Bei der Bewertung eines Outsourcing-Anwendungsmodells darf der Grad der Vertrautheit mit und der Nutzung von Informationstechnologien nicht außer Acht gelassen werden, ganz zu schweigen vom Eigentum an den Tools und Vorschlägen, die Ihnen vom Outsourcing-Anbieter unterbreitet werden.
Zeitmanagement
In Ländern mit hohem Einkommen steigt der Bedarf an effizientem Zeitmanagement. Es herrscht weitgehend Einigkeit darüber, dass eine optimale Definition und Einhaltung der Arbeitszeit nicht mehr ausreicht; entscheidend ist vielmehr, was innerhalb dieses Zeitrahmens konkret erreicht wird – das Ergebnis von Aktivitäten, externen Standorten sowie internen und externen personellen und technologischen Ressourcen. Für effektive Kontroll- und Managementaktivitäten sind Managementinstrumente und ständig neue, auf innovativen Technologien basierende Maßnahmen unerlässlich. Die Verfügbarkeit solcher Instrumente spielt eine entscheidende Rolle bei der Definition neuer Organisationsmodelle, die auf Kostenreduzierung, die Festigung der Marktposition und eine höhere Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz ausgerichtet sind. Um das „Zeitproblem“ im Materialwirtschaftsmanagement zu lösen, werden Unternehmen zunehmend von ihren Lieferanten fordern, die Rolle eines aktiven Partners bei der Definition und Entwicklung von Geschäftsstrategien und der Erreichung ihrer stetig wachsenden wirtschaftlichen Ziele einzunehmen. Auf diese Weise erreichen wir eine immer umfassendere und fruchtbarere Integration mit den Organisationseinheiten, die einen solchen Service anbieten können.
Kommunikation und Verfahren
Die Anzahl der Verfahrensschritte in einem Beschaffungsprozess steigt im Laufe der Zeit proportional zur Anzahl der notwendigen Bestellungen, insbesondere in Systemen mit gegenseitiger Auftragsvergabe. Dieser Anstieg der Bestellmenge resultiert aus der effektiven Reduzierung des Wertes von in Lagern gebundenen Vermögenswerten – ein Trend, dem sich auch große Unternehmen anschließen.
Die Dokumentation und die Menge der für jeden Verfahrensschritt im Beschaffungsprozess generierten Informationen sowie deren Verwaltung in den verschiedenen Prozessphasen machen den Zeitaufwand zum Hauptakteur dieser Aktivitäten. Zeit erweist sich als ein Faktor, dessen Einfluss schwer abzuschätzen und scheinbar nicht messbar ist. Die Möglichkeit, den Zeitaufwand durch gezielte IT-Lösungen, die Kommunikations-, Verifizierungs-, Kontroll- und Überwachungsaktivitäten ermöglichen, zu reduzieren, darf nicht außer Acht gelassen werden. Die Kosten solcher Aktivitäten übersteigen oft den Wert des zu liefernden Gegenstands bei Weitem (zwischen fünfzig und sechzig Beschaffungsvorgänge, etwa zehn beteiligte Behörden und zehn bis zwanzig beteiligte Personen).
Software für eine integrierte Outsourcing-Plattform
Neue Technologien und Kommunikationsformen ermöglichen die Implementierung und Nutzung effektiverer Lösungen zu geringeren Kosten. Ihr Wert liegt weniger in der Leistungsfähigkeit der verwendeten Hardware als vielmehr in der hohen Reaktionsgeschwindigkeit. Die Kosten für Installation, Diagnose, Wartung und Modernisierung von Anwendungen sind im Vergleich zur Möglichkeit des weltweiten Betriebs äußerst gering.
Die Einführung der dedizierten Softwareplattform, die aus Workflow-Perspektive implementiert wurde, ermöglicht automatisches Online-Feedback bei jedem von der externen Struktur ausgeführten Vorgang sowie die interaktive Zusammenarbeit zwischen der eigenen Struktur und der des Outsourcing-Anbieters. So kann beispielsweise eine vom Outsourcing-Anbieter bereitgestellte, kundenspezifische Datenbank eingesehen werden. Das heißt, jede am Lieferprozess beteiligte Ressource/Einheit (Outsourcing-Anbieter) kann den Status einer Lieferbestellung jederzeit im Ablauf überprüfen, ebenso wie Kontrolllisten, eingereichte Bestellungen, deren Status und zugehörige Liefertermine, Rechnungen und Dokumente – die „Kontrolle der Outsourcing-Aktivität“ (GI – Integrationsgrad).
Die Möglichkeit, solche Themen anzugehen, wird durch die einfache Verwendung eines informationsorientierten Informationsmanagementsystems gewährleistet.
Wie bereits erwähnt, ist der Hauptgrund für den Anstieg der Bestellungen der Bedarf an reduzierten Lagerbeständen. Entsprechend müssen auch die Kontroll- und Unterstützungsmaßnahmen für die beteiligten Lieferanten verstärkt werden. Eine wesentliche Hilfe bei der Bewältigung dieser Situation bietet die Schaffung von Synergien mit anderen Materialwirtschaftsstellen innerhalb des Konzerns (sowohl im In- als auch im Ausland) oder auch mit anderen Unternehmen, die gemeinsame Richtlinien anwenden.
Der Einsatz integrierter Outsourcing-Plattform-Software ist im Rahmen der Innovationsstrategie zwischen dem Outsourcing-Unternehmen und den Aktivitäten des Outsourcing-Anbieters angesiedelt, ohne bestehende Strukturen und Prozesse negativ zu beeinflussen. Dies schafft die Grundlage für eine schrittweise Entwicklung hin zu internationalem Outsourcing. (Siehe virtuelles Lager, das es ermöglicht, den Wert der Vorräte zu senken, aber gleichzeitig eine größere Menge als die im Lager verfügbare Mindestmenge bereitzustellen.)