Caso UNITEC D GmbH

Presentación de la empresa UNITEC D GmbH

UNITEC D (High Tech Industrieprodukte Vertriebs GmbH), es una empresa de responsabilidad limitada, con sede en Augsburgo (Alemania), nacida a finales de los años ’80 por iniciativa del empresario italiano Vincenzo Marino, quien había adquirido importantes experiencias en el sector de grandes instalaciones de automatización para la construcción de automóviles a nivel mundial. Esta experiencia laboral lo llevó a identificar toda una serie de carencias operativas y de gestión en la logística y en los suministros en aquellas empresas que comenzaban a establecer nuevas relaciones comerciales con empresas situadas en mercados geográficamente distantes. La problemática más evidente de tales carencias concernía precisamente la fragmentación de los suministros y la casi imposibilidad de coordinar los abastecimientos también desde un punto de vista temporal.
UNITEC, realizó así nuevos servicios, de alto valor agregado, que resultaron de extrema importancia para tales empresas. Así nació el concepto de suministro integrado, a través del cual se permitía a las empresas clientes delegar las actividades de abastecimiento para obtener los suministros con modalidades más eficaces y eficientes respecto a los métodos tradicionalmente utilizados. UNITEC, se posicionaba entonces como una especie de oficina de compras-exterior para cuenta de tales empresas y donde la actividad de asistencia ofrecida, estaba justificada por el hecho de que la mencionada, disponiendo de toda una serie de recursos y conocimientos, facilitaba de hecho la implementación a bajo costo de relaciones comerciales con nuevos proveedores.
Las empresas resultaban efectivamente carentes de conocimientos específicos del nuevo mercado en el que iban a operar, además de tipo lingüístico y, por lo tanto, se hacía indispensable disponer de toda una serie de recursos de gestión útiles para implementar una integración de los procesos operativos, logísticos y administrativos (considérese en este caso las diversas normas legales y aduanales necesarias para el despacho aduanal de los productos adquiridos).
La cartera de clientes de UNITEC, en virtud de la oferta de tales servicios y por lo tanto, del valor que las empresas obtenían gracias a las nuevas modalidades de outsourcing y de suministro integrado, con capacidad de gestionar y organizar todas las fases del abastecimiento, comenzó inmediatamente a aumentar, registrando un incremento progresivo de su fuerza laboral, constituida por profesionales del sector, que se situaba alrededor del 40% anual.
Un reconocimiento adicional de la actividad realizada por UNITEC, se obtuvo con la participación en la actividad del DIN, “Deutsche Institut Für Normung”, deseada por el propio organismo, el cual opera a nivel mundial para la definición de normas de seguridad generales en relación con la construcción y mantenimiento de instalaciones de producción y del cual UNITEC es precisamente miembro activo, ejerciendo en su interior un poder decisional, a través de la formulación de su voto, además de ofrecer consultoría técnica.
En cuanto a la elección de la localización geográfica empresarial dentro del área alemana, se explica por el hecho de que precisamente en tal área, definida por el mismo Marino como un crisol primordial, había a principios de los años ’80, una alta concentración de empresas, operando principalmente en el sector automovilístico (Mercedes, BMW, Porsche, Audi, Volkswagen, Grob, KuKa, MAN, Siemens..), dentro de la cual se desarrolló una producción de componentes y productos de alto contenido tecnológico, relativamente a los cuales las empresas europeas estaban particularmente interesadas en términos de suministro. Para tales empresas, nació así la necesidad de tener un punto de referencia en el que confiar para el desarrollo de relaciones comerciales con empresas extranjeras, UNITEC, preparó entonces una densa red de servicios logísticos y administrativos innovadores tales que permitieran a dichas empresas delegar, total o parcialmente, las actividades necesarias para organizar todo el flujo logístico y administrativo de las relaciones de sub-suministro.
Tales actividades efectivamente, no siendo de tipo core, hubieran generado costos de coordinamiento interno superiores respecto a los de mercado, delegando en cambio a UNITEC las mismas actividades, las empresas clientes participaron activamente en una densa red de intercambios comerciales con países extranjeros a costos contenidos.

Localización geográfica de UNITEC GmbH

(Fuente UNITEC GmbH, 2001)

Actualmente, los mercados de referencia de UNITEC, se expanden no solo en ámbito europeo, gracias también a la apertura del Mercado Único que ha favorecido tanto la libre circulación de mercancías como una reducción de riesgos conectados a los tipos de cambio con la introducción del Euro, sino también en ámbito internacional, donde persisten aún dificultades objetivas para las empresas pertenecientes a diversos países, tenida en cuenta la diversidad de lenguajes no aún completamente compartidos

Aplicación de las nuevas tecnologías en las actividades de UNITEC

Como se ha visto en los capítulos anteriores, UNITEC nace respondiendo a la necesidad de las empresas de tener que comunicarse con los diversos proveedores presentes en todo el territorio internacional, con el mayor grado de eficiencia y eficacia posible.

El concepto de red y de networking interempresarial, han estado siempre a la base de la actividad de UNITEC, donde el uso de sistemas de informatización e industrialización, les permitieron obtener ya desde hace tiempo, las ventajas conectadas al uso de nuevas herramientas informáticas.

La empresa tiene entonces el mérito de haber identificado y aprovechado con largo anticipo, la posibilidad de obtener reducciones consistentes de costos conectados a la gestión de los procesos de abastecimiento, a través del uso de la red, de los conceptos de outsourcing e industrialización en la gestión, recepción, elaboración y transmisión de la información. La falta de tales conceptos innovadores y, por lo tanto, de productos y soluciones software en el mercado, impulsó a la empresa a desarrollar en propio tales soluciones, madurando así una experiencia en el sector, que resultó entonces fundamental para su nacimiento.
UNITEC, en 1995 lanza la primera versión de un software de gestión para el workflow de proceso, sucesivamente mejorado hasta encontrar aplicación en todos los ámbitos de la actividad empresarial.

