaar verbonden zijn, hebben daarom de garantie van materiaalbeschikbaarheid die zelfs verder gaat dan wat ze voorheen in voorraad hadden, ook al zijn de voorraden niet fysiek aanwezig in hun magazijn. Uiteraard geldt: hoe meer bedrijven deelnemen aan de implementatie van deze oplossing, hoe kleiner de hoeveelheid materialen die opgeslagen moet worden, en tegelijkertijd hoe groter de beschikbare hoeveelheid materialen zal zijn. In het specifieke geval van het skischoenendistrict van Montebelluna, waar bedrijven sterk met elkaar concurreren en individueel opereren met een veelheid aan leveranciers, dragen ze een reeks kosten – niet alleen logistiek, maar ook administratief en organisatorisch – die geëlimineerd of in ieder geval aanzienlijk verminderd kunnen worden. Stel je het district voor als een appartementencomplex met tien woningen (bedrijven). Elke bewoner bewaart thuis een set van 10 reservegloeilampen van het standaardtype, voor het geval vervanging nodig is.
De totale voorraad zal daarom uit 100 lampen bestaan. Uitgaande van een gemiddelde kostprijs van 50 euro per set lampen, bedragen de totale kosten van de voorraad 500 euro. Er wordt besloten de individuele voorraad te reduceren tot 2 lampen, waarbij elke bewoner voor het overschot bij de buur kan aankloppen.
Vervolgens wordt de taak van het voorraadbeheer van de lampen toevertrouwd aan een beheerder (UNITEC in de praktijk), die, dankzij een lijst van de appartementseigenaren en de bijbehorende sets lampen die beschikbaar zijn gesteld, de benodigde lamp uit de set van de dichtstbijzijnde appartementseigenaar haalt, het transport en de levering organiseert, en vervolgens zorgt voor de aanvulling. De besparing voor elke individuele appartementseigenaar bedraagt in dit geval 80%, terwijl de beschikbaarheid van voorraden is verdubbeld (de appartementseigenaar beschikt over 20 lampen tegenover de 10 vóór M.V.). De bedrijven in het district kunnen daarom overstappen van een conventioneel beheersysteem, waaraan aanzienlijke verspilling van middelen verbonden is, naar een systeem dat deelname en het gebruik van een virtueel magazijn omvat, via onderlinge verbindingen en logistieke diensten die door de provider worden geleverd.
Indien zich bijzondere wijzigingen voordoen in de goederenvraag van een onderneming en de magazijnen van de andere niet in staat zijn aan deze behoefte te voldoen (uiterste geval), zal UNITEC onmiddellijk nieuwe bevoorradingen uitvoeren. De provider kan uiterst snel handelen, aangezien het leveringsverzoek van het bedrijf in real time binnenkomt en de beschikbaarheidstoestand van de magazijnen 24 uur per dag wordt gecontroleerd.
Op hun beurt kunnen bedrijven hun voorraden verminderen, zonder de beschikbaarheid ervan in gevaar te brengen en dus het risico op verlies van potentiële orders te beperken.
De operationele kosten van het magazijn nemen, zoals bekend, evenredig toe naarmate de beschikbaarheid van de voorraad stijgt. Met deze oplossing zullen de kosten echter de neiging hebben te dalen. We kunnen grafisch waarnemen dat de curve van de magazijnbeheerkosten (Stockholding costs) naar beneden verschuift, terwijl de curve van de kosten in verband met eventueel verlies van verkopen (Potential low sales costs) de neiging heeft af te vlakken.
(Bron UNITEC GmbH, 2001)
Afvlakking van de kostencurve van eventuele misgelopen verkopen
(Bron UNITEC GmbH, 2001)
Deelnemen aan een Virtueel Magazijn maakt het bovendien mogelijk om:
- verwijder de overhead van het beheer
- aanpassen van de magazijnkosten aan de conjuncturele bedrijfsontwikkeling
- gebruikmaken van onderhandelings- en organisatiesynergieën;
- profiteren van schaalkortingen die vermenigvuldigd worden op basis van de grote inkoopvolumes die gegenereerd worden;
- Zorgen voor een betere beschikbaarheid van de leveringen in combinatie met een verhoging van de kwaliteitsnormen;
- minimalisering van de structuurkosten;
- Milieubescherming door vermindering van het verkeer gegenereerd door langeafstandstransporten.
Het dient echter benadrukt te worden dat de toekomstige ontwikkeling van dergelijke oplossingen sterk zal afhangen van de bereidheid van de ondernemers in het district (en daarbuiten) om tot een daadwerkelijke delen van middelen te komen.
Het grootste obstakel is immers de vrees om die bestuurlijke en operationele autonomie te verliezen die altijd de veelzijdigheid van het MKB heeft gekenmerkt, vooral wanneer de samenwerking zelf betrekking heeft op de inkoop van strategische producten, waarmee aan de eigen klantenkringen die toegevoegde waarde wordt geboden die het bedrijf weet te onderscheiden van de directe concurrentie.
In sommige gevallen heeft de interne concurrentiedynamiek binnen het district immers manifeste vormen van conflict gecreëerd die, ondanks hun positieve effect op systeemniveau, een sterke aversie tegen mogelijke vormen van samenwerking en coöperatie tussen de verschillende actoren in het district hebben veroorzaakt. Hierdoor zijn alle moeilijkheden inherent aan projecten gebaseerd op de geaggregeerdedeling van goederen, middelen en informatie duidelijk geworden.
Het management dient daarom het belang te begrijpen van een bedrijfsmatig traject dat niet alleen op competitie is gebaseerd, maar ook op samenwerking voor het realiseren van schaal- en scopevoordelen in het kader van de mondiale economie.
