Оцінка моделі аутсорсингу не може ігнорувати ступінь знайомства та використання інформаційних технологій, не кажучи вже про володіння інструментами та пропозиціями, що пропонуються вам постачальником аутсорсингу.
Управління часом
У країнах з високим рівнем доходу зростає потреба в управлінні дорогоцінним фактором часу. Загальновизнаною є думка, що оптимального визначення та поваги до робочого часу вже недостатньо; принципово важливим є те, що конкретно досягається в ці часові рамки, результат діяльності, віддалених приміщень, а також людських і технологічних ресурсів, як внутрішніх, так і зовнішніх. Для здійснення ефективної діяльності з контролю та управління необхідні управлінські інструменти та постійно нові дії, засновані на інноваційних технологіях. Наявність таких інструментів відіграє вирішальну роль у визначенні нових організаційних моделей, орієнтованих на зниження витрат, зміцнення ринкових позицій бізнесу, підвищення конкурентоспроможності та ефективності. Намагаючись вирішити «проблему часу» в управлінні постачанням матеріалів, компанії все частіше опинятимуться в положенні, вимагаючи від своїх постачальників можливості брати на себе роль активного партнера у визначенні та розробці бізнес-стратегій та досягненні своїх постійно зростаючих економічних цілей. Таким чином, ми досягнемо все більш повної та плідної інтеграції з тими організаційними центрами, які мають можливість запропонувати таку послугу.
Комунікації та процедури
Кількість процедур у процесі постачання з часом збільшується пропорційно кількості замовлень, які стають необхідними, особливо в рамках взаємних систем. Це збільшення кількості замовлень походить від ефективного зниження вартості активів, що зберігаються на складах, тенденції, яку переймають великі компанії.
Документація та обсяг інформації, що генерується для кожної процедури в процесі постачання, а також її відносне управління на різних етапах процесу роблять витрачений час головним чинником такої діяльності. Час виявляється як фактор, ступінь впливу якого є незважаючим і, очевидно, невимірним; не можна ігнорувати можливість скорочення кількості витраченого часу завдяки підтримці цільових ІТ-рішень, здатних здійснювати комунікаційні, верифікаційні, контрольні та моніторингові дії; витрати на таку діяльність часто значно перевищують вартість об'єкта, що постачається (процедури постачання складають від п'ятдесяти до шістдесяти, задіяні установи – близько десяти, залучені – від десяти до двадцяти осіб).
Інтегроване програмне забезпечення для аутсорсингової платформи
Нові технології та форми комунікації дозволяють впроваджувати та використовувати ефективніші рішення зі зниженими витратами. Їхня цінність полягає радше у високій швидкості реагування, ніж у потужності використовуваного обладнання. Витрати на впровадження, встановлення, діагностику, обслуговування та модернізацію додатків надзвичайно низькі порівняно з можливістю роботи з будь-якої точки світу.
Впровадження спеціалізованої програмної платформи, реалізованої з точки зору робочого процесу, дозволяє здійснювати онлайн-зворотний зв'язок, який автоматично доступний для кожної процедури, що виконується зовнішньою структурою, а також можливість інтерактивної роботи між власною структурою та структурою аутсорсингового постачальника. Наприклад, можна звертатися до налаштованої бази даних, наданої аутсорсинговим постачальником: іншими словами, кожен ресурс/суб'єкт (аутсорсинговий постачальник), задіяний у процесі постачання, може контролювати статус виконання замовлення на постачання в будь-який момент процесу, а також контрольні списки, подані замовлення, їх статус виконання та відносні терміни доставки, рахунки-фактури та документи, «контроль діяльності аутсорсингу» (Ступінь інтеграції – GI).
Можливість вирішення таких тем забезпечується простим використанням системи управління інформацією інформаційно-орієнтованого типу.
Як зазначалося раніше, основним фактором, що зумовлює збільшення кількості замовлень, є необхідність скорочення запасів на складах; пропорційно до цього збільшення необхідно також помножити контрольну та допоміжну діяльність для залучених постачальників. Значною допомогою в управлінні такою ситуацією є створення синергії з іншими агентствами з управління матеріалами всередині самої Групи (як на внутрішньому, так і на міжнародному рівні), або навіть з іншими організаціями, які мають спільні рекомендації.
Використання програмного забезпечення інтегрованої платформи аутсорсингу, в рамках стратегічного дизайну інновацій, розміщено між аутсорсинговою компанією та діяльністю постачальника аутсорсингу, без негативного впливу на існуючі структури та приписи. Все це також можна розглядати як створення основи для поступової еволюції до міжнародного аутсорсингу. (Див. Віртуальний склад, який дозволяє підтримувати знижену вартість запасів, але з більшою кількістю, доступною порівняно з мінімальною кількістю, що знаходиться лише на складі).