Оцінка моделі аутсорсингу не може ігнорувати рівень знань та використання інформаційних технологій, не кажучи вже про володіння інструментами, на яких базуються пропозиції, що надаються вам постачальником аутсорсингу.
Управління часом
У країнах з високим рівнем продуктивності дедалі більше стає очевидною необхідність враховувати дорогоцінний фактор часу. Зараз широко визнано, що простого визначення та дотримання оптимального робочого часу вже недостатньо; це має фундаментальне значення, оскільки те, що фактично досягається в такі терміни, є результатом діяльності, віддалених місць розташування, а також людських і технологічних ресурсів, як внутрішніх, так і зовнішніх. Для здійснення ефективної діяльності з контролю та управління необхідні управлінські інструменти та нові підходи, засновані на інноваційних технологіях. Наявність таких інструментів відіграє вирішальну роль у визначенні нових організаційних моделей, спрямованих на зниження витрат, зміцнення ринкових позицій та досягнення більшої конкурентоспроможності та ефективності. Намагаючись вирішити «проблему часу» в рамках управління ланцюгами поставок, компанії все частіше опинятимуться в ситуації, коли вимагатимуть від своїх власних постачальників активної партнерської ролі у визначенні та розробці бізнес-стратегій та досягненні дедалі кращих економічних цілей; це призведе до дедалі повнішої та пліднішої інтеграції з тими організаційними центрами, які здатні пропонувати такі послуги.
Комунікації та процедури
Кількість процедур у процесі закупівель з часом збільшується пропорційно до кількості замовлень, які стають необхідними, особливо в контексті взаємних угод між системами. Це збільшення кількості замовлень зумовлене фактичним зменшенням вартості запасів, що зберігаються на складах, і саме до цієї тенденції рухаються великі компанії.
Документація та обсяг інформації, що генерується для кожної процедури в процесі закупівель, а також управління нею на різних етапах роблять час основним фактором у такій діяльності. Час виявляється фактором, вплив якого є непередбачуваним і, здається, невимірним; не можна ігнорувати можливість скорочення кількості часу, що витрачається, за допомогою цільових ІТ-рішень, здатних виконувати комунікаційні, верифікаційні, контрольні та моніторингові дії; витрати на таку діяльність значно перевищують вартість товарів або послуг, що постачаються (існує від п'ятдесяти до шістдесяти процедур закупівель, в яких беруть участь приблизно десять агентств та від десяти до двадцяти осіб).
Програмне забезпечення для інтегрованої платформи аутсорсингу
Нові технології та методи комунікації дозволяють розробляти та використовувати більш ефективні рішення зі зниженими витратами. Їхня ефективність полягає у високій швидкості відгуку, а не в потужності використовуваного обладнання. Витрати на встановлення, діагностику, обслуговування та модернізацію додатків значно знижуються порівняно з можливістю роботи з будь-якої точки світу.
Впровадження спеціалізованої програмної платформи, розробленої з урахуванням робочого процесу, дозволяє отримувати онлайн-зворотний зв'язок, який автоматично доступний для кожної завершеної процедури зовнішньою організацією, а також забезпечує інтерактивну взаємодію між вашою організацією та організацією аутсорсингового постачальника. Наприклад, можна звертатися до персоналізованої бази даних, наданої аутсорсинговим постачальником: іншими словами, кожен ресурс/організація (аутсорсер), задіяний у процесі закупівель, може контролювати хід виконання запиту на закупівлю в будь-який момент, а також мати можливість переглядати списки, надіслані замовлення, їх хід виконання та пов'язані з ними терміни доставки, рахунки-фактури та ваучери, а також «Контроль діяльності аутсорсингу» (IG – ступінь інтеграції).
Можливість доступу до таких інструментів забезпечується простим використанням системи управління інформацією інформаційно-орієнтованого типу.
Як згадувалося раніше, основною рушійною силою збільшення обсягу замовлень є необхідність зменшення складських запасів; пропорційно цьому збільшенню також повинні множитися заходи з моніторингу та підтримки для залучених постачальників. Значна допомога в управлінні такою ситуацією виникає завдяки досягненню синергії з іншими агентствами з управління матеріалами в рамках Групи (як на внутрішньому, так і на міжнародному рівні) або з іншими організаціями, які мають спільні рекомендації.
Використання програмного забезпечення Інтегрованої платформи аутсорсингу, в рамках стратегічного дизайну інновацій, позиціонується між діяльністю аутсорсера та постачальника аутсорсингу, без негативного впливу на існуючі структури та процедури. Це також можна розглядати як закладення основи для поступової еволюції до міжнародного аутсорсингу (див. Віртуальний склад, який дозволяє підтримувати низькі значення запасів, забезпечуючи при цьому більшу доступну кількість, ніж мінімальна кількість, що фактично зберігається на складі).