L'évaluation d'un modèle d'application d'externalisation ne peut ignorer le degré de familiarité et d'utilisation des technologies de l'information, sans parler de la propriété des outils sur leurs bases et des propositions qui vous sont faites, de la part du prestataire d'externalisation.
Gestion du temps
Dans les pays à revenu élevé, il existe un besoin croissant de prendre en compte le précieux facteur temps. Il existe déjà une opinion largement répandue selon laquelle une définition et un respect optimaux des horaires de travail ne suffisent plus ; ce qui revêt une importance fondamentale dans la mesure où c'est ce qui est concrètement accompli dans un tel laps de temps, le résultat d'activités, de locaux éloignés et de ressources humaines et technologiques, qu'elles soient internes ou externes. Pour pouvoir réaliser des activités de contrôle et de gestion efficaces, des instruments de gestion et des actes toujours nouveaux basés sur des technologies innovantes sont nécessaires. La disponibilité de tels instruments joue un rôle déterminant dans la définition de nouveaux modèles organisationnels visant à réduire les coûts, à consolider la position de l'entreprise sur le marché et à accroître sa compétitivité et son efficacité. Pour tenter de résoudre le « problème du temps », au sein de la Gestion et de la Gestion des Approvisionnements en Matières, les entreprises se retrouveront de plus en plus dans la position d'exiger de leurs fournisseurs la capacité d'assumer un rôle de Partenaire actif dans la définition et le développement de stratégies commerciales et dans la réalisation de leurs objectifs économiques toujours meilleurs ; De cette manière, nous parviendrons à une intégration de plus en plus complète et fructueuse avec les centres organisationnels qu'un tel service est en mesure d'offrir.
Communications et procédures
Le nombre de procédures dans un processus d'approvisionnement augmente au fil du temps proportionnellement au nombre de commandes qui deviennent nécessaires, en particulier dans le cadre des réciprocités de systèmes. Cette augmentation du nombre de commandes provient de la réduction effective de la valeur fixée dans les entrepôts vers laquelle s'orientent les grandes entreprises.
La documentation et la taille de l'information générée pour chaque procédure du processus d'approvisionnement et sa relative gestion dans les différentes phases du processus, font du temps passé le principal protagoniste de telles activités. Le temps se révèle comme un facteur dont le degré d'incidence apparaît impondérable et, apparemment, non mesurable ; on ne peut qu'envisager la possibilité de réduire le temps utilisé grâce à l'appui de solutions informatiques ciblées, capables de réaliser des activités de communication, de vérification, de contrôle et de surveillance ; les coûts de telles activités dépassent en effet souvent de loin la valeur de l'objet à fournir (les procédures de fourniture sont entre cinquante et soixante, les agences impliquées une dizaine, les personnes impliquées entre dix et vingt).
Logiciel de plateforme d'externalisation intégré
Les nouvelles technologies et formes de communication permettent la création et l'utilisation de solutions plus efficaces à des coûts réduits. Sa validité doit résider dans la rapidité de réponse plutôt que dans la puissance du matériel utilisé. La mise en œuvre des coûts d'installation, de diagnostic, de maintenance et de modernisation des applications est extrêmement faible par rapport à la possibilité d'opérer depuis n'importe où dans le monde.
L'introduction de la plateforme logicielle dédiée, et réalisée dans une perspective Work Flow, permet un feedback en ligne, automatiquement disponible à chaque exécution de procédure par la structure externe et la possibilité d'opérer de manière interactive entre votre propre structure et celle de l'Outsourcing. il est possible, par exemple, de consulter une base de données personnalisée mise à disposition par l'Outsourcing : en d'autres termes, chaque ressource/entité (Outsourceur) impliquée dans le processus d'approvisionnement peut contrôler l'état d'avancement d'une commande de fourniture à tout moment du flux, en plus de pouvoir contrôler les listes, les commandes envoyées, leur état d'avancement et leurs délais de livraison relatifs, les factures et les documents, le « contrôle de l'activité d'Outsourcing » (GI – Degré d'Intégration).
La possibilité d'aborder de tels sujets est assurée par la simple utilisation d'un système de gestion de l'information orienté vers l'information.
Comme indiqué précédemment, le facteur qui génère principalement l’augmentation du nombre de commandes est la nécessité de réduire les approvisionnements des entrepôts ; Proportionnellement à une telle augmentation, les activités de contrôle et d’accompagnement des fournisseurs concernés doivent être multipliées. Une grande aide dans la gestion de ce type de situation vient de la création de synergies avec d'autres agences de gestion du matériel au sein même du Groupe (sur le territoire national et étranger), voire avec d'autres entités ayant des lignes directrices communes.
L'utilisation du Logiciel de Plateforme d'Externalisation Intégrée se place, dans la conception stratégique de l'innovation, entre l'Outsourceur et les activités du Prestataire d'Externalisation, sans générer d'impacts négatifs sur les structures et prescriptions existantes. Tout cela peut en outre être considéré comme créant la base d’une évolution progressive vers l’externalisation internationale. (voir Entrepôt Virtuel qui permet de maintenir la valeur des fournitures réduite, mais d'avoir une quantité disponible qui est en réalité supérieure à la quantité minimale uniquement dans l'entrepôt).