Oplossingen en initiatieven; de procedures; de verstoringen; een schaalbare aanpak; enz.
Een complex systeem als logistiek vereist een modulaire aanpak die het mogelijk maakt om doelen op korte termijn te bereiken - kan outsourcing ook wonderen doen?
Tertiarisering van inkoop kan, indien correct toegepast, leiden tot kostenbesparingen, verhoogde efficiëntie in operationele eenheden en tijdbesparing
Het verhogen van de winst en het verlagen van de kosten, het vergroten van marktaandeel en het verdedigen tegen de concurrentie, het specialiseren op één enkel gebied en het verkennen van andere gebieden, het verbeteren van de operationele efficiëntie en het verminderen van het toegewezen personeel, het verhogen van de systeemefficiëntie en het verminderen van de voorraden, uiteindelijk het maximale rendement bereiken door middel van vaste structuren en het garanderen van kostenzekerheid - deze steeds toenemende eisen worden geconfronteerd met het management van bedrijven.
Het is duidelijk dat sommige van deze activiteiten in bepaalde opzichten tegenstrijdig zijn en een keuzeparadox vertegenwoordigen, waarvan de oplossing compromissen tussen sommigen met zich meebrengt. Ze worden uitgevoerd met behulp van traditionele procedures en genereren extra kosten zonder tegemoet te komen aan de primaire behoefte om de kosten te verlagen - een poging die de markt sterk kenmerkt en een steeds grotere concurrentiekracht vereist.
Oplossingen en initiatieven
De tot nu toe gebruikte oplossingen zijn divers en behoren tot de meest succesvolle: de toewijzing van territoriale en productcompetenties, de vorming van werkgroepen, de reorganisatie en verdeling van gebieden in kostenplaatsen, de oprichting van winstcentra, decentralisatie en de concentratie van activiteiten. De middelen die werden gebruikt om deze doelen te bereiken waren aanvankelijk insourcing, dat wil zeggen het controleren van alle mogelijkheden om de interne structuren te verbeteren om de efficiëntie te vergroten. Al deze activiteiten, ook al voldeden ze niet aan alle verwachtingen, voorzagen het management nog steeds van indicatoren om disfuncties op te sporen en verbeterdoelstellingen te identificeren. Er wordt ook opgemerkt dat de opdeling in onafhankelijke operationele eenheden een aantal interne functies heeft gedupliceerd en de complexiteit van de communicatie tussen afdelingen heeft vergroot.
Parallel aan deze insourcing-initiatieven raakte het concept van tertiarisering in de jaren zeventig steeds meer ingeburgerd binnen de productie, na aanvankelijk wantrouwen. De successen waren indrukwekkend en zorgden ervoor dat steeds meer bedrijven hiervan profiteerden. Nadat de aanvankelijke weