La valutazione di un modello di outsourcing non può prescindere dal livello di conoscenza e utilizzo delle tecnologie informatiche, per non parlare della padronanza degli strumenti su cui si basano le proposte presentate dal fornitore di servizi di outsourcing.
Gestione del tempo
Nei paesi ad alte prestazioni, la necessità di affrontare il prezioso fattore tempo è sempre più diffusa. È ormai ampiamente riconosciuto che la semplice definizione e il rispetto dell'orario di lavoro non sono più sufficienti; ciò è di fondamentale importanza perché ciò che viene effettivamente realizzato in tale arco di tempo è il risultato di attività, sedi remote e risorse umane e tecnologiche, siano esse interne o esterne.
Per condurre efficacemente le attività di controllo e gestione, è necessario disporre di strumenti gestionali e nuovi approcci basati su tecnologie innovative. La disponibilità di tali strumenti gioca un ruolo cruciale nella definizione di nuovi modelli organizzativi orientati alla riduzione dei costi, al rafforzamento della posizione di mercato e al raggiungimento di maggiore competitività ed efficienza. Nel tentativo di risolvere il "problema del tempo", nell'ambito della gestione della catena di approvvigionamento, le aziende si troveranno sempre più spesso nella posizione di richiedere ai propri fornitori di assumere il ruolo di partner attivi nella definizione e nello sviluppo delle strategie aziendali e nel raggiungimento di obiettivi economici sempre più ambiziosi. Ciò porterà a un'integrazione sempre più completa e proficua con quei centri organizzativi in grado di offrire tali servizi.Comunicazioni e procedure
Il numero di procedure in un processo di approvvigionamento aumenta nel tempo in proporzione al numero di ordini necessari, soprattutto nel contesto di accordi reciproci per i sistemi. Questo aumento del numero di ordini deriva dall'effettiva riduzione del valore immobilizzato nei magazzini, un obiettivo perseguito dalle grandi aziende.
La documentazione e la quantità di informazioni generate per ciascuna procedura del processo di approvvigionamento, e la loro gestione nelle varie fasi del processo, rendono il tempo il fattore primario in tali attività. Il tempo si rivela un fattore il cui impatto è imprevedibile e apparentemente incommensurabile; Non si può trascurare la possibilità di ridurre i tempi grazie a soluzioni IT mirate in grado di svolgere attività di comunicazione, verifica, controllo e monitoraggio; i costi di tali attività superano di gran lunga il valore dei beni o servizi forniti (si parla di cinquanta o sessanta procedure di approvvigionamento, che coinvolgono circa dieci enti e da dieci a venti persone).
Software integrato per la piattaforma di outsourcing
Le nuove tecnologie e i metodi di comunicazione consentono lo sviluppo e l'utilizzo di soluzioni più efficienti a costi ridotti. Il loro valore risiede nell'elevata velocità di risposta piuttosto che nella potenza dell'hardware utilizzato. I costi di implementazione per l'installazione, la diagnostica, la manutenzione e l'ammodernamento delle applicazioni sono estremamente bassi rispetto alla possibilità di operare da qualsiasi parte del mondo. L'introduzione di una piattaforma software dedicata, progettata con un approccio workflow, consente un feedback online, automaticamente disponibile per ogni procedura completata dall'ente esterno, e permette un funzionamento interattivo ponendovi tra la vostra organizzazione e quella del fornitore di outsourcing. È possibile, ad esempio, consultare un database personalizzato messo a disposizione dal fornitore di servizi di outsourcing: in altre parole, ogni risorsa/entità (fornitore di servizi di outsourcing) coinvolta nel processo di approvvigionamento può monitorare l'andamento di una richiesta di approvvigionamento in qualsiasi momento del flusso, oltre a poter visualizzare elenchi, ordini inviati, il loro stato di avanzamento e i relativi tempi di consegna, fatture e voucher, e il "Controllo delle attività di outsourcing" (IA - Grado di integrazione).
L'accesso a tali strumenti è garantito dal semplice utilizzo di un sistema di gestione orientato alle informazioni.
Come accennato in precedenza, il principale fattore determinante dell'aumento degli ordini è la necessità di ridurre le scorte di magazzino; proporzionalmente a questo aumento, devono moltiplicarsi anche le attività di monitoraggio e supporto per i fornitori coinvolti. Un aiuto significativo nella gestione di questo tipo di situazione deriva dal raggiungimento di sinergie con altre agenzie di gestione dei materiali all'interno del Gruppo (sia a livello nazionale che internazionale) o con altre entità che condividono linee guida comuni.
L'utilizzo del software della piattaforma integrata di outsourcing si colloca, nel quadro strategico dell'innovazione, tra le attività dell'Outsourcer e del Fornitore di servizi di outsourcing, senza impattare negativamente sulle strutture e procedure esistenti. Tutto ciò può essere visto anche come la preparazione del terreno per una graduale evoluzione verso l'outsourcing internazionale. (Vedi Magazzino Virtuale, che consente di mantenere bassi i valori di inventario pur avendo una quantità disponibile maggiore rispetto alla quantità minima effettivamente stoccata in magazzino.)