Оцінка прикладної моделі аутсорсингу не може ігнорувати ступінь знання та використання інформаційних технологій, а також наявність інструментів, на яких вони базуються, і пропозиції, надані постачальником аутсорсингу
Управління часом
У високопродуктивних країнах ми все частіше відчуваємо потребу звертатися до дорогоцінного фактора часу. Зараз широко поширена думка, що оптимального визначення та поваги до робочого часу вже недостатньо; що набуває фундаментального значення, оскільки це те, що конкретно досягнуто в цей період часу, тобто результат діяльності у віддалених приміщеннях і людських і технологічних ресурсів, внутрішніх чи зовнішніх. Для здійснення ефективної діяльності з контролю та управління необхідні все нові управлінські інструменти та дії, засновані на інноваційних технологіях. Наявність цих інструментів відіграє вирішальну роль у визначенні нових організаційних моделей, спрямованих на зниження витрат, зміцнення позиції компанії на ринку та підвищення конкурентоспроможності та ефективності. У спробі вирішити «проблему часу», в контексті управління матеріалами та постачанням, компанії все частіше опинятимуться в становищі, вимагаючи від своїх постачальників здатності брати на себе активну партнерську роль у визначенні та розвитку стратегій компанії та в досягненні все кращих економічних цілей; Таким чином ми досягнемо все більш повної та плідної інтеграції з тими організаційними центрами, які можуть запропонувати цю послугу.
Повідомлення та процедури
Кількість процедур у процесі закупівлі з часом збільшується пропорційно кількості замовлень, які стають необхідними, особливо в контексті системної взаємності. Це збільшення кількості замовлень походить від фактичного зменшення вартості, що зберігається на складі, до якого рухаються великі компанії.
Документація та обсяг інформації, створений для кожної процедури процесу закупівель, і відповідне управління на різних етапах процесу роблять час, витрачений головною дійовою особою цієї діяльності. Час виявляється як фактор, ступінь впливу якого незначна і, мабуть, невимірна; можна лише взяти до уваги можливість зменшення кількості використовуваного часу завдяки підтримці цільових ІТ-рішень, здатних здійснювати комунікацію, перевірку, контроль і подальшу діяльність; фактично витрати на цю діяльність часто значно перевищують вартість об’єкта, що постачається (кількість процедур закупівель становить від п’ятдесяти до шістдесяти, залучених організацій – близько десяти, залучених людей – від десяти до двадцяти).
Програмне забезпечення інтегрованої платформи аутсорсингу
Нові технології та методи комунікації дозволяють створювати та використовувати більш ефективні рішення за менших витрат. Їх достовірність слід шукати у високій швидкості відгуку, а не в потужності використовуваного обладнання. Витрати на встановлення, діагностику, технічне обслуговування та модернізацію додатків значно зменшуються порівняно з можливістю роботи з будь-якої точки світу.
Запровадження спеціальної програмної платформи, створеної з точки зору робочого процесу, дозволяє отримувати онлайн-зворотній зв’язок, автоматично доступний після кожного завершення процедури зовнішньою структурою, а також можливість інтерактивної роботи, пов’язуючи власну структуру зі структурою аутсорсингового провайдера. Можна, наприклад, переглянути персоналізовану базу даних, надану Постачальником аутсорсингу: іншими словами, кожен ресурс/організація (Аутсорсинг), залучений до процесу закупівель, може перевіряти хід виконання запиту на закупівлю в будь-якій точці потоку, а також мати можливість перевіряти списки, надіслані замовлення, їх виконання та відповідні умови доставки, рахунки-фактури та документи, «контроль діяльності аутсорсингу» (GI - Ступінь Інтеграція).
Можливість доступу до цієї інформації забезпечується простим використанням інформаційно-орієнтованої системи управління інформацією.
Як зазначалося раніше, фактором, який в першу чергу генерує збільшення кількості замовлень, є необхідність скорочення складських запасів; пропорційно цьому збільшенню збільшується контрольна та допоміжна діяльність залучених постачальників. Величезну допомогу в управлінні подібною ситуацією надає створення синергії з іншими агентствами з управління матеріалами в межах однієї Групи (в Італії та за кордоном), якщо навіть не з іншими організаціями зі спільними вказівками.
Використання програмного забезпечення інтегрованої платформи аутсорсингу є частиною стратегічного планування інновацій між Аутсорсером і діяльністю Постачальника аутсорсингу, не створюючи негативного впливу на існуючі структури та вимоги. Усе це також можна розглядати як створення основи для поступового переходу до міжнародного аутсорсингу. (див. Віртуальний склад, який дає змогу зменшити вартість запасів, але мати доступну кількість, що перевищує мінімальну кількість, що зберігається на складі).