Con la llegada de la red Internet, UNITEC identifica inmediatamente la importancia y el valor ofrecido por tal herramienta y, por lo tanto, el nuevo valor agregado para las empresas que lo hubieran eventualmente aprovechado. En UNITEC, nace entonces la voluntad y la necesidad de invertir en tal ámbito, creando así una división especializada en el sector de la informática. Tal división externa, conduce luego, en 1997, a la constitución de UNITEC Service & Web con sede en Sabaudia (LT), cuya gestión y operatividad resultan del todo independientes respecto a UNITEC GmbH.

La nueva división informática, además de proporcionar servicios directamente dentro de UNITEC, comienza a estudiar y ofrecer servicios también para las empresas clientes, produciendo tanto herramientas software para todo el networking, como actividades de consultoría y asistencia de manera completamente innovadora.
UNITEC es entonces capaz de aprovechar al máximo las posibilidades ofrecidas por las nuevas tecnologías, donde todos los procesos empresariales son definibles como paperless (para los cuales obtuvo una certificación de calidad como “La primera empresa en operar sin papel” ya en 1998) Las soluciones propuestas por UNITEC, han sido efectivamente certificadas por las normas ISO 9001 en términos de calidad e innovación. Esto ha permitido el reconocimiento a la misma de un premium price por parte del mercado clientelar, constituyendo además un modelo de referencia para otras empresas interesadas en la implementación de soluciones similares.
UNITEC, dispone ya desde hace algún tiempo, de un sistema software ERP realizado enteramente sobre sus propias necesidades, a través del cual consigue obtener una informatización completa del workflow empresarial, de manera que gestiona en tiempo real todo el proceso de abastecimiento, realizando ahorros considerables en la gestión de la información (estando próxima a niveles de “error cero”), en ámbito organizativo y administrativo.
Con su actividad, UNITEC permite entonces también a las empresas clientes, de reingenierizar los procedimientos de abastecimiento, de manera que generen inmediatamente retornos económicos debidos a la eliminación de costos conectados al abastecimiento de suministros a través de procedimientos y tools de tipo convencional (transformando los costos fijos en variables y reduciéndolos).
La mission que UNITEC ha decidido perseguir es entonces la transformación de los costos fijos empresariales en costos variables y, contemporáneamente, una su reducción. Para garantizar esto, la empresa, además de ofrecer los medios útiles para una reingenierización de los procedimientos empresariales de abastecimiento, soporta la mejora continua empresarial con aplicación del concepto de Quality Management, de manera que permita a las empresas clientes obtener nuevo valor agregado conectado a la reducción de costos.
Las empresas clientes pueden así dedicarse exclusiva y tranquilamente a sus propias actividades estratégicas de core business y, por lo tanto, delegar todos los procesos de gestión que normalmente absorben recursos económicos y profesionales de hecho restados a otras actividades empresariales.

A través de tales soluciones, las empresas obtienen una reducción inmediata de las actividades y de los procesos necesarios para gestionar las diversas relaciones de abastecimiento con sus propios proveedores. Tales ahorros, se obtienen tanto en los abastecimientos relativos a non production goods, (entendidos estos como MRO necesarios para las instalaciones de producción de diversas tipologías industriales, como por ejemplo la automovilística, de imprenta, de electrodomésticos, de química, etc.), como para los materiales de más elevado contenido estratégico.
Las empresas clientes, alcanzan además toda una serie de economías de costo a través de una agregación de compras compartidas, en virtud de la actividad de brokerage industrial delegada y promovida por la misma UNITEC.

La actividad delegada a UNITEC entonces, permite a la empresa cliente mantener de todas formas una relación relacional estable con sus propios proveedores, confiando en outsourcing solo aquel complejo de actividades de gestión que generan un desperdicio de recursos.

Una de las dificultades más recurrentes que las empresas encuentran en los procesos de abastecimiento, es identificable en la necesidad de organizar e integrar uniformemente los diversos suministros esperados. Para cada proceso de abastecimiento existen efectivamente, en el curso del año, múltiples procedimientos administrativos, contables y de control referidos a las diversas relaciones comerciales, en relación a la organización de las entregas, de los pagos, etc.

(Fuente UNITEC D GmbH, 2001)

UNITEC ha permitido entonces a todas las empresas clientes, reducir el 50% de los costos conectados a la gestión de tales procesos de abastecimiento, estudiando precisamente procedimientos de outsourcing personalizados.

La personalización de la oferta del servicio, se basa en el análisis realizado por UNITEC sobre los costos que la empresa sostiene para la gestión de los procesos de abastecimiento. A través del modelo del Activity Based Costing, y del Business Process Outsourcing, se asocian todos los costos sostenidos para los procesos de abastecimiento al complejo de las actividades generadas dentro de la empresa misma. UNITEC investiga, en acuerdo con el management clientelar y sobre la base de oportunos cálculos de conveniencia económica, cuáles puedan ser los procesos de gestión a delegar en outsourcing (ámbito del servicio consulencial de UNITEC).

