L'évaluation d'un modèle d'application d'externalisation ne peut ignorer le degré de connaissance et d'utilisation des technologies de l'information, ainsi que la disponibilité des outils sur lesquels elles reposent et les propositions présentées par le fournisseur d'externalisation
Gestion du temps
Dans les pays à forte productivité, nous nous retrouvons de plus en plus fréquemment confrontés au besoin de nous rapporter au précieux facteur temps. Il est désormais largement admis qu’une définition et un respect optimaux des plages horaires de travail ne suffisent plus ; ce qui revêt une importance fondamentale car c'est ce qui est concrètement réalisé au cours de cette période, c'est-à-dire le résultat des activités, dans leurs locaux éloignés et des ressources humaines et technologiques, qu'elles soient internes ou externes. Afin de mener à bien des activités de contrôle et de gestion efficaces, des outils de gestion de plus en plus nouveaux et des actions basées sur des technologies innovantes sont nécessaires. La disponibilité de ces outils joue un rôle décisif dans la définition de nouveaux modèles organisationnels visant à réduire les coûts, à consolider la position de l'entreprise sur le marché et à accroître sa compétitivité et son efficacité. Pour tenter de résoudre le « problème du temps », dans le contexte de la gestion des matériaux et des achats, les entreprises se trouveront de plus en plus dans la position d'exiger de leurs fournisseurs la capacité d'assumer un rôle de partenaire actif dans la définition et le développement des stratégies d'entreprise et dans la réalisation d'objectifs économiques de plus en plus meilleurs ; De cette façon, nous parviendrons à une intégration de plus en plus complète et fructueuse avec les centres organisationnels qui sont en mesure d'offrir ce service.
Communications et procédures
Le nombre de procédures dans un processus d'achat augmente avec le temps proportionnellement au nombre de commandes qui deviennent nécessaires, notamment dans le cadre de réciprocités du système. Cette augmentation du nombre de commandes provient de la réduction effective de la valeur détenue en entrepôt vers laquelle s'orientent les grandes entreprises.
La documentation et le volume d'informations générés pour chaque procédure du processus de passation des marchés et la gestion associée dans les différentes phases du processus font du temps passé le principal protagoniste de ces activités. Le temps se révèle comme un facteur dont le degré d'impact est impondérable et, apparemment, non mesurable ; on ne peut envisager la possibilité de réduire le temps utilisé que grâce au support de solutions informatiques ciblées, capables de réaliser des activités de communication, de vérification, de contrôle et de suivi ; en effet, les coûts de ces activités dépassent souvent largement la valeur de l'objet à fournir (les procédures de passation de marchés sont entre cinquante et soixante, les entités impliquées sont une dizaine, les personnes impliquées sont entre dix et vingt).
Logiciel de plateforme d'externalisation intégré
Les nouvelles technologies et méthodes de communication permettent la création et l'utilisation de solutions plus efficaces à des coûts réduits. Leur validité doit résider dans la vitesse de réponse élevée plutôt que dans la puissance du matériel utilisé. La mise en œuvre des coûts d'installation, de diagnostic, de maintenance et de modernisation des applications est extrêmement réduite par rapport à la possibilité d'opérer depuis n'importe où dans le monde.
L'introduction de la plateforme logicielle dédiée, créée dans une perspective Workflow, permet un feedback en ligne, automatiquement disponible à chaque achèvement de la procédure par la structure externe et la possibilité d'opérer de manière interactive en reliant sa propre structure à celle du Prestataire d'Externalisation. Il est possible, par exemple, de consulter une base de données personnalisée mise à disposition par l'Outsourcing : en d'autres termes, chaque ressource/entité (Outsourceur) impliquée dans le processus d'approvisionnement peut vérifier l'avancement d'une demande d'approvisionnement à tout moment du flux, ainsi que pouvoir vérifier les listes, les commandes envoyées, leur avancement et les conditions de livraison associées, les factures et les documents, le « contrôle de l'activité d'Outsourcing » (GI - Degré d'Intégration).
La possibilité d'accéder à ces informations est assurée par la simple utilisation d'un système de gestion de l'information orienté information.
Comme mentionné précédemment, le facteur qui génère principalement l’augmentation du nombre de commandes est la nécessité de réduire les approvisionnements des entrepôts ; proportionnelle à cette augmentation est la multiplication des activités de contrôle et de support des fournisseurs concernés. Une aide considérable dans la gestion de ce type de situation vient de la création de synergies avec d'autres agences de gestion des matériaux au sein du même Groupe (en Italie et à l'étranger), voire même avec d'autres entités ayant des lignes directrices communes.
L'utilisation du Logiciel de Plateforme d'Externalisation Intégrée se place, dans le cadre de la planification stratégique de l'innovation, entre l'Outsourceur et les activités du Prestataire d'Externalisation, sans générer d'impacts négatifs sur les structures et exigences existantes. Tout cela peut également être considéré comme créant la base d’une évolution progressive vers l’externalisation internationale. (voir Entrepôt Virtuel qui permet de garder la valeur des fournitures réduite, mais d'avoir une quantité disponible supérieure à la quantité minimale stockée dans l'entrepôt).