Caso UNITEC D GmbH

Page title: Case UNITEC D GmbH (italiano)

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Company presentation UNITEC D GmbH

Apresentação da empresa UNITEC D GmbH

UNITEC D (High Tech Industrieprodukte Vertriebs GmbH), é uma empresa de responsabilidade limitada, com sede em Augsburg (Alemanha), nascida no final dos anos ’80 por iniciativa do empresário italiano Vincenzo Marino, que havia acumulado importantes experiências no setor de grandes instalações de automação para a construção de automóveis em nível mundial. Essa experiência profissional o levou a identificar uma série de deficiências operacionais e gerenciais na logística e nos suprimentos em empresas que começavam a estabelecer novas relações comerciais com empresas localizadas em mercados geograficamente distantes. O problema mais evidente dessas deficiências dizia respeito à fragmentação dos suprimentos e à quase impossibilidade de coordenar os suprimentos também do ponto de vista temporal.
UNITEC criou novos serviços de alto valor agregado que se mostraram extremamente importantes para essas empresas. Assim nasceu o conceito de fornecimento integrado, por meio do qual as empresas clientes podiam delegar as atividades de suprimentos para obter os suprimentos de forma mais eficaz e eficiente em comparação aos métodos tradicionalmente utilizados. UNITEC se posicionava assim como um tipo de escritório de compras no exterior para essas empresas, e onde a atividade de assistência oferecida era justificada pelo fato de que, tendo um conjunto de recursos e conhecimentos, facilitava a implementação de baixo custo de relações comerciais com novos fornecedores.
As empresas de fato careciam de conhecimentos específicos do novo mercado em que operavam, além de serem deficientes em linguagem, portanto, era essencial contar com um conjunto de recursos gerenciais úteis para implementar uma integração dos processos operacionais, logísticos e administrativos (pense nos diversos regulamentos legais e aduaneiros necessários para desalfandegar os produtos comprados).
A carteira de clientes da UNITEC, em virtude da oferta desses serviços e, portanto, do valor que as empresas obtinham graças às novas modalidades de outsourcing e fornecimento integrado, com a qual conseguiam gerenciar e organizar todas as fases do suprimento, começou imediatamente a crescer, registrando um aumento progressivo de sua força de trabalho, composta por profissionais do setor, que girava em torno de 40% ao ano.
Um reconhecimento adicional da atividade realizada pela UNITEC ocorreu com a participação nas atividades da DIN, “Deutsche Institut Für Normung”, solicitada pela própria organização, que opera em nível mundial para a definição de normas gerais de segurança relacionadas à construção e manutenção de instalações de produção, e da qual UNITEC é membro ativo, exercendo poder decisório em seu interior, por meio da formulação de seu voto, além de oferecer consultoria técnica.
Quanto à escolha da localização geográfica da empresa na área alemã, é explicada pelo fato de que, precisamente nessa área, definida pelo próprio Marino como um cadinho primordial, havia no início dos anos ’80 uma alta concentração de empresas, operando principalmente no setor automóvel (Mercedes, BMW, Porsche, Audi, Volkswagen, Grob, KuKa, MAN, Siemens..), dentro da qual foi desenvolvida uma produção de componentes e produtos com alto conteúdo tecnológico, para os quais as empresas europeias estavam particularmente interessadas em termos de fornecimento. Para essas empresas, surgiu assim a necessidade de ter um ponto de referência em que confiar para o desenvolvimento de relações comerciais com empresas estrangeiras. UNITEC preparou assim uma densa rede de serviços logísticos e administrativos inovadores, permitindo que essas empresas delegassem total ou parcialmente as atividades necessárias para organizar todo o fluxo logístico e administrativo das relações de subfornecimento.
Essas atividades, de fato, não sendo do tipo principal, teriam gerado custos de coordenação interna superiores aos custos de mercado. Ao invés disso, delegando essas mesmas atividades à UNITEC, as empresas clientes participaram ativamente de uma densa rede de trocas comerciais com países estrangeiros a custos contidos.

Localização geográfica de UNITEC GmbH

(Fonte UNITEC GmbH, 2001)

Atualmente, os mercados de referência da UNITEC se expandem não apenas no contexto europeu, graças também à abertura do Mercado Único que favoreceu tanto a livre circulação de mercadorias quanto uma redução de riscos relacionados aos câmbios com a introdução do Euro, mas também no contexto internacional, onde ainda persistem dificuldades objetivas para as empresas pertencentes a diferentes países, considerando as diferentes linguagens ainda não plenamente compartilhadas

Aplicação de novas tecnologias nas atividades de UNITEC

Como visto nos capítulos anteriores, UNITEC surge respondendo à necessidade das empresas de se comunicarem com os diversos fornecedores presentes em todo o território internacional, com o maior grau de eficiência e eficácia possível.

O conceito de rede e networking interempresarial sempre estiveram na base da atividade da UNITEC, onde o uso de sistemas de informatização e industrialização permitiu a ela obter há muito tempo, os benefícios associados ao uso de novas ferramentas de informática.

A empresa tem o mérito de ter identificado e explorado com grande antecedência, a possibilidade de obter reduções significativas de custos relacionados à gestão dos processos de suprimentos, por meio do uso da rede, dos conceitos de outsourcing e industrialização na gestão, recepção, processamento e transmissão de informações. A falta desses conceitos inovadores e, portanto, de produtos e soluções de software no mercado, impulsionou a empresa a desenvolver essas soluções internamente, acumulando assim uma experiência no setor, que posteriormente se mostrou fundamental para seu nascimento.
UNITEC, em 1995 lança a primeira versão de um software de gestão para workflow de processo, posteriormente melhorado até encontrar aplicação em todas as áreas da atividade empresarial.