Pues bien, la fase de gestión del proceso de abastecimiento, representa el “ciclo pasivo” de toda la cadena de producción y por lo tanto, cuanto más sean las estructuras empresariales encargadas de tales actividades, tanto más resultarán desperdicios de recursos económicos y profesionales que podrían en cambio estar destinados a áreas y funciones empresariales más remunerativas.
A través de la delegación, la empresa cliente alcanza una mejora de sus performance, tercerizando las actividades que no contribuyen a ofrecer mayor valor a la producción.
UNITEC, distingue el concepto de proceso de compra, como actividad de alto contenido estratégico que requiere know-how, del proceso de gestión del abastecimiento.
Tal último proceso efectivamente, se sustancia en una actividad desprovista de contenidos know-how y secretos industriales y por lo tanto, siguiendo los mismos step procedurales y entonces repetitivos, representa un proceso de gestión de tipo mecanizable.

Con el outsourcing entonces, el proceso de gestión del abastecimiento, no solo resulta menos costoso, sino aún más conveniente, pudiendo UNITEC agregar todos los diversos step en único proceso de más elevada calidad elevada y con peculiares características que permanecen constantes en el tiempo.

La empresa, a tal fin, interpreta el proceso de outsourcing operando una neta separación entre actividades procedurales y administrativas. En cuanto al concepto de outsourcing procedutal, UNITEC se coloca como objetivo primario, aquel de hacer flexible el costo de gestión de la función de abastecimiento. Las empresas, en condiciones normales, se ven obligadas a emplear ingentes recursos económicos y profesionales para la conclusión de relaciones comerciales, para la organización del relativo transporte y entrega de la mercancía, para la gestión del almacenamiento.

Delegando en cambio a UNITEC, las empresas transforman los costos fijos relativos a tales operaciones, en costos variables, directamente proporcionales a las efectivas necesidades del momento. Con el outsourcing administrativo en cambio, UNITEC ofrece a las empresas la posibilidad de obtener una drástica reducción de los costos asociados a las actividades internas de administración, entrega y control de las mercancías. La empresa cliente efectivamente, una vez indicado a UNITEC la tipología de la mercancía que desea comprar, los diversos proveedores a los que dirigirse y los tiempos relativos a la entrega, confiará a la misma la tarea de coordinar los necesarios rapportos, optimizando así el proceso logístico y la gestión administrativa.

Tal sistema de suministro integrado, que se basa en el uso de las más modernas tecnologías, permite a la empresa cliente una planificación de las diversas actividades de abastecimiento, usualmente organizadas con una pluralidad de sellers. La pluralidad de solicitudes irán entonces a confluir en única orden de suministro dirigida a UNITEC, la cual ha sido delegada del relativo proceso y que por lo tanto organizará todas las actividades consecuentes con unicidad de orden, facturación y pago y prescindiendo de las condiciones de suministro establecidas por los diversos proveedores, obteniendo entonces, una única entrega. Este último punto es de fundamental importancia para la empresa que busca economías de costo en los abastecimientos.
De tal manera efectivamente, la empresa obtiene una sensible reducción también en los costos conectados al transporte de la mercancía en cuanto, UNITEC, teniendo en gestión una pluralidad de suministros y relativos también a diversas empresas, consigue optimizar la coordinación de los flujos logísticos. En conclusión, la empresa cliente, sostiene costos relativos al transporte para suministros diversos, como si la orden hubiera sido enviada a un solo proveedor.

Concepto de “Suministro integrado”

(Fuente UNITEC D GmbH, 2001)

La reducción de los costos relativos al transporte de las mercancías, se basa en el concepto de “nodo logístico”. En la práctica, se trazan para cada empresa, líneas imaginarias transversales que la conectan con sus proveedores dispersos en el territorio. Sobre tales líneas se estudian entonces puntos logísticos estratégicos, donde hacer confluir la totalidad de los suministros solicitados por la empresa y donde por lo tanto cada proveedor depositará las mercancías.
De tal manera, el costo relativo a la entrega de los diversos suministros, sufrirá una reducción en cuanto el recorrido de la mercancía desde el nodo logístico al almacén empresarial, siendo compartido entre múltiples entregas, sigue un recorrido común y en forma agregada. De tal manera, la suma parcial de los costos relativos a cada entrega, será siempre inferior al costo del transporte de las mercancías de proveedor a cliente, considerado singularmente.

Nodos logísticos compartidos

(Fuente UNITEC GmbH, 2001)

En los suministros comunes a una pluralidad de empresas y que siguen también el mismo trayecto, se generan de hecho (casi como un efecto colateral), unos verdaderos consorcios virtuales de compra y de transporte de manera que UNITEC, agregando sus procesos de gestión, ofrece la posibilidad de obtener ahorros ulteriores de costo y economías de escala respecto a los propios del transporte, asociando entonces la reducción, no a una intervención en los márgenes de ganancia de los proveedores, sino reconducible a la efectiva eliminación de desperdicios empresariales, transformados en recursos.

A través de entonces un sistema informático, el “NETSOURCING”, UNITEC ofrece a sus propias empresas, la posibilidad de seguir en tiempo real, el estado de avance del envío y del día de la entrega, permitiendo así la organización del flujo productivo (entonces el respeto de los términos de entrega de los suministros a sus propios clientes).

