Nella valutazione di un modello di outsourcing non si può prescindere dal grado di familiarità e utilizzo delle tecnologie informatiche, né tantomeno dalla padronanza degli strumenti e delle soluzioni offerte dal fornitore di servizi di outsourcing.
Gestione del tempo
Nei paesi ad alto reddito, cresce l'esigenza di gestire il prezioso fattore tempo. È opinione diffusa che una definizione ottimale e il rispetto dell'orario di lavoro non siano più sufficienti; ciò che conta davvero è ciò che viene concretamente realizzato in quel lasso di tempo, frutto di attività, sedi remote e risorse umane e tecnologiche, interne ed esterne. Per svolgere attività di controllo e gestione efficaci, sono necessari strumenti manageriali e azioni sempre nuove basate su tecnologie innovative. La disponibilità di tali strumenti gioca un ruolo decisivo nella definizione di nuovi modelli organizzativi orientati alla riduzione dei costi, al consolidamento della posizione di mercato dell'azienda e a una maggiore competitività ed efficienza. Nel tentativo di risolvere il "problema del tempo" nella gestione della catena di approvvigionamento, le aziende si troveranno sempre più spesso nella posizione di richiedere ai propri fornitori la capacità di assumere il ruolo di partner attivo nella definizione e nello sviluppo delle strategie aziendali e nel raggiungimento dei loro obiettivi economici in continua evoluzione. In questo modo, si otterrà un'integrazione sempre più completa e proficua con quei centri organizzativi in grado di offrire tale servizio.
Comunicazioni e procedure
Il numero di procedure in un processo di approvvigionamento aumenta nel tempo in proporzione al numero di ordini necessari, soprattutto all'interno di sistemi reciproci. Questo incremento del numero di ordini deriva dall'effettiva riduzione del valore dei beni immobilizzati nei magazzini, una tendenza adottata dalle grandi aziende.
La documentazione e la quantità di informazioni generate per ogni procedura del processo di fornitura, e la relativa gestione nelle varie fasi del processo, fanno del tempo impiegato il principale protagonista di tali attività. Il tempo si rivela un fattore la cui incidenza è imponderabile e, apparentemente, incommensurabile; non si può ignorare la possibilità di ridurre i tempi impiegati grazie al supporto di soluzioni informatiche mirate, capaci di svolgere attività di comunicazione, verifica, controllo e monitoraggio; i costi di tali attività spesso superano di gran lunga il valore dell'oggetto da fornire (le procedure di fornitura sono tra le cinquanta e le sessanta, le agenzie coinvolte circa dieci, le persone impiegate tra le dieci e le venti).
Software per piattaforma integrata di outsourcing
Le nuove tecnologie e forme di comunicazione consentono l'implementazione e l'utilizzo di soluzioni più efficaci a costi ridotti. Il loro valore risiede più nell'elevata velocità di risposta che nella potenza dell'hardware utilizzato. I costi di implementazione per l'installazione, la diagnostica, la manutenzione e la modernizzazione delle applicazioni sono estremamente bassi se confrontati con la possibilità di operare da qualsiasi parte del mondo.
L'introduzione della piattaforma software dedicata, implementata in un'ottica di workflow, consente un feedback online, disponibile automaticamente per ogni procedura eseguita dalla struttura esterna, e la possibilità di un'interazione tra la propria struttura e quella del fornitore di servizi di outsourcing. Ad esempio, è possibile consultare un database personalizzato messo a disposizione dal fornitore di servizi di outsourcing: in altre parole, ogni risorsa/entità (fornitore di servizi di outsourcing) coinvolta nel processo di fornitura può controllare lo stato di avanzamento di un ordine di fornitura in qualsiasi momento del flusso, nonché controllare elenchi, ordini inoltrati, il loro stato di avanzamento e le relative scadenze di consegna, fatture e documenti, "controllo dell'attività di outsourcing" (GI - Grado di Integrazione).
La possibilità di affrontare tali argomenti è garantita dal semplice utilizzo di un sistema di gestione delle informazioni di tipo orientato alle informazioni.
Come già accennato, il fattore principale che determina l'aumento del numero di ordini è la necessità di ridurre le scorte di magazzino; proporzionalmente a tale aumento, è necessario moltiplicare anche le attività di controllo e supporto per i fornitori coinvolti. Un aiuto significativo nella gestione di questo tipo di situazione deriva dalla creazione di sinergie con altre agenzie di gestione dei materiali all'interno dello stesso Gruppo (sia a livello nazionale che internazionale), o anche con altre entità che condividono linee guida comuni.
L'utilizzo di una piattaforma software integrata per l'outsourcing si colloca, nell'ambito della strategia di innovazione, tra l'azienda che esternalizza i servizi e le attività del fornitore di servizi di outsourcing, senza generare impatti negativi sulle strutture e le prescrizioni esistenti. Tutto ciò può essere visto anche come la creazione delle basi per una graduale evoluzione verso l'outsourcing internazionale. (Si veda il magazzino virtuale, che consente di mantenere il valore delle forniture ridotto, ma con una quantità disponibile maggiore rispetto alla quantità minima reperibile solo in magazzino).