Com o advento da Internet, UNITEC identifica imediatamente a importância e o valor oferecido por essa ferramenta e, portanto, o novo valor agregado para as empresas que a explorassem. Em UNITEC, surge assim a vontade e a necessidade de investir nesse campo, criando uma divisão especializada no setor de informática. Essa divisão externa, leva, em 1997, à constituição da UNITEC Service & Web com sede em Sabaudia (LT), cuja gestão e operacionalidade é totalmente independente em relação à UNITEC GmbH.

A nova divisão de informática, além de fornecer serviços diretamente dentro da UNITEC, começa a estudar e oferecer serviços também para as empresas clientes, produzindo tanto ferramentas de software para toda a networking, quanto atividades de consultoria e assistência de forma totalmente inovadora.
UNITEC é capaz de explorar ao máximo as possibilidades oferecidas pelas novas tecnologias, onde todos os processos empresariais podem ser definidos como paperless (pelo qual obteve uma certificação de qualidade como “A primeira empresa a operar sem papel” já em 1998). As soluções propostas pela UNITEC foram certificadas pelas normas ISO 9001 em termos de qualidade e inovação. Isso permitiu o reconhecimento de um preço premium da parte do mercado de clientes, constituindo também um modelo de referência para outras sociedades interessadas na implementação de soluções similares.
UNITEC possui há muito tempo um sistema de software ERP desenvolvido inteiramente sobre suas próprias necessidades, por meio do qual consegue obter uma completa informatização do workflow empresarial, permitindo gerenciar em tempo real todo o processo de suprimentos, obtendo economias significativas na gestão de informações (estando próximo a níveis de “erro zero”), no âmbito organizacional e administrativo.
Com sua atividade, UNITEC permite também às empresas clientes, reingenharizar os procedimentos de suprimentos, para gerar imediatamente retornos econômicos devidos à eliminação dos custos associados ao suprimento de fornecimentos por meio de procedimentos e ferramentas do tipo convencional (transformando custos fixos em variáveis e reduzindo-os).
A missão que UNITEC decidiu perseguir é portanto a transformação dos custos fixos empresariais em custos variáveis e, simultaneamente, sua redução. Para garantir isso, a empresa, além de oferecer os meios úteis para uma reengenharia dos procedimentos empresariais de suprimentos, suporta a melhoria contínua empresarial com aplicação do conceito de Quality Management, permitindo às empresas clientes obter novo valor agregado conectado à redução de custos.
As empresas clientes podem assim se dedicar exclusivamente e tranquilamente às suas próprias atividades estratégicas de core business e, portanto, delegar todos os processos gerenciais que normalmente absorvem recursos econômicos e profissionais de fato subtraídos de outras atividades empresariais.

Por meio dessas soluções, as empresas obtêm uma redução imediata das atividades e processos necessários para gerenciar os diversos relacionamentos de suprimentos com seus fornecedores. Essas economias são obtidas tanto nos suprimentos relacionados aos non production goods (entendidos como MRO necessários para os equipamentos de produção de diferentes tipos industriais, como por exemplo o automotivo, gráfico, eletrodomésticos, química, etc.), quanto para materiais com maior conteúdo estratégico.
As empresas clientes também alcançam uma série de economias de custo através de uma agregação de compras compartilhadas, em virtude da atividade de corretagem industrial delegada e promovida pela própria UNITEC.

A atividade delegada à UNITEC, portanto, permite à empresa cliente manter ainda assim um relacionamento estável com seus fornecedores, confiando em outsourcing apenas aquele conjunto de atividades gerenciais que geram um desperdício de recursos.

Uma das dificuldades mais recorrentes que as empresas encontram nos processos de suprimentos é identificável na necessidade de organizar e integrar uniformemente os diversos suprimentos esperados. Para cada processo de suprimento existem na verdade, ao longo do ano, múltiplos procedimentos administrativos, contábeis e de controle referidos aos diversos relacionamentos comerciais, em relação à organização das entregas, pagamentos, etc.

(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

UNITEC permitiu assim a todas as empresas clientes, reduzir em 50% os custos associados à gestão desses processos de suprimentos, estudando precisamente procedimentos de outsourcing personalizados.

A personalização da oferta de serviço se baseia na análise realizada pela UNITEC sobre os custos que a empresa sustenta para a gestão dos processos de suprimentos. Por meio do modelo de Activity Based Costing e Business Process Outsourcing, todos os custos sustentados para os processos de suprimentos são associados ao conjunto de atividades geradas dentro da própria empresa. UNITEC pesquisa, em acordo com a gerência dos clientes e baseado em cálculos apropriados de conveniência econômica, quais possam ser os processos gerenciais a delegar em outsourcing (escopo do serviço consultivo de UNITEC).