Esquema funcional del suministro integrado
(fuente: UNITEC D GmbH, 2001)

El concepto de suministro integrado para UNITEC sin embargo, no está anclado exclusivamente al suministro de bienes no estratégicos, sino también para bienes de más alto contenido de know-how, ofreciendo así a las empresas clientes, la posibilidad de multiplicar las ventajas obtenibles por tal sistema de gestión también para los abastecimientos de tipo estratégico, creando las condiciones para mejorar ulteriormente la eficiencia empresarial y liberando ulteriores recursos para invertir en actividades más próximas al verdadero negocio empresarial. El suministro integrado, estudiado por UNITEC, canaliza y recomprende en su interior, las diversas solicitudes de suministro de la empresa cliente, permitiendo así a esta última obtener las mercancías en el momento deseado y con único documento cartáceo emitido por UNITEC.
La empresa cliente obtiene beneficios derivantes de una recuperación de eficiencia en sus propias actividades core, una simplificación extrema de los procesos de abastecimiento, donde de diversa forma el costo global de compra es en la mayoría de los casos particularmente elevado en cuanto el uso de recursos empresariales en actividades secundarias, determina desproporción entre valor del bien adquirido y costo de los procedimientos activados.

Análisis de los costos del suministro
(Fuente UNITEC D GmbH, 2001)

El principio de funcionamiento del suministro integrado, descrito en la figura siguiente, prevé una reducción de aquella parte de costo sostenida para la compra del producto, relativamente solo al proceso de abastecimiento y donde, en virtud de la delegación en outsourcing del proceso mismo, al aumentar el nivel de delegación, corresponde proporcionalmente el retorno económico empresarial.

Lógica del Suministro integrado

(Fuente UNITEC D GmbH, 2001)

La empresa cliente, dirigiéndose a un outsourcer que le propone una solución dirigida y personalizada para los procedimientos de abastecimiento, canaliza entonces toda una serie de actividades en única operación logrando, además, obtener una regularización de los tiempos de entrega.

En el gráfico, se evidencia la parte de costo del producto no reconducible al valor efectivo del bien adquirido (parte oscura) que, gracias a UNITEC, resulta sensiblemente reducida.

Fuera de los esquemas de tal sistema de suministro, la empresa, al concluir relaciones comerciales con sus propios proveedores, se ve obligada a soportar costos administrativos relativos a cada singular relación, cuando en cambio los costos administrativos pueden ser eliminados o, al menos reducidos, si delegados en outsourcing.

Esquema de los abastecimientos de una empresa tradicional

(fuente UNITEC D GmbH, 2001)

Con la implementación del concepto de suministro integrado, la empresa, se dirige en cambio a un único interlocutor, UNITEC, el cual elabora todas las diversas solicitudes de suministro distribuyéndolas a los diversos proveedores, para las cuales emite único documento cartáceo de facturación. De tal manera, la administración empresarial, se libera de la sobrecarga laboral conectada a la gestión de la relación administrativa y contable con la pluralidad de proveedores. Sucesivamente a la implementación de la solución de suministro integrado realizada por UNITEC entonces, la administración empresarial, consigue agilizar todos los procedimientos de gestión del abastecimiento, de manera que pueda dedicar más recursos a las actividades estratégicas y, por lo tanto, más estrechamente conectadas a su core.

Agilización de la actividad administrativa permitida por UNITEC

(fuente UNITEC D GmbH, 2001)

La gestión de las existencias

De particular importancia empresarial, es el servicio de almacén virtual ofrecido por UNITEC relativamente a la gestión de las existencias. Hemos visto cómo la empresa permite, a las empresas clientes, gestionar en outsourcing todo el proceso de gestión del abastecimiento, del pago de los relativos suministros y de entrega de los mismos. UNITEC efectivamente, estudia y organiza el servicio logístico de entrega de las mercancías según términos y modalidades previamente acordados con la empresa cliente. El servicio, permite a los mencionados gestionar al mejor su propio proceso productivo y, por lo tanto, satisfacer de manera más eficaz las solicitudes realizadas por sus propios clientes. De tal manera, cada empresa cliente, consigue a su vez fidelizar su propia clientela, confiando además en suministros organizados, podrá además reducir la cantidad de las existencias de bienes (estratégicos o no) usualmente acumulados en su almacén. La problemática principal, relativa a la gestión de las existencias, concierne efectivamente dos puntos esenciales:

• cuánto ordenar

Aunque sea admisible la utilidad, si no acaso la necesidad, de la existencia de una existencia mínima de seguridad (orientación prevalente en las economías de tipo occidental, a diferencia de aquellas niponas que, sucesivamente a la filosofía del Just in Time, han desarrollado nuevas soluciones, como aquella del “almacén interoperacional en camión”), la empresa debe ser capaz de poder establecer con un cierto margen de aproximación, el exacto momento de llegada de las materias para estar lista para erograr inmediatamente el servicio a su propio cliente, tal de resultar más funcional y oportuna respecto a la competencia. La respuesta a “cuánto ordenar”, es identificable desde el así llamado “punto de reorden”, es decir aquel valor cuantitativo expresado por el ritmo de uso empresarial de las materias, multiplicado por el tiempo de evasión de la orden por parte del proveedor. En cuanto en cambio a la cantidad a ordenar, la empresa tiene la posibilidad de utilizar apropiados software que le permitan identificar, sobre la base del consumo de las materias mismas, el exacto monto de existencias que deberá reconstituir para alcanzar aquel nivel de existencias “mínimo” previamente establecido. Puesto que la existencia de las existencias en almacén representa un costo empresarial, la gerencia debe necesariamente realizar una cuidadosa gestión de las mismas. Presupuesto de su existencia es el desfase temporal que media entre el flujo de entregas y aquel de su utilización (sea física que informativa).
Por lo tanto las empresas consiguen obtener su reducción, solo en el momento en que llegan a una compartición de información, permitida por las nuevas tecnologías, entre proveedor y la empresa misma, o bien a través de un proveedor de servicios a quien delegar la tarea de asegurar tal intercambio informativo. Partiendo del análisis ABC de los productos detenidos en almacén, es efectivamente posible obtener una clasificación típica de los bienes a gestionar en existencia para la producción, sobre la base entonces de la importancia que asumen en ámbito empresarial.
Se identifican entonces los productos de rango “A” como materiales estratégicos que absorben el 80% de los costos sostenidos en la función de abastecimiento y detenidos en la medida del 20% respecto al total de almacén, los bienes de rango “B” como bienes “intermedios” que absorben el 15 % de los costos de almacén con un volumen igual al 30%, y los bienes de rango “C” que representan el restante 5% de los costos de almacén con un volumen igual al 50%. Los productos de rango “A”, siendo precisamente estratégicos, se gestionan usualmente por las empresas con mayor cuidado respecto a aquellos de rango “B” y “C” los cuales pesan poco en la formación del costo y de la facturación (se aplica el principio 80/20 de Pareto). Estos últimos, pueden entonces ser fácilmente gestionados a través de la delegación en outsourcing de manera compartida entre múltiples empresas, de manera que obtener economías respecto al costo de compra, de transporte, de orden y control. Pues bien, las empresas clientes, alcanzan una optimización de la gestión de las existencias a través de un continuo flujo logístico e informativo compartido entre las mismas y los proveedores. La compartición de recursos e información, es seguramente obtenible en cuanto concierne los productos de rango “B” y “C”, no representando estos materiales estratégicos, aunque nada cierre similares proyectos aplicados también a aquellos de rango “A”.
El proveedor del servicio y entonces UNITEC, además de integrar las órdenes de suministro relativas a tales bienes, logrando obtener suministros más regulares y a condiciones de precio más ventajosas, ofrece a los participantes tanto la posibilidad de reducir progresivamente sus propias existencias aumentando sin embargo su disponibilidad (lema del almacén virtual), como el alcance de efectos positivos sobre los índices de rotación de la mercancía almacenada.
UNITEC efectivamente, a través del uso de las nuevas tecnologías, está en continua conexión con sus propios proveedores (sus partners) y las empresas clientes, de manera que optimizar los tiempos y procedimientos necesarios para la gestión del abastecimiento basado en los hábitos y necesidades de consumo de las mismas empresas clientes, de su localización territorial y, no último, respecto a la viabilidad del área geográfica de referencia.

A tal propósito, UNITEC, ha realizado un nuevo e-tool, el “NETSOURCING”, como herramienta internet-based que permite un efectivo enlace entre su propia oficina de compras, con aquella de los clientes y proveedores. De tal manera, cada empresa cliente, tiene la posibilidad de formular una solicitud de suministro en tiempo real, sobre la base de los catálogos de productos presentes en la base de datos de UNITEC, o bien formulando solicitudes de productos que son entonces localizados por la misma UNITEC, asociando también solicitudes relativas a suministros diversos. Tal sistema, permite a la empresa una continua actividad de tracking, de manera que obtener, en cada momento, información relativa al estado de avance del suministro, los términos de entrega, de envío y de facturación.

Como es conocido, la entrega de la mercancía, sigue un iter procedutal que ve su realización, coincidir con el momento en que el proveedor tiene la disponibilidad de la cantidad total de mercancía ordenada, o bien de la última tipología de mercancía solicitada.
En la práctica, hasta que no esté disponible toda la cantidad de mercancía, la entrega de la misma no ocurre, en cuanto el proveedor evita soportar múltiples veces el costo del transporte. Tal retraso, se repercute negativamente en la producción empresarial.

Pues bien, la empresa, distinguiendo las entregas urgentes de aquellas que pueden ser diferidas en el tiempo, acuerda con UNITEC las mejores soluciones afin de que las entregas sean optimizadas y organizadas sobre la base de las efectivas necesidades del momento.
De tal manera, se anulan los riesgos ligados a los retrasos de la entrega y, en el contempo, se obtiene una concentración y una reducción de los tiempos necesarios para la gestión del almacén, eliminando en consecuencia los tiempos muertos e incrementado paralelamente la eficiencia de las estructuras encargadas.

(Fuente UNITEC D GmbH, 2001)

La continua búsqueda de la reducción de las existencias dentro de cada realidad empresarial (fig. A), ha causado sin embargo , como directa consecuencia, un incremento numérico desproporcionado de las operaciones de abastecimiento y, por lo tanto, de los relativos costos a ellas asociados (fig. B).

Con la solución del suministro integrado y del almacén virtual ofrecidos por UNITEC en cambio, se estudia un posible punto de equilibrio entre nivel mínimo de las existencias (calculado sobre la base de la utilización de las mismas en relación a la capacidad productiva empresarial y al tiempo de evasión de las órdenes por parte de los proveedores) y el número y costo relativos a los abastecimientos (fig. C).

Relación óptima entre existencias y número de abastecimientos

El almacén virtual

La logística y las nuevas tecnologías de red, constituyen auténticas infraestructuras estratégicas a través de las cuales, especialmente las PYMES, pueden rediseñar su propia organización productiva.

Las empresas pueden establecer una comunicación a distancia con sus propios partners, establecer nuevas relaciones comerciales y de colaboración también con empresas pertenecientes a contextos geográficos diversos y esto gracias precisamente a las TIC.

