La valutazione di un modello di applicazione dell’Outsourcing non può prescindere dal grado di conoscenza e dall’utilizzo delle Tecnologie Informatiche, nonché dalla disponibilità di Strumenti su cui si basano e dalle proposte presentate da parte del Provider di Outsourcing
Gestione del Tempo
Nei paesi ad alta produttività ci troviamo sempre più frequentemente nella necessità di relazionarci al prezioso fattore tempo. È ormai opinione diffusa che non sia più sufficiente una definizione ottimale e il rispetto delle fasce orarie di lavoro; ciò che assume un’importanza fondamentale in quanto è quello che concretamente viene realizzato in tale arco di tempo, il risultato cioè delle attività, nelle loro premesse remote e, delle risorse umane e tecnologiche, siano esse di tipo interno o esterno. Per poter svolgere effettive attività di Controllo e Gestione sono necessari strumenti manageriali e atti sempre nuovi basati su tecnologie innovative. La disponibilità di tali strumenti gioca un ruolo determinante nella definizione di nuovi modelli organizzativi orientati alla riduzione dei costi, al consolidamento della posizione dell’azienda sul mercato e a maggiore competitività ed efficienze. Nel tentativo di risoluzione del “problema tempo”, nell’ambito della Gestione dei Materiali e dell’Approvvigionamento, le aziende si troveranno sempre più spesso nella posizione di richiedere ai propri fornitori la capacità di assumere un ruolo di Partner attivo nella definizione e nello sviluppo delle strategie aziendali e nel raggiungimento di obiettivi economici sempre migliori; si giungerà in questo modo ad avere un’integrazione sempre più completa e fruttuosa con quei centri organizzativi che tale servizio sono in posizione di offrire.
Comunicazioni e Procedure
Il numero delle procedure di un processo di approvvigionamento aumenta nel tempo proporzionalmente al numero di ordini che si rendono necessari, in particolare modo nell’ambito delle reciprocazioni per sistemi. Questo aumento nel numero degli ordini ha origine nella effettiva riduzione del valore immobilizzato in magazzino verso cui le grandi aziende si stanno orientando.
La documentazione e il volume di informazioni generate per ogni procedura del processo di approvvigionamento e la relativa gestione nelle varie fasi del processo, rendono il tempo impiegato il protagonista principale di tali attività. Il tempo si rivela come fattore il cui grado di incidenza risulta imponderabile e, apparentemente, non misurabile; la possibilità non può che essere presa in considerazione di ridurre la quantità di tempo utilizzato grazie al supporto di soluzioni informatiche mirate, in grado di svolgere attività di comunicazione, verifica, controllo e follow up; i costi di tali attività infatti spesso superano di molto il valore dell’oggetto da fornire (le procedure di approvvigionamento sono tra cinquanta e sessanta, gli enti coinvolti circa dieci, le persone coinvolte tra dieci e venti).
Software Piattaforma Integrata di Outsourcing
Le nuove tecnologie e i modi di comunicazione consentono la realizzazione e l’utilizzo di soluzioni più efficaci a costi ridotti. La loro validità deve essere riscontrata nell’elevata velocità di risposta più che nella potenza dell’hardware utilizzato. L’implementazione dei costi di installazione, diagnosi, manutenzione e modernizzazione delle applicazioni risulta estremamente ridotta se relazionata alla possibilità di operare da qualsiasi parte del mondo.
L’introduzione della piattaforma software dedicata, e realizzata nell’ottica del Flusso di Lavoro, consente un Feedback Online, disponibile automaticamente ad ogni completamento di procedura da parte della struttura esterna e la possibilità di operare in modo interattivo mettendo in relazione la propria struttura con quella del Provider di Outsourcing. È possibile, ad esempio, consultare un database personalizzato messo a disposizione dal Provider di Outsourcing: in altre parole ogni risorsa/ente (Outsourcer) coinvolto nel processo di approvvigionamento può controllare lo stato di avanzamento di una richiesta di approvvigionamento in qualsiasi punto del flusso, oltre a poter controllare liste, ordini inviati, stato di avanzamento degli stessi e relativi termini di consegna, fatture e documenti, “controllo dell’attività di Outsourcing” (GI – Grado di Integrazione).
La possibilità di accedere a tali informazioni è assicurata dal semplice utilizzo di un sistema di gestione delle informazioni di tipo Information Oriented.
Come detto precedentemente il fattore che genera in primo luogo l’aumento del numero di ordini è la necessità di ridurre gli approvvigionamenti di magazzino; proporzionali a tale aumento sono le moltiplicarsi delle attività di controllo e supporto dei fornitori coinvolti. Un enorme aiuto nella gestione di questo tipo di situazione deriva dalla realizzazione di sinergie con altre agenzie di gestione dei materiali all’interno dello stesso Gruppo (nel territorio nazionale e estero), se non addirittura con altre entità con linee guida comuni.
L’utilizzo del Software Piattaforma Integrata di Outsourcing è collocato, nell’ambito della progettazione strategica dell’innovazione, tra l’Outsourcer e le attività del Provider di Outsourcing, senza generare incidenze negative alle strutture e prescrizioni esistenti. Tutto ciò può inoltre essere visto come creazione della base per un’evoluzione graduale verso un Outsourcing Internazionale. (vd. Virtual Warehouse che consente di mantenere il valore degli approvvigionamenti ridotto, ma di avere una quantità disponibile superiore alla quantità minima giacente nel magazzino).