Bem, a fase de gestão do processo de suprimentos, representa o “ciclo passivo” de toda a cadeia de produção e, portanto, quanto mais estruturas empresariais são dedicadas a essas atividades, mais haverá desperdício de recursos econômicos e profissionais que poderiam ser destinados a áreas e funções empresariais mais lucrativas.
Por meio da delegação, a empresa cliente alcança uma melhoria em seu desempenho, terceirizando as atividades que não contribuem para oferecer maior valor à produção.
UNITEC distingue o conceito de processo de compra, como atividade com alto conteúdo estratégico que requer know-how, do processo de gestão de suprimentos.
Este último processo na verdade se sustancia em uma atividade sem conteúdo de know-how e segredos industriais e, portanto, seguindo os mesmos passos procedurais e sendo repetitivos, representa um processo gerencial do tipo mecanizável.

Com outsourcing portanto, o processo de gestão de suprimentos, não apenas resulta menos custoso, mas é inclusive mais conveniente, podendo a UNITEC agregar todos os diferentes passos em um único processo de qualidade mais elevada e com características peculiares que permanecem constantes ao longo do tempo.

A sociedade, para tal fim, interpreta o processo de outsourcing operando uma nítida separação entre atividades procedurais e administrativas. Quanto ao conceito de outsourcing procedimental, UNITEC se propõe como objetivo primário, tornar flexível o custo de gestão da função de suprimentos. As empresas, em condições normais, se veem forçadas a empregar consideráveis recursos econômicos e profissionais para a conclusão de relacionamentos comerciais, para a organização do transporte e entrega relativo de mercadorias, para a gestão do armazenamento.

Ao invés disso, delegando à UNITEC, as empresas transformam os custos fixos relacionados a essas operações em custos variáveis, diretamente proporcionais às necessidades reais do momento. Com outsourcing administrativo, por outro lado, UNITEC oferece às empresas a possibilidade de obter uma redução drástica dos custos associados às atividades internas de administração, entrega e controle de mercadorias. A empresa cliente de fato, uma vez indicado à UNITEC o tipo de mercadoria que deseja comprar, os vários fornecedores a consultar e os prazos relacionados à entrega, confiará a ela a tarefa de coordenar os relacionamentos necessários, otimizando assim o processo logístico e a gestão administrativa.

Este sistema de fornecimento integrado, que se baseia no uso das tecnologias mais modernas, permite à empresa cliente um planejamento das diversas atividades de suprimentos, normalmente organizadas com uma pluralidade de vendedores. A pluralidade de pedidos confluirá assim em um único pedido de fornecimento dirigido à UNITEC, que foi delegada do processo relativo e que, portanto, organizará todas as atividades consequentes com unicidade de pedido, faturamento e pagamento, independentemente das condições de fornecimento estabelecidas pelos diversos fornecedores, obtendo portanto, uma única entrega. Este último ponto é de fundamental importância para a empresa que busca economias de custo nos suprimentos.
Deste modo, a empresa obtém uma sensível redução também nos custos associados ao transporte de mercadorias já que, UNITEC, tendo em gestão uma pluralidade de suprimentos e também relacionados a diferentes empresas, consegue otimizar a coordenação dos fluxos logísticos. Em conclusão, a empresa cliente sustenta custos relacionados ao transporte para suprimentos diversos, como se o pedido tivesse sido enviado para um único fornecedor.

Conceito de “Fornecimento integrado”

(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

A redução dos custos relacionados ao transporte de mercadorias se baseia no conceito de “nó logístico”. Na prática, são traçadas para cada empresa, linhas imaginárias transversais que a conectam com seus fornecedores espalhados pelo território. Em tais linhas são então estudados pontos logísticos estratégicos, onde fazer convergir a totalidade dos suprimentos solicitados pela empresa e onde, portanto, cada fornecedor depositará as mercadorias.
Deste modo, o custo relacionado à entrega dos diversos suprimentos sofrerá uma redução já que o caminho da mercadoria do nó logístico ao depósito da empresa, sendo compartilhado entre múltiplas entregas, segue um caminho comum e em forma agregada. Deste modo, a soma parcial dos custos relacionados a cada entrega, será sempre inferior ao custo do transporte de mercadorias de fornecedor para cliente, considerado individualmente.

Nós logísticos compartilhados

(Fonte UNITEC GmbH, 2001)

Nos suprimentos comuns a uma pluralidade de empresas e que também seguem o mesmo trajeto, são gerados de fato (quase como um efeito colateral), verdadeiros e próprios consórcios virtuais de compra e transporte, de modo que UNITEC, agregando seus processos de gestão, oferece a possibilidade de obter economias de custo adicionais e economias de escala em relação àquelas do próprio transporte, associando assim a redução, não a uma intervenção nas margens de lucro dos fornecedores, mas reconhecível à efetiva eliminação dos desperdícios empresariais, transformados em recursos.

Por meio de um sistema de informática, o “NETSOURCING”, UNITEC oferece às suas empresas, a possibilidade de seguir em tempo real, o estado do andamento da remessa e do dia da entrega, permitindo assim a organização do fluxo produtivo (portanto o cumprimento dos prazos de entrega dos suprimentos aos seus clientes).