El flujo de bienes entre los diversos lugares de producción sin embargo, necesita de nuevos instrumentos aptos a reducir las barreras operativas que tradicionalmente han representado un límite al desarrollo de las actividades económicas de las PYMES en escala global. La nueva concepción de la logística, gracias a las nuevas tecnologías, ha permitido a las empresas hacer más fluidos los procesos productivos espacialmente diferenciados

Efectivamente, a través de una delegación en outsourcing de todas aquellas actividades que no se incluyen entre aquellas comprendidas en el área de excelencia, la empresa puede concentrar los recursos en la producción de bienes y servicios, en su calidad, en el diseño y por lo tanto en las competencias distintivas con las que crear valor útil para las empresas clientes (en la práctica la empresa consigue reorganizar su propia estructura con una nueva organización en red de la división del trabajo). En el concepto de empresa extendida y, por lo tanto, de extended supply chain, la logística es a entenderse como aquel conjunto de actividades que guía toda la movimentación del flujo físico e informativo de las mercancías dentro de una red productiva (como podría ser en el caso de un distrito productivo).

En tal perspectiva entonces, la logística no debe más considerarse como una actividad subsidiaria, sino una nueva modalidad operativa que permite rediseñar las relaciones de suministro y distribución, además de coordinar las actividades productivas y de servicio entre empresas localizadas en áreas geográficas diversas.

Se comprende entonces la gran relevancia que asume la organización logística como estrategia competitiva, para todas aquellas pequeñas y medianas empresas y de los sistemas productivos locales (distritos) que tengan una fuerte propensión a la exportación. Tomando como referencia el caso a analizar, podemos notar cómo la logística, asociada al uso de las nuevas tecnologías, deviene entonces una auténtica infraestructura estratégica que las empresas deberían saber explotar de manera que alcanzar economías de escala y de alcance en el uso compartido de sus propios almacenes.

Debe notarse sin embargo cómo, para las empresas de menores dimensiones, la evolución de la logística, corre el riesgo de traducirse en una amenaza más bien que en una oportunidad, tanto por la falta de medios, infraestructuras, recursos y tecnologías aptas a garantizar la persecución de tales estrategias a costos bajos, como por las dificultades propias inherentes en la compartición de recursos entre múltiples empresas, de manera particular, dentro de aquellos distritos definibles como concurrenciales, es decir donde entre las empresas mismas resulta particularmente difícil, organizar un juego de equipo

Dada por descontada la importancia y la necesidad de las existencias, las empresas que explotan las oportunidades ofrecidas por las nuevas tecnologías, tienden continuamente a dirigirse hacia el objetivo del “cero-existencias” sea para reducir progresivamente las cuotas de capital inmovilizado y sea para hacer más eficaz la respuesta a la creciente variabilidad de los ciclos productivos (siempre más breves).

Persisten sin embargo barreras que hacen difícil la implementación de soluciones en tal sentido por la falta de personal dotado de competencias específicas en materia y de equipos aptos a soportar tales estrategias.

El outsourcing entonces, representa una oportunidad que permite a las empresas obtener en contempo, sea las economías asociadas a la reducción de costos de gestión del proceso, sea las ventajas propias de operar en tiempo real, de manera que evadir las órdenes de las empresas clientes en tiempos siempre más breves. A tal fin, se asoman en tal panorama, nuevos operadores que ofrecen soluciones radicales para la e-logística.

UNITEC, representa entonces un Information based integrator el cual ofrece a las empresas clientes, la posibilidad de usufructuar también de servicios que permitan abastecimientos comunes y almacenes compartidos. El “Almacén virtual”, representa una posibilidad de optimización de la gestión de los almacenes de las empresas. Tal solución, ha sido estudiada especialmente para todas aquellas empresas que operan en los distritos industriales. La idea de utilizar un almacén único a servicio de múltiples empresas, no ha sido acogida favorablemente, encontrándose con problemáticas de naturaleza de gestión. Muchas empresas efectivamente, tienden a querer conservar su propia autonomía de gestión (insustituible fuente de versatilidad), y por lo tanto a no querer compartir con la competencia, información estratégica sobre sus propios mercados (sean ellos de abastecimiento que de distribución) o aún información de alto valor agregado de sus propias producciones.

Una primera iniciativa en tal dirección, se ha tenido en el distrito de los mármoles de Valpolicella, donde algunas de las empresas pertenecientes al cluster, se han activado para un consorciamiento logístico, a través de actividades de coordinamiento de las inversiones infraestructurales para la realización de una plataforma logística común, con la intención de racionalizar la movimentación y el almacenamiento de las mercancías, en entrada y salida, para grupos de empresas que, además de estar localizadas en un mismo ámbito territorial, comparten bienes pertenecientes al mismo sector mercantil.

Otro ejemplo muy importante, es aquel relativo al distrito de Montebelluna (el distrito de la bota de esquí), donde las empresas comienzan a desarrollar e emprender estrategias de inversión en elementos comunicativos compartidos.

Ha sido creada, a tal fin, una plataforma de gestión que permitirá, en el tiempo, implementar soluciones de diseños compartidos y de rapid prototyping para la bota de esquí.
Las nuevas tecnologías sin embargo, además de la posibilidad de la compartición de información, consienten también, a través de la construcción de plataformas virtuales, la compartición de las existencias empresariales en un almacén virtual, donde un operador especializado, neutro respecto a todas las empresas distritales y por lo tanto que pueda asegurar una cierta garantía de transparencia para todas las participantes en el proyecto, UNITEC precisamente, gestione todas las informaciones sobre el estado de los singulares almacenes empresariales y de las actividades de reorden relativas a los adquiridos compartidos.

La condición para el éxito de tal iniciativa sin embargo, está subordinada sea a la adopción de un estándar logístico y comunicativo en el cual se concretiza tal plataforma virtual, que una cercanía geográfica de las empresas mismas para una mejor organización de las entregas de las mercancías.

