Gestione del tempo; tecnologie di outsourcing; comunicazioni e procedure; Software integrato per piattaforme di outsourcing; ecc...
La valutazione di un modello applicativo di outsourcing non può prescindere dal grado di conoscenza e utilizzo delle tecnologie informatiche e tanto meno dalla disponibilità di strumenti basati su di esse e dai suggerimenti forniti dal fornitore di outsourcing.
Gestione del tempo
Nei paesi ad elevata performance economica, diventa sempre più necessario fare i conti con il prezioso fattore tempo. È ormai generalmente accettato che la definizione ottimale e il rispetto delle finestre dell’orario di lavoro non sono più sufficienti; Ciò è di fondamentale importanza perché riguarda ciò che viene concretamente realizzato durante tali periodi: il risultato delle attività, i loro presupposti e le risorse umane e tecnologiche utilizzate, siano esse interne o esterne. Per svolgere un'efficace attività di controllo e gestione sono necessari strumenti di gestione e misure costantemente nuove basate su tecnologie innovative. La disponibilità di tali strumenti gioca un ruolo decisivo nella definizione di nuovi modelli organizzativi volti a ridurre i costi, consolidare la posizione di mercato e raggiungere maggiore competitività ed efficienza. Nel tentativo di risolvere il “problema tempo” in ambito gestione e approvvigionamento dei materiali, le aziende si trovano sempre più nella condizione di esigere dai propri fornitori la capacità di assumere un ruolo di partner attivo nella definizione e nello sviluppo delle strategie aziendali e nel raggiungimento di obiettivi economici sempre migliori; In questo modo si realizza un'integrazione sempre più completa e fruttuosa con quelle unità organizzative capaci di offrire tali servizi.
Comunicazione e procedure
Il numero di procedure in un processo di approvvigionamento aumenta nel tempo in proporzione al numero di ordini richiesti, soprattutto nell'area dei rapporti reciproci per i sistemi. Questo aumento del numero di ordini ha le sue origini nell'effettiva riduzione del valore bloccato nelle scorte a cui stanno lavorando le grandi aziende.
La documentazione e la quantità di informazioni generate per ciascuna procedura del processo di appalto e la sua gestione nelle diverse fasi del processo rendono il tempo impiegato il principale protagonista di tali attività. Il tempo risulta essere un fattore il cui grado di incidenza si rivela incommensurabile e apparentemente non misurabile; non si può ignorare la possibilità di ridurre i tempi investiti supportando soluzioni informatiche mirate in grado di svolgere attività di comunicazione, verifica, controllo e tracciamento; Spesso, infatti, i costi di tali attività superano di gran lunga il valore del bene oggetto dell'appalto (le procedure di appalto sono tra cinquanta e sessanta, gli enti coinvolti sono una decina, le persone coinvolte tra le dieci e le venti).
Software della piattaforma di outsourcing integrata
Le nuove tecnologie e metodi di comunicazione consentono l'implementazione e l'utilizzo di soluzioni più efficaci a costi ridotti. La loro validità va ricercata meno nelle prestazioni dell'hardware utilizzato e più nell'elevata velocità di risposta. I costi di installazione, diagnosi, manutenzione e ammodernamento delle applicazioni risultano estremamente bassi se paragonati alla possibilità di lavorare da qualsiasi parte del mondo.
L'introduzione della piattaforma software dedicata, realizzata secondo il principio del workflow, consente il feedback online, disponibile automaticamente ogni volta che una procedura viene svolta dalla struttura esterna, e la possibilità di lavorare in modo interattivo tra la propria struttura e quella del fornitore in outsourcing. È possibile, ad esempio, accedere ad un database personalizzato fornito dal fornitore di outsourcing: in altre parole, ciascuna risorsa/entità coinvolta nel processo di approvvigionamento (outsourcer) può, in qualsiasi momento del processo, controllare l'andamento di un approvvigionamento richiesto, nonché liste di controllo, ordini inviati, il loro avanzamento e le relative date di consegna, fatture e bolle di consegna, “controllo dell'attività di outsourcing” (GI – livello di integrazione).
La possibilità di accedere a tali aree è assicurata attraverso la facilità di utilizzo di un sistema di gestione delle informazioni di tipo Information Oriented.
Come già accennato, il fattore che determina principalmente l'aumento del numero degli ordinativi è la necessità di ridurre le scorte; In proporzione a questo incremento dovranno moltiplicarsi le attività di controllo e supporto dei fornitori coinvolti. Un enorme aiuto nella gestione di tali situazioni viene dalla creazione di sinergie con altre agenzie di gestione dei materiali all'interno del gruppo (a livello nazionale ed estero), se non con altre entità con politiche comuni.
L'utilizzo del software Integrated Outsourcing Platform si posiziona all'interno della pianificazione strategica dell'innovazione tra l'outsourcer e le attività del fornitore di outsourcing, senza creare effetti negativi sulle strutture e normative esistenti. Tutto ciò può essere visto anche come la creazione delle basi per un graduale sviluppo verso l'outsourcing internazionale. (vd. Magazzino Virtuale, che consente di mantenere ridotto il valore dell'inventario, ma di avere una quantità maggiore rispetto all'inventario minimo).