Esquema funcional do fornecimento integrado
(fonte: UNITEC D GmbH, 2001)

O conceito de fornecimento integrado para UNITEC, porém, não é ancorado exclusivamente ao fornecimento de bens não estratégicos, mas também para bens com maior conteúdo de know-how, oferecendo assim às empresas clientes, a possibilidade de multiplicar as vantagens obtidas deste sistema de gestão também para suprimentos de tipo estratégico, criando as condições para melhorar ainda mais a eficiência empresarial e liberando ainda mais recursos para investir em atividades mais próximas do verdadeiro business empresarial.O fornecimento integrado, estudado pela UNITEC, encaminha e compreende em seu interior, as diversas solicitações de fornecimento da empresa cliente, permitindo assim que esta última obtenha as mercadorias no momento desejado e com um único documento em papel emitido pela UNITEC.A empresa cliente obtém benefícios derivados de uma recuperação de eficiência em suas próprias atividades centrais, uma simplificação extrema dos processos de suprimentos, onde de outro modo o custo global de compra é na maioria dos casos particularmente alto já que o uso de recursos empresariais em atividades secundárias, determina desproporcionalidade entre o valor do bem adquirido e o custo dos procedimentos ativados.

Análise dos custos do fornecimento
(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

O princípio de funcionamento do fornecimento integrado, descrito na figura subsequente, prevê uma redução daquela parte de custo sustentado para a compra do produto, relativamente apenas ao processo de suprimentos e onde, em virtude da delegação em outsourcing do próprio processo, ao aumentar o nível de delegação, corresponde proporcionalmente o retorno econômico empresarial.

Lógica do Fornecimento integrado

(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

A empresa cliente, recorrendo a um outsourcer que lhe propõe uma solução direcionada e personalizada para os procedimentos de suprimentos, encaminha assim um conjunto de atividades em uma única operação conseguindo, além disso, obter uma regularização dos prazos de entrega.

No gráfico é evidenciada a parte de custo do produto não reconhecível ao valor efetivo do bem adquirido (parte escura) que, graças à UNITEC, é sensível e significativamente reduzida.

Fora dos esquemas deste sistema de fornecimento, a empresa, ao concluir relacionamentos comerciais com seus fornecedores, se vê forçada a suportar custos administrativos relacionados a cada relacionamento isolado, enquanto os custos administrativos podem ser eliminados ou, ao menos, reduzidos, se delegados em outsourcing.

Esquema dos suprimentos de uma empresa tradicional

(fonte UNITEC D GmbH, 2001)

Com a implementação do conceito de fornecimento integrado, a empresa, ao invés se dirige a um único interlocutor, UNITEC, que elabora todas as diversas solicitações de fornecimento encaminhando-as aos vários fornecedores, pelos quais emite um único documento de faturamento. Deste modo, a administração empresarial se liberta da sobrecarga de trabalho conectada à gestão do relacionamento administrativo e contábil com a pluralidade de fornecedores. Sucessivamente à implementação da solução de fornecimento integrado realizada pela UNITEC, portanto, a administração empresarial consegue agilizar todos os procedimentos de gestão de suprimentos, permitindo dedicar mais recursos às atividades estratégicas e, portanto, mais estritamente conectadas ao seu núcleo.

Agilização da atividade administrativa permitida pela UNITEC

(fonte UNITEC D GmbH, 2001)

A gestão de estoques

De particular importância empresarial, é o serviço de depósito virtual oferecido pela UNITEC relacionado à gestão de estoques. Vimos como a sociedade permite, às empresas clientes, gerenciar em outsourcing todo o processo de gestão de suprimentos, do pagamento dos suprimentos relacionados e de sua entrega. UNITEC de fato, estuda e organiza o serviço logístico de entrega de mercadorias de acordo com prazos e modalidades previamente concordados com a empresa cliente. O serviço permite às referidas empresas gerenciar melhor seu próprio processo produtivo e, portanto, satisfazer de forma mais eficaz os pedidos feitos por seus clientes. Deste modo, cada empresa cliente consegue por sua vez fidelizar sua própria clientela, confiando além disso em fornecimentos organizados, conseguirá também reduzir a quantidade de estoques de bens (estratégicos ou não) normalmente acumulados em seu depósito. A problemática principal, relacionada à gestão de estoques, concerne dois pontos essenciais:

• quanto ordenar

Mesmo admitindo a utilidade, se não inclusive a necessidade, da existência de um estoque mínimo de segurança (orientação prevalente nas economias do tipo ocidental, diferentemente daquelas nipônicas que, sucessivamente à filosofia do Just in Time, desenvolveram novas soluções, como a do “depósito interoperacional em caminhão”), a empresa deve ser capaz de estabelecer com uma certa margem de aproximação, o momento exato de chegada das matérias para estar pronta a oferecer imediatamente o serviço ao seu cliente, de modo que resulte mais funcional e rápido em relação à concorrência. A resposta a “quanto ordenar” é revelável pelo assim chamado “ponto de reordenação”, ou seja, aquele valor quantitativo expresso pelo ritmo de uso empresarial das matérias, multiplicado pelo tempo de cumprimento do pedido por parte do fornecedor. Quanto à quantidade a ordenar, a empresa tem a possibilidade de usar software apropriado que lhe permite identificar, baseado no consumo das próprias matérias, o montante exato de estoques que deverá reconstituir para alcançar aquele nível de estoques “mínimo” previamente estabelecido. Como a existência de estoques no depósito representa um custo empresarial, a gerência deve necessariamente realizar uma gestão prudente dos mesmos. O pressuposto de sua existência é a defasagem temporal que ocorre entre o fluxo de entregas e o de seu uso (tanto físico quanto informativo).
Portanto, as empresas conseguem obter sua redução, apenas no momento em que chegam a um compartilhamento de informação, permitido pelas novas tecnologias, entre fornecedor e empresa mesma, ou através de um provedor de serviços a quem delegar a tarefa de garantir este intercâmbio informativo. Partindo da análise ABC dos produtos mantidos no depósito, é possível obter uma classificação típica dos bens a gerenciar em estoque para produção, baseado portanto na importância que assumem no contexto empresarial.
Identificam-se assim os produtos de faixa “A” como materiais estratégicos que absorvem 80% dos custos sustentados na função de suprimentos e mantidos na medida de 20% em relação ao total do depósito, os bens de faixa “B” como bens “intermediários” que absorvem 15% dos custos de depósito com volume igual a 30%, e os bens de faixa “C” que representam os restantes 5% dos custos de depósito com volume igual a 50%. Os produtos de faixa “A”, sendo precisamente estratégicos, são normalmente gerenciados pelas empresas com maior cuidado em relação àqueles de faixa “B” e “C” que têm pouco peso na formação do custo e da receita (aplica-se o princípio 80/20 de Pareto). Estes últimos, podem portanto ser facilmente gerenciados através da delegação de outsourcing de forma compartilhada entre múltiplas empresas, de modo a obter economias em relação ao custo de compra, transporte, ordenação e controle. Bem, as empresas clientes alcançam uma otimização da gestão de estoques através de um fluxo logístico e informativo contínuo compartilhado entre as mesmas e os fornecedores. O compartilhamento de recursos e informações, é certamente obtível quanto aos produtos de faixa “B” e “C”, não representando estes materiais estratégicos, embora nada impeça projetos similares aplicados também àqueles de faixa “A”.
O provedor do serviço e portanto UNITEC, além de integrar os pedidos de fornecimento relacionados a tais bens, conseguindo obter fornecimentos mais regulares e em condições de preço mais vantajosas, oferece aos participantes tanto a possibilidade de reduzir progressivamente seus próprios estoques aumentando porém sua disponibilidade (lema do depósito virtual), quanto o alcance de efeitos positivos nos índices de rotação da mercadoria estocada.
UNITEC de fato, através do uso das novas tecnologias, está em contínua conexão com seus próprios fornecedores (seus parceiros) e as empresas clientes, de modo a otimizar os prazos e os procedimentos necessários para a gestão de suprimentos baseada nos hábitos e necessidades de consumo das mesmas empresas clientes, de sua localização territorial e, não menos importante, em relação à viabilidade da área geográfica de referência.

A este respeito, UNITEC realizou uma nova e-tool, o “NETSOURCING”, qual instrumento baseado na internet que permite uma efetiva conexão entre seu próprio departamento de compras, com aquele dos clientes e fornecedores. Deste modo, cada empresa cliente tem a possibilidade de formular uma solicitação de fornecimento em tempo real, baseado nos catálogos de produtos presentes no banco de dados de UNITEC, ou formulando solicitações de produtos que são então procurados pela própria UNITEC, associando também solicitações relacionadas a fornecimentos diversos. Este sistema permite à empresa uma contínua atividade de rastreamento, de modo a obter, em cada momento, informações relacionadas ao estado do andamento do fornecimento, os prazos de entrega, de remessa e de faturamento.

Como é sabido, a entrega de mercadorias segue um itinerário procedimental que vê sua realização, coincidir com o momento em que o fornecedor tem a disponibilidade da quantidade inteira de mercadoria ordenada, ou seja, do último tipo de mercadoria solicitada.
Na prática, até que toda a quantidade de mercadoria não esteja disponível, a entrega da mesma não ocorre, já que o fornecedor evita suportar o custo do transporte múltiplas vezes. Este atraso se repercute negativamente na produção empresarial.

Bem, a empresa, distinguindo as entregas urgentes daquelas que podem ser adiadas no tempo, concorda com UNITEC as melhores soluções para que as entregas sejam otimizadas e organizadas baseado nas necessidades reais do momento.
Deste modo, anulam-se os riscos ligados aos atrasos de entrega e, ao mesmo tempo, obtém-se uma concentração e uma redução dos prazos necessários à gestão do depósito, eliminando consequentemente os tempos improdutivos e aumentado paralelamente a eficiência das estruturas responsáveis.

(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

A contínua busca pela redução de estoques dentro de cada realidade empresarial (fig. A), causou porém, como consequência direta, um incremento numérico despropositado das operações de suprimentos e, portanto, dos custos relativos a elas associados (fig. B).

Com a solução do fornecimento integrado e do depósito virtual oferecidos pela UNITEC, ao invés, estuda-se um possível ponto de equilíbrio entre o nível mínimo de estoques (calculado baseado no uso dos mesmos em relação à capacidade produtiva empresarial e ao tempo de cumprimento dos pedidos por parte dos fornecedores) e o número e custo relacionados aos suprimentos (fig. C).

Relação ótima entre estoques e número de suprimentos

O depósito virtual

A logística e as novas tecnologias de rede, constituem verdadeiras e próprias infraestruturas estratégicas através das quais, principalmente as PMEs, podem redesenhar sua própria organização produtiva.

As empresas podem estabelecer uma comunicação à distância com seus próprios parceiros, estabelecer novos relacionamentos comerciais e de colaboração também com empresas pertencentes a contextos geográficos diferentes e isto graças precisamente à ICT.