El área de la calzadura deportiva efectivamente, se presenta inserida en un territorio de dimensiones contenidas, homogéneo y bien definido desde un punto de vista funcional.
El distrito, se extiende sobre 15 municipios, con una superficie total de 320 Kmq. Las empresas pertenecientes al distrito, son aproximadamente 400, entre empresas industriales y artesanales, caracterizadas por una extraordinaria capacidad de innovación de producto y de proceso. La logística sin embargo, continúa representando un nodo crucial para el distrito. La rapidez de la circulación de la información y de las mercancías, es entonces uno de los aspectos sobre los que todas las empresas deberían razonar e invertir.

Las ventajas propias del almacén virtual pueden ser explicadas con el lema acuñado por el mismo Administrador de UNITEC, Vincenzo Marino.

Las existencias de cada empresa que participa en el proyecto, disminuyen inmediatamente pero, paradójicamente, se incrementa su disponibilidad. La transformación de un objeto “físico” en “virtual”, es seguramente una actividad imposible, pero los desarrollos de las comunicaciones y de la red informática, son efectivamente instrumentos que permiten esta “metamorfosis”.

El Almacén Virtual es efectivamente una expresión del uso que se puede hacer de estas posibles transformaciones. Sea el estado físico de los objetos, que su estado virtual, se consideran dentro del A.V. por lo que, podemos definirlo, como un híbrido físico-informático.
La compartición de información, hecha posible por las tecnologías de red, permite efectivamente de racionalizar y externalizar la gestión de las existencias, físicamente presentes en los almacenes empresariales. A través del A.V. efectivamente, las existencias están representadas por la suma de los componentes, hechos disponibles por las empresas participantes en el A.V. mismo y que operan en un mismo territorio.

El modelo entonces, encuentra su particular punto de referencia en los distritos industriales, donde la posibilidad de compartir materias primas, semielaborados y partes de recambio, resulta máxima.

Los almacenes de las empresas que operan en los distritos efectivamente, presentan la mayoría de las veces, redundancias de existencias, además de toda una serie de problemáticas ligadas a la confusión operativa y logística que se crea entre mercancías en entrada y salida.

Fenómenos estos que conciernen a todas las empresas indistintamente las cuales se ven obligadas a soportar los costos consecuentes de gestión, existiendo en tales realidades económicas de “duplicados estructurales”. Un proyecto de compartición, consiente entonces a dichas empresas, de eliminar desperdicios y obtener nuevos recursos económicos.

Dentro de cada almacén industrial está normalmente presente una cierta cantidad de materiales de recambio, útiles a garantizar la continuidad productiva especialmente cuando se verifiquen averías o picos de demanda. En caso de desuso sin embargo, tales existencias, deben ser descartadas sin que hayan sido nunca utilizadas, creando así formas de desperdicio económico (piénsese también en los casos conectados a la sustitución de los impianti y/o obsolescencia de los componentes).

Con el A.V., UNITEC ofrece a todas las empresas del distrito, una reducción de las existencias a almacenar, sin embargo la renuncia a una pronta disponibilidad de las mismas en caso de necesidad y, esto, gracias a un sistema software que permite tener siempre bajo control y en tiempo real, todas las informaciones necesarias para la gestión coordinada y global en el uso de las existencias mismas. En caso de uso de existencias por parte de una empresa, más allá de los límites de su propia disponibilidad, UNITEC, a través del sistema informático, procede inmediatamente al retiro de la mercancía del almacén de una empresa cercana, y al reorden de la mercancía misma al proveedor. El distrito entero, funciona entonces como una única fábrica y donde el A.V. está constituido físicamente por el conjunto de los almacenes de propiedad de las diversas empresas, cuya gestión sin embargo, se confía a UNITEC.

Las economías obtenibles dentro de los distritos industriales, tendrían por lo tanto un gran impacto sobre toda la cadena del valor nacional.

Distritos industriales sobre los cuales implementar soluciones de
interconexión logística a través de un proveedor de servicios

(Fuente UNITEC D GmbH, 2001)

La instalación y el ejercicio de un Almacén Virtual es figurado por la siguiente ilustración:

Almacén Virtual de distrito

(Fuente UNITEC D GmbH, 2001)

Las empresas participantes, transmiten al gestor del A.V., UNITEC, todas las informaciones de los contenidos del almacén empresarial que deseen compartir con las otras empresas operando en el distrito, de manera que el gestor genera un A.V. que contiene la descripción de los materiales, las cantidades disponibles y los tiempos de abastecimiento y reorden.
Las empresas pueden consecuentemente redimensionar sus existencias en función precisamente de la disponibilidad del A.V. y de sus propias necesidades operativas. Los participantes pueden así solicitar en línea la entrega de los materiales de los que necesitan y esto, 24 horas sobre 24.
La misma UNITEC, provee entonces a organizar los retiros y las entregas de los materiales en el ámbito de todo el territorio distrital y, por lo tanto, los relativos procesos de reorden de los proveedores.
En el A.V. entonces, la gestión de las existencias se normaliza y las obsolescencias recicladas, de manera que permitir un aumento de la rotación de almacén y de la disponibilidad del capital, antes vinculado con la existencia de una gestión de tipo tradicional.
Supongamos el caso de que participen en el proyecto de A.V. tres empresas pertenecientes por ejemplo al distrito industrial del mármol de Massa Carrara.

Las tres empresas, reducen cada una sus propias existencias de mármol y granitos (las empresas poseen todas la misma tipología de existencias) en la medida del 33%, de manera que detengan cada una el 66% de su propio almacén y, paralelamente, lo hagan disponible también para las otras.

