Bei der Bewertung eines Outsourcing-Anwendungsmodells darf der Kenntnisstand und die Nutzung von Informationstechnologien nicht außer Acht gelassen werden, ganz zu schweigen von der Beherrschung der Werkzeuge, auf denen die Ihnen vom Outsourcing-Anbieter unterbreiteten Vorschläge basieren.
Zeitmanagement
In leistungsstarken Ländern wird die Bedeutung des Zeitfaktors immer deutlicher. Es ist mittlerweile allgemein anerkannt, dass die bloße Festlegung und Einhaltung optimaler Arbeitszeiten nicht mehr ausreicht. Dies ist von grundlegender Bedeutung, da die tatsächlich in diesem Zeitraum erzielten Ergebnisse von Aktivitäten, Standorten sowie internen und externen personellen und technologischen Ressourcen abhängen. Für effektive Kontroll- und Managementaktivitäten sind Managementinstrumente und innovative Ansätze auf Basis neuer Technologien unerlässlich. Die Verfügbarkeit solcher Instrumente spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung neuer Organisationsmodelle, die auf Kostenreduzierung, Stärkung der Marktposition und Steigerung von Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz ausgerichtet sind. Um das „Zeitproblem“ im Rahmen des Supply Chain Managements zu lösen, werden Unternehmen zunehmend von ihren Lieferanten eine aktive Partnerrolle bei der Definition und Entwicklung von Geschäftsstrategien und der Erreichung immer besserer wirtschaftlicher Ziele fordern. Dies führt zu einer immer umfassenderen und fruchtbareren Integration mit den Organisationseinheiten, die solche Dienstleistungen anbieten können.
Kommunikation und Verfahren
Die Anzahl der Verfahrensschritte in einem Beschaffungsprozess steigt im Laufe der Zeit proportional zur Anzahl der erforderlichen Bestellungen, insbesondere im Kontext von Systemkooperationsvereinbarungen. Dieser Anstieg der Bestellzahlen resultiert aus der effektiven Reduzierung des Lagerbestands – ein Trend, dem sich große Unternehmen anschließen.
Der Dokumentationsaufwand und die Menge der für jedes Verfahren im Beschaffungsprozess generierten Informationen sowie deren Verwaltung in den verschiedenen Phasen machen den Zeitaufwand zum entscheidenden Faktor. Zeit erweist sich als ein Faktor mit unvorhersehbaren und scheinbar unmessbaren Auswirkungen. Die Möglichkeit, den Zeitaufwand durch gezielte IT-Lösungen für Kommunikation, Verifizierung, Kontrolle und Überwachung zu reduzieren, darf nicht außer Acht gelassen werden. Die Kosten dieser Aktivitäten übersteigen den Wert der gelieferten Waren oder Dienstleistungen bei Weitem (es gibt 50 bis 60 Beschaffungsverfahren mit Beteiligung von etwa zehn Behörden und zehn bis zwanzig Personen).
Software für eine integrierte Outsourcing-Plattform
Neue Technologien und Kommunikationsmethoden ermöglichen die Entwicklung und Nutzung effizienterer Lösungen zu geringeren Kosten. Ihre Effektivität beruht auf hoher Reaktionsgeschwindigkeit und nicht auf der Leistung der verwendeten Hardware. Die Kosten für Installation, Diagnose, Wartung und Modernisierung von Anwendungen werden im Vergleich zur weltweiten Betriebsmöglichkeit deutlich reduziert.
Die Einführung der speziell für Workflow-Optimierung entwickelten Softwareplattform ermöglicht automatisches Online-Feedback für jeden abgeschlossenen Vorgang durch den externen Dienstleister und die interaktive Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und dem Outsourcing-Anbieter. So kann beispielsweise eine personalisierte Datenbank des Outsourcing-Anbieters eingesehen werden: Jede am Beschaffungsprozess beteiligte Ressource/Einheit (Outsourcer) kann den Fortschritt einer Beschaffungsanfrage jederzeit verfolgen und darüber hinaus Listen, versendete Bestellungen, deren Status und zugehörige Lieferzeiten, Rechnungen und Belege sowie die „Outsourcing-Aktivitätskontrolle“ (IG – Integrationsgrad) einsehen.
Der Zugriff auf solche Werkzeuge wird durch die einfache Nutzung eines informationsorientierten Informationsmanagementsystems gewährleistet.
Wie bereits erwähnt, ist der Hauptgrund für das gestiegene Auftragsvolumen der Bedarf an reduzierten Lagerbeständen. Entsprechend dieser Steigerung müssen auch die Überwachungs- und Unterstützungsmaßnahmen für die beteiligten Lieferanten verstärkt werden. Wesentliche Unterstützung bei der Bewältigung dieser Situation ergibt sich aus der Nutzung von Synergien mit anderen Materialwirtschaftsstellen innerhalb des Konzerns (sowohl im In- als auch im Ausland) oder mit anderen Unternehmen, die gemeinsame Richtlinien anwenden.
Die Nutzung der integrierten Outsourcing-Plattform-Software ist im Rahmen der strategischen Innovationsgestaltung zwischen den Aktivitäten des Auftraggebers und des Outsourcing-Anbieters positioniert, ohne bestehende Strukturen und Prozesse negativ zu beeinflussen. Dies kann auch als Grundlage für eine schrittweise Entwicklung hin zum internationalen Outsourcing gesehen werden (siehe Virtuelles Lager, das niedrige Lagerbestände ermöglicht und gleichzeitig eine größere verfügbare Menge als die tatsächlich im Lager befindliche Mindestmenge gewährleistet).