O fluxo de bens entre os diferentes lugares de produção porém, necessita de novas ferramentas para reduzir as barreiras operacionais que tradicionalmente representaram um limite ao desenvolvimento das atividades econômicas das PMEs em escala global. A nova concepção da logística, graças às novas tecnologias, permitiu às empresas tornar mais fluidos os processos produtivos espacialmente diferenciados

De fato, através de uma delegação em outsourcing de todas aquelas atividades que não se enquadram entre aquelas compreendidas na área de excelência, a empresa pode concentrar seus recursos na produção de bens e serviços, em sua qualidade, no design e portanto nas competências distintivas com as quais criar valor útil para as empresas clientes (na prática, a empresa consegue reorganizar sua própria estrutura com uma nova organização em rede da divisão do trabalho). No conceito de empresa estendida e portanto de extended supply chain, a logística é a ser entendida como aquele conjunto de atividades que guia toda a movimentação do fluxo físico e informativo de mercadorias dentro de uma rede produtiva (como poderia ser no caso de um distrito produtivo).

Nesta perspectiva portanto, a logística não deve mais ser considerada como uma atividade subsidiária, mas uma nova modalidade operacional que permite redesenhar os relacionamentos de fornecimento e distribuição, além de coordenar as atividades produtivas e de serviço entre empresas localizadas em áreas geográficas diferentes.

Compreende-se portanto a grande relevância que assume a organização logística como estratégia competitiva, para todas aquelas pequenas e médias empresas e sistemas produtivos locais (distritos) que possuam uma forte propensão à exportação. Tomando como referência o caso a ser analisado, podemos notar como a logística, associada ao uso das novas tecnologias, torna-se portanto uma verdadeira e própria infraestrutura estratégica que as empresas deveriam saber explorar para atingir economias de escala e escopo no uso compartilhado de seus próprios depósitos.

Deve-se notar porém, que para as empresas de menores dimensões, a evolução da logística, corre o risco de se traduzir em uma ameaça e não em uma oportunidade, tanto pela falta de meios, infraestruturas, recursos e tecnologias aptas a garantir o prosseguimento de tais estratégias a baixos custos, quanto pelas dificuldades próprias inerentes no compartilhamento de recursos entre múltiplas empresas, em modo particular, dentro daqueles distritos definíveis como concorrenciais, ou seja onde entre as empresas mesmas resulta particularmente difícil, organizar um trabalho em equipe

Dada por certa a importância e a necessidade de estoques, as empresas que exploram as oportunidades oferecidas pelas novas tecnologias, tendem continuamente a se dirigir para o objetivo do “zero-estoques” tanto para reduzir progressivamente as quotas de capital imobilizado quanto para tornar mais eficaz a resposta à crescente variabilidade dos ciclos produtivos (sempre mais breves).

Persistem porém barreiras que tornam difícil a implementação de soluções neste sentido pela falta de pessoal dotado de competências específicas sobre o assunto e de equipamentos apropriados para suportar tais estratégias.

O outsourcing portanto, representa uma oportunidade que permite às empresas obter ao mesmo tempo, tanto as economias associadas à redução dos custos de gestão do processo, quanto os benefícios próprios de se operarem em tempo real, de modo a cumprir os pedidos das empresas clientes em prazos sempre mais breves. A tal fim, surgem neste panorama, novos operadores que oferecem soluções radicais para a e-logística.

UNITEC, representa portanto um Information based integrator o qual oferece às empresas clientes, a possibilidade de usufruir também de serviços que permitam suprimentos comuns e depósitos compartilhados. O “Depósito Virtual”, representa uma possibilidade de otimização da gestão dos depósitos das empresas. Esta solução foi estudada principalmente para todas aquelas empresas que operam nos distritos industriais. A ideia de utilizar um depósito único a serviço de múltiplas empresas, não foi acolhida favoravelmente, enfrentando problemáticas de natureza gerencial. Muitas empresas de fato, tendem a querer conservar sua própria autonomia gerencial (fonte insubstituível de versatilidade), e portanto não querer compartilhar com a concorrência, informações estratégicas sobre seus próprios mercados (sejam eles de suprimentos ou de distribuição) ou ainda informações de alto valor agregado de suas próprias produções.

Uma primeira iniciativa nesta direção, ocorreu no distrito de mármores da Valpolicella, onde algumas das empresas pertencentes ao cluster se ativaram para um consórcio logístico, através de atividades de coordenação dos investimentos infraestruturais para a realização de uma plataforma logística comum, com a intenção de racionalizar a movimentação e o armazenamento de mercadorias, na entrada e saída, para grupos de empresas que, além de estarem localizadas em um mesmo contexto territorial, compartilham bens pertencentes ao mesmo setor de mercadorias.

Outro exemplo muito importante é aquele relacionado ao distrito de Montebelluna (o distrito da bota de esqui), onde as empresas começam a desenvolver e empreender estratégias de investimento em elementos comunicacionais compartilhados.

Foi criada, para tal fim, uma plataforma gerencial que permitirá, com o tempo, implementar soluções de projetos compartilhados e rapid prototyping para a bota de esqui.
As novas tecnologias porém, além da possibilidade do compartilhamento de informações, permitem também, através da construção de plataformas virtuais, o compartilhamento de estoques empresariais em um depósito virtual, onde um operador especializado, neutro em relação a todas as empresas distritais e portanto que possa assegurar uma certa garantia de transparência para todos os participantes do projeto, UNITEC justamente, gerencie todas as informações sobre o estado dos depósitos empresariais individuais e das atividades de reordenação relativas aos suprimentos compartilhados.

A condição para o sucesso desta iniciativa porém é subordinada tanto à adoção de um padrão logístico e comunicacional no qual se concretiza esta plataforma virtual, quanto de uma proximidade geográfica das próprias empresas para uma melhor organização das entregas de mercadorias.