Reducción de las existencias y disponibilidad compartida

(Fuente UNITEC D GmbH, 2001)

En la práctica, se anulan los costos conectados a la existencia de un almacén (la suma de los costos del 33% de cada almacén empresarial, corresponde efectivamente al costo total de un almacén entero) donde sin embargo la disponibilidad de compartición de las mercancías dada por cada empresa, determinan una disponibilidad duplicada respecto a la consistencia de las existencias antes participación en el proyecto de A.V.

El ahorro para las tres empresas, es entonces equivalente al costo de un almacén entero paradójicamente asociado al incremento del 100% de las existencias utilizables por cada una de ellas.

Las empresas interconectadas en tal sistema, tienen entonces la garantía de una disponibilidad de materias, que va incluso más allá de aquella poseída anteriormente, aunque no sean las existencias presentes en su almacén. Obviamente, más empresas participan en la implementación de tales soluciones, menores resultarán las cuotas de materias a almacenar, y paralelamente, mayores serán las cuotas de materias disponibles.
En el caso específico del distrito de la bota de esquí de Montebelluna, donde las empresas, estando en fuerte competencia entre ellas, van a operar singularmente con una pluralidad de proveedores, sostienen toda una serie de costos, no solo logísticos sino también administrativos y organizativos, que pueden ser eliminados o, al límite, notablemente reducidos.
Imaginemos el distrito como un condominio formado por diez apartamentos (empresas). Cada propietario, conserva en su propia casa, un set de 10 bombillas de repuesto y de tipo standard, en el caso se haga necesaria una sustitución.

El stock total será entonces de 100 bombillas. Suponiendo un costo medio igual a 50 Euro a set de bombillas, el costo total del stock, será igual a 500 Euro. Se decide de reducir el stock individual a 2 bombillas con posibilidad para cada uno de los propietarios de dirigirse para el excedente, al vecino.

Se confía entonces la tarea de la gestión del stock de las bombillas a un custodio (UNITEC en la realidad), el cual, gracias a una lista de los propietarios y de los relativos set de bombillas hechos disponibles, retira la necesaria bombilla del set del propietario más cercano, organizando su transporte y entrega, para entonces cuidar su reintegración. El ahorro de cada singular propietario es en este caso del 80%, mientras que la disponibilidad de existencias está duplicada (el propietario dispone de 20 bombillas contra las 10 ante A.V.).

Las empresas del distrito, pueden entonces pasar de una gestión de tipo convencional, a la cual se asocia la existencia de considerable desperdicio de recursos, a una que prevé la participación y el uso de un almacén virtual, a través de interconexiones y servicios logísticos erogados por el proveedor.

En el caso entonces se verificaran variaciones particulares en las solicitudes de las mercancías por parte de una empresa, y los almacenes de las otras no fueran capaces de satisfacer tal exigencia (caso límite), UNITEC efectuará inmediatamente nuevos abastecimientos. El proveedor puede operar con extrema diligencia, en cuanto la solicitud de suministro por parte de la empresa, llega en tiempo real y el estado de la disponibilidad de los almacenes, se tiene bajo control 24 horas sobre 24.

Por su parte, las empresas, pueden reducir sus propias existencias, sin comprometer su disponibilidad y, por lo tanto, el riesgo de pérdida de potenciales órdenes.

Los costos de gestión del almacén, como es sabido, crecen proporcionalmente al aumentar de la disponibilidad de las existencias. Pues bien, con tal solución, los costos tenderán a decrecer. Podemos observar gráficamente, la curva de los costos de gestión del almacén (Stockholding costs), la cual tiende a trasladarse hacia abajo, mientras que la curva de los costos asociados a la pérdida de eventuales ventas (Potential low sales costs), tiende a aplanarse.

(Fuente UNITEC GmbH, 2001)

Aplanamiento de la curva de los costos de eventuales ventas perdidas

(Fuente UNITEC GmbH, 2001)

Participar en un Almacén Virtual además, permite de:

• eliminar los gastos generales de gestión;
• adecuar los costos del almacén al andamiento coyuntural empresarial;
• valerse de sinergias negociales y organizativas;
• usufructuar descuentos de escala multiplicados en función de los grandes volúmenes de compra generados;
• garantizar una mejor disponibilidad de los suministros asociado a un incremento de los estándares cualitativos;
• minimización de los costos de estructura;
• salvaguardia del ambiente a través de una reducción del tráfico generado por transportes de largo recorrido.

Debe subrayarse sin embargo, que el desarrollo futuro de similares soluciones, dependerá fuertemente de la voluntad de la emprendeduría distrital (y no) de llegar a una efectiva compartición de recursos.

El obstáculo fundamental, es efectivamente representado por el temor de perder aquella autonomía de gestión y operativa que siempre ha caracterizado la versatilidad de las PYMES, especialmente cuando la compartición misma concierne abastecimientos de productos estratégicos, a través de los cuales se ofrece a su propia clientela, aquel valor agregado que consigue distinguir la empresa de la directa competencia.

En algunos casos efectivamente, la dinámica competitiva interna al distrito, ha creado formas de conflictualidad manifiestas las cuales, a pesar de su efecto positivo a nivel de sistema, han sin embargo creado una fuerte aversión hacia las posibles formas de colaboración y cooperación entre los diversos actores distritales, evidenciando así todas las dificultades inherentes en los proyectos basados en la compartición agregada de bienes, recursos e informaciones.

Se hace entonces necesario que la gerencia, comprenda la importancia de un recorrido empresarial basado no solo en la competencia, sino también en la colaboración para la obtención de economías de escala y alcance en óptica de economía global