L’évaluation d’un modèle d’application de l’Outsourcing ne peut pas faire abstraction du degré de connaissance et de l’utilisation des Technologies de l’Information, sans parler de la maîtrise des Outils sur lesquels reposent les propositions qui vous sont adressées par le Prestataire d’Outsourcing
Gestion du Temps
Dans les pays à haut rendement, on se trouve de plus en plus souvent dans la nécessité de se rapporter au facteur temps précieux. C’est désormais une opinion largement répandue que la simple définition optimale et le respect des plages horaires de travail ne suffisent plus ; ce qui revêt une importance fondamentale dans la mesure où c’est ce qui est concrètement réalisé durant un tel arc de temps, le résultat des activités, des locaux distants et des ressources humaines et technologiques, qu’elles soient internes ou externes. Pour pouvoir mener à bien des activités efficaces de Contrôle et de Gestion, il est nécessaire d’avoir des instruments managériaux et de nouvelles approches basées sur des technologies innovantes. La disponibilité de tels instruments joue un rôle déterminant dans la définition de nouveaux modèles organisationnels orientés vers la réduction des coûts, la consolidation de la position commerciale sur le marché et vers une plus grande compétitivité et efficacité. Dans la tentative de résolution du « problème temps », dans le cadre de la Gestion des Approvisionnements et de la Gestion, les entreprises se trouveront de plus en plus souvent dans la position d’exiger de leurs propres fournisseurs la capacité à assumer un rôle de Partenaire actif dans la définition et le développement des stratégies commerciales et dans l’atteinte d’objectifs économiques toujours meilleurs ; on en arrivera ainsi à une intégration toujours plus complète et fructueuse avec ces centres organisationnels qui sont en mesure d’offrir de tels services.
Communications et Procédures
Le nombre des procédures d’un processus d’approvisionnement augmente dans le temps proportionnellement au nombre de commandes qui deviennent nécessaires, notamment dans le cadre des réciprocations pour les systèmes. Cette augmentation du nombre de commandes a pour origine la réduction effective de la valeur immobilisée en entrepôt vers laquelle les grandes entreprises s’orientent.
La documentation et la quantité d’informations générées pour chaque procédure du processus d’approvisionnement et sa gestion relative dans les diverses étapes du processus, font du temps engagé le protagoniste principal de telles activités. Le temps s’avère être un facteur dont le degré d’incidence s’avère imprévisible et apparemment non mesurable ; la possibilité ne peut être négligée de réduire la quantité de temps utilisé grâce au soutien de solutions informatiques ciblées, en mesure de réaliser des activités de communication, vérification, contrôle et suivi ; les coûts de telles activités dépassent en effet très largement la valeur de l’objet de la fourniture (les procédures d’approvisionnement sont au nombre de cinquante à soixante, avec environ dix agences impliquées, et dix à vingt personnes engagées).
Logiciel Plateforme Intégrée d’Outsourcing
Les nouvelles technologies et modes de communication permettent la réalisation et l’utilisation de solutions plus efficaces à coûts réduits. Leur validité doit se trouver dans la vitesse élevée de réponse plutôt que dans la puissance du matériel utilisé. La mise en œuvre des coûts d’installation, de diagnostic, de maintenance et de modernisation des applications s’avère extrêmement réduite si rapportée à la possibilité d’opérer de n’importe quelle partie du monde.
L’introduction de la plateforme logicielle dédiée, et réalisée dans l’optique du Work Flow, permet un Retour d’Information En ligne, automatiquement disponible à chaque accomplissement de procédure de la part de la structure externe et la possibilité d’opérer de manière interactive en plaçant entre votre structure et celle du Prestataire d’Outsourcing. Il est possible, par exemple, de consulter une banque de données personnalisée mise à votre disposition par le Prestataire d’Outsourcing : en d’autres termes, chaque ressource/entité (Outsourcer) impliquée dans le processus d’approvisionnement peut contrôler l’état d’avancement d’une demande d’approvisionnement en n’importe quel point du flux, en plus de pouvoir consulter les listes, les commandes envoyées, l’état d’avancement des mêmes et les délais de livraison afférents, les factures et les bons, le « contrôle de l’activité d’Outsourcing » (GI – Degré d’Intégration).
La possibilité d’accéder à de tels outils vous est assurée par la simple utilisation d’un système de gestion de l’information de type Information Oriented.
Comme dit précédemment, le facteur qui génère en premier lieu l’augmentation du nombre de commandes est la nécessité de réduire les stocks en entrepôt ; proportionnels à cette augmentation doivent se multiplier les activités de contrôle et de support des fournisseurs impliqués. Une aide énorme dans la gestion de ce type de situation découle de la réalisation de synergies avec d’autres agences de gestion des matériaux au sein du Groupe (sur le territoire national et étranger), sinon avec d’autres entités ayant des lignes directrices communes.
L’utilisation du Logiciel Plateforme Intégrée d’Outsourcing est placée, dans le cadre de la conception stratégique de l’innovation, entre l’Outsourcer et les activités du Prestataire d’Outsourcing, sans générer d’incidences négatives sur les structures existantes et les prescriptions. Tout cela peut être vu de plus comme la création des bases pour une évolution progressive vers un Outsourcing International. (voir Virtual Warehouse qui permet de maintenir la valeur des stocks réduite, mais d’avoir une quantité disponible supérieure à la quantité minimale effectivement en dépôt dans l’entrepôt).