A área do calçado desportivo de fato, se apresenta inserida em um território de dimensões contidas, homogêneo e bem definido de um ponto de vista funcional.
O distrito se estende sobre 15 municípios, com uma superfície total de 320 Kmq. As empresas pertencentes ao distrito são cerca de 400, entre empresas industriais e artesanais, caracterizadas por uma extraordinária capacidade de inovação de produto e de processo. A logística porém continua representando um nó crucial para o distrito. A rapidez da circulação das informações e das mercadorias é portanto um dos aspectos sobre os quais todas as empresas deveriam refletir e investir.

As vantagens próprias do depósito virtual podem ser explicadas com o lemma cunhado pelo próprio Administrador da UNITEC, Vincenzo Marino.

Os estoques de cada empresa que participa do projeto diminuem imediatamente mas, paradoxalmente, sua disponibilidade aumenta. A transformação de um objeto “físico” em “virtual” é certamente uma atividade impossível, mas os desenvolvimentos das comunicações e da rede informática, são de fato ferramentas que permitem esta “metamorfose”.

O Depósito Virtual é de fato uma expressão do uso que se pode fazer destas possíveis transformações. Tanto o estado físico dos objetos, quanto seu estado virtual, são considerados dentro do D.V., portanto podemos defini-lo como um híbrido físico-informático.
O compartilhamento de informações, tornado possível pelas tecnologias de rede, permite de fato racionalizar e externalizar a gestão de estoques, fisicamente presentes nos depósitos empresariais. Através do D.V. de fato, os estoques são representados pela soma dos componentes, disponibilizados pelas empresas participantes do D.V. mesmo e que operam em um mesmo território.

O modelo portanto encontra seu particular ponto de referência nos distritos industriais, onde a possibilidade de compartilhar matérias-primas, semiacabados e peças de reposição, resulta máxima.

Os depósitos das empresas que operam nos distritos de fato apresentam na maioria das vezes, redundâncias de estoques, além de um conjunto de problemáticas ligadas à confusão operacional e logística que se cria entre mercadorias na entrada e saída.

Fenômenos estes que dizem respeito a todas as empresas indistintamente as quais se veem forçadas a suportar os custos consequentes de gestão, existindo nessas realidades econômicas dos “duplicados estruturais”. Um projeto de compartilhamento, permite portanto a ditas empresas, eliminar desperdícios e obter novos recursos econômicos.

Dentro de cada depósito industrial é normalmente presente uma certa quantidade de materiais de reposição, úteis a garantir a continuidade produtiva especialmente quando se verificam falhas ou picos de demanda. No caso de não utilização porém, tais estoques devem ser descartados sem que tenham sido jamais utilizados, criando assim formas de desperdício econômico (pense também nos casos conectados à substituição de equipamentos e/ou obsolescência de componentes).

Com o D.V., a UNITEC oferece a todas as empresas do distrito uma redução dos estoques a estocar, sem porém a renúncia a uma rápida disponibilidade dos mesmos no caso de necessidade e isto graças a um sistema de software que permite ter sempre sob controle e em tempo real, todas as informações necessárias para a gestão coordenada e global do uso dos estoques mesmos. No caso de uso de estoques por parte de uma empresa para além dos limites de sua própria disponibilidade, UNITEC, através do sistema informático, procede imediatamente ao prelievo da mercadoria do depósito de uma empresa vizinha, e ao reordenação da mercadoria mesma ao fornecedor. O inteiro distrito, funciona portanto como uma única fábrica e onde o D.V. é constituído fisicamente pelo conjunto dos depósitos de propriedade das diferentes empresas, cuja gestão porém é delegada à UNITEC.

As economias obtidas dentro dos distritos industriais, teriam portanto um grande impacto em toda a cadeia de valor nacional.

Distritos industriais nos quais implementar soluções de interconexão logística através de um provedor de serviços

(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

A implementação e exercício de um Depósito Virtual é retratado pela seguinte ilustração:

Depósito Virtual de distrito

(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

As empresas participantes transmitem ao gestor do D.V., a UNITEC, todas as informações dos conteúdos do depósito empresarial que desejam compartilhar com as outras empresas operando no distrito, de modo que o gestor gera um D.V. que contém a descrição dos materiais, as quantidades disponíveis e os prazos de suprimentos e reordenação.
As empresas podem consequentemente redimensionar seus estoques em função precisamente da disponibilidade do D.V. e de suas necessidades operacionais. Os participantes podem assim solicitar online a entrega dos materiais de que necessitam e isto 24 horas por dia.
A própria UNITEC, providencia então para organizar os preliEvos e entregas dos materiais no âmbito de todo o território distrital e, portanto, os processos relativos de reordenação dos fornecedores.
No D.V. portanto, a gestão de estoques é normalizada e as obsolescências recicladas, de modo a permitir um aumento da rotação de depósito e da disponibilidade do capital, antes vinculado com a existência de uma gestão do tipo tradicional.
Suponhamos que participem do projeto de D.V. três empresas pertencentes por exemplo ao distrito industrial de mármores de Massa Carrara.

As três empresas, reduzem cada uma seus próprios estoques de mármores e granitos (as empresas possuem todas o mesmo tipo de estoques) na medida de 33%, de modo a deter cada uma 66% de seu próprio depósito e, paralelamente, tornalo disponível também para as outras.

