Gestione del tempo; Tecnologie di outsourcing; Comunicazioni e procedure; Software integrato per piattaforme di outsourcing; ecc.
La valutazione di un modello di applicazione di outsourcing non può prescindere dal livello di conoscenza e utilizzo delle tecnologie informatiche, e ancor meno dalla disponibilità di strumenti basati su tali tecnologie e dalle proposte che il fornitore di outsourcing vi offre.
Gestione del tempo
Nei paesi ad alte prestazioni, la necessità di gestire il prezioso fattore tempo è sempre più diffusa. È opinione diffusa che la semplice definizione e il rispetto dell'orario di lavoro non siano più sufficienti; ciò che conta fondamentalmente è ciò che viene effettivamente realizzato in quel lasso di tempo, il risultato delle attività, tenendo conto dei presupposti di base e delle risorse umane e tecnologiche, interne o esterne. Per svolgere attività di controllo e gestione efficaci, sono necessari strumenti e pratiche manageriali in continua evoluzione, basati su tecnologie innovative. La disponibilità di tali strumenti gioca un ruolo decisivo nella definizione di nuovi modelli organizzativi volti alla riduzione dei costi, al consolidamento della posizione di mercato e al raggiungimento di maggiore competitività ed efficienza.
Nel tentativo di risolvere il "problema del tempo" nell'ambito della Supply Chain e della Gestione, le aziende si trovano sempre più spesso nella posizione di richiedere ai propri fornitori di assumere un ruolo di partner attivo nella definizione e nello sviluppo delle strategie aziendali e nel raggiungimento dei loro obiettivi economici, in continua evoluzione. Ciò porterà a un'integrazione sempre più completa e proficua con quei centri organizzativi in grado di offrire tale servizio.Comunicazioni e Procedure
Il numero di procedure in un processo di supply chain aumenta nel tempo proporzionalmente al numero di ordini necessari, soprattutto all'interno di sistemi reciproci. Questo aumento del numero di ordini deriva dall'effettiva riduzione del valore immobilizzato nelle scorte, una tendenza verso cui si stanno orientando le grandi aziende. La documentazione e il volume di informazioni generate per ogni procedura del processo di supply chain, e la loro gestione nelle diverse fasi del processo, rendono il tempo il fattore primario in queste attività. Il tempo si rivela un fattore il cui impatto è incommensurabile e, apparentemente, incommensurabile. Non si può trascurare la possibilità di ridurre il tempo impiegato attraverso il supporto di soluzioni IT mirate. Queste soluzioni sono progettate per svolgere attività di comunicazione, verifica, controllo e monitoraggio. I costi di tali attività spesso superano di gran lunga il valore del bene fornito (le procedure di fornitura sono tra le cinquanta e le sessanta, le agenzie coinvolte circa dieci e il numero di persone coinvolte tra le dieci e le venti).
Software per piattaforma di outsourcing integrata
Le nuove tecnologie e forme di comunicazione contribuiscono all'implementazione e all'utilizzo economicamente vantaggiosi delle soluzioni più efficaci. La sua validità, come definita dal Comitato di Bologna, risiede nell'elevata velocità di risposta piuttosto che nella potenza dell'hardware utilizzato. I costi di installazione, diagnostica, manutenzione e aggiornamento dell'applicazione sono estremamente bassi se confrontati con la possibilità di operare da qualsiasi parte del mondo. L'introduzione di una piattaforma software dedicata, implementata con un approccio workflow, fornisce un feedback online, disponibile automaticamente per ogni procedura completata dalla struttura esterna, e la possibilità di operare in modo interattivo, ponendosi tra la propria struttura e quella del fornitore di outsourcing. Ad esempio, è possibile consultare un database personalizzato messo a disposizione dal fornitore di servizi di outsourcing: in altre parole, ogni risorsa/entità (fornitore di servizi di outsourcing) coinvolta nel processo di fornitura può monitorare l'avanzamento di una fornitura richiesta in qualsiasi punto del flusso, nonché le liste di controllo, gli ordini inviati, il loro stato di avanzamento e i termini di consegna a voi relativi, le fatture e le etichette – "controllo dell'attività di outsourcing" (GI "Grado di integrazione").
La possibilità di accedere a tali informazioni è garantita dal semplice utilizzo di un sistema di gestione delle informazioni di tipo orientato alle informazioni.
Come accennato in precedenza, il fattore principale che determina l'aumento del numero di ordini è la necessità di ridurre le scorte di magazzino; proporzionalmente a questo aumento si moltiplicano le attività di controllo e supporto dei fornitori coinvolti. Un enorme aiuto nella gestione di questo tipo di situazione deriva dalla creazione di sinergie con altre agenzie di gestione dei materiali all'interno del Gruppo (sia a livello nazionale che internazionale), se non con altre entità che condividono linee guida comuni. L'utilizzo della piattaforma software integrata per l'outsourcing, nell'ambito di una progettazione strategica dell'innovazione, si colloca tra le attività del committente e del fornitore di servizi di outsourcing, senza impattare negativamente sulle strutture e normative esistenti. Questo può essere visto anche come la preparazione del terreno per una graduale evoluzione verso l'outsourcing internazionale. (Si veda il Magazzino Virtuale, che contribuisce a mantenere il valore ridotto delle forniture garantendo al contempo una quantità disponibile superiore al minimo richiesto in magazzino).