Redução de estoques e disponibilidade compartilhada

(Fonte UNITEC D GmbH, 2001)

Na prática, são anulados os custos conectados à existência de um depósito (a soma dos custos do 33% de cada depósito empresarial corresponde de fato ao custo total de um inteiro depósito) onde porém a disponibilidade de compartilhamento das mercadorias dada por cada empresa, determinam uma disponibilidade duplicada em relação à consistência dos estoques ante participação no projeto de D.V.

A economia para as três empresas é portanto equivalente ao custo de um inteiro depósito paradoxalmente associado ao incremento de 100% dos estoques utilizáveis por cada uma delas.

As empresas interconectadas em tal sistema têm portanto a garantia de uma disponibilidade de matérias que vai inclusive além daquela possuída previamente, embora não sendo os estoques presentes em seu depósito. Obviamente, quanto mais empresas participarem da implementação de tais soluções, menores resultarão as quotas de matérias a armazenar e paralelamente maiores serão as quotas de matérias disponíveis.
No caso específico do distrito da bota de esqui de Montebelluna, onde as empresas, estando em forte competição entre si, vão operar individualmente com uma pluralidade de fornecedores, sustentam um conjunto de custos não apenas logísticos mas também administrativos e organizacionais que podem ser eliminados ou ao limite notavelmente reduzidos.
Imaginemos o distrito como um condomínio formado por dez apartamentos (empresas). Cada condômino conserva em sua casa um set de 10 lâmpadas de reserva e de tipo padrão, no caso se torne necessária uma substituição.

O estoque total será portanto de 100 lâmpadas. Supondo um custo médio igual a 50 Euro por set de lâmpadas, o custo global do estoque será igual a 500 Euro. Decide-se reduzir o estoque individual para 2 lâmpadas com possibilidade para cada um dos condôminos de se dirigir para o excedente, ao vizinho.

É então confiada a tarefa da gestão do estoque das lâmpadas a um zelador (UNITEC na realidade), o qual graças a uma lista dos condôminos e dos relativos sets de lâmpadas disponibilizadas, prelieva a lâmpada necessária do set do condômino mais próximo, organizando o transporte e a entrega, para então cuidar de sua reintegração. A economia de cada condômino individual é neste caso de 80%, enquanto a disponibilidade de estoques é duplicada (o condômino dispõe de 20 lâmpadas contra as 10 ante D.V.).

As empresas do distrito podem portanto passar de uma gestão do tipo convencional a qual se associa a existência de notável desperdício de recursos, a uma que prevê a participação e o uso de um depósito virtual através de interconexões e serviços logísticos erogados pelo provedor.

No caso então se verificassem variações particulares nas solicitações de mercadorias por parte de uma empresa e os depósitos das outras não fossem capazes de satisfazer esta necessidade (caso limite), UNITEC efetuará imediatamente novos suprimentos. O provedor pode operar com extrema diligência, já que o pedido de fornecimento por parte da empresa chega em tempo real e o estado da disponibilidade dos depósitos é mantido sob controle 24 horas por dia.

Por sua vez, as empresas podem reduzir seus próprios estoques sem comprometer sua disponibilidade e portanto o risco de perda de potenciais pedidos.

Os custos de gestão do depósito, como é sabido, crescem proporcionalmente ao aumento da disponibilidade de estoques. Bem, com tal solução, os custos tenderão a decrescer. Podemos observar graficamente, a curva dos custos de gestão do depósito (Stockholding costs) a qual tende a se transladar para baixo, enquanto a curva dos custos associados à perda de eventuais vendas (Potential low sales costs) tende a se aprofundar.

(Fonte UNITEC GmbH, 2001)

Aprofundamento da curva dos custos de eventuais vendas perdidas

(Fonte UNITEC GmbH, 2001)

Participar de um Depósito Virtual além disso permite:

• eliminar os overheads gerenciais;
• adequar os custos do depósito ao andamento conjuntural empresarial;
• valer-se de sinergias negociais e organizacionais;
• usufruir de descontos de escala multiplicados em função dos grandes volumes de compra gerados;
• garantir uma melhor disponibilidade dos suprimentos associado a um aumento dos padrões de qualidade;
• minimização dos custos de estrutura;
• salvaguarda do ambiente através de uma redução do tráfego gerado por transportes de longo percurso.

Deve-se destacar porém que o desenvolvimento futuro de soluções similares dependerá fortemente da vontade da empresarialidade distrital (e não) em chegar a um efetivo compartilhamento de recursos.

O obstáculo fundamental é de fato representado pelo temor de perder aquela autonomia gerencial e operacional que sempre caracterizou a versatilidade das PMEs, especialmente quando o próprio compartilhamento concerne suprimentos de produtos estratégicos, por meio dos quais se oferece à própria clientela aquele valor agregado que consegue distinguir a empresa da concorrência direta.

Em alguns casos de fato a dinâmica competitiva interna ao distrito criou formas de conflitualidade manifestas as quais, apesar de seu efeito positivo em nível de sistema, criaram porém uma forte aversão às possíveis formas de colaboração e cooperação entre os diversos atores distritais, explicitando assim todas as dificuldades inerentes aos projetos baseados no compartilhamento agregado de bens, recursos e informações.

É necessário portanto que a gestão compreenda a importância de um percurso empresarial baseado não apenas em competição mas também em colaboração para a obtenção de economias de escala e escopo em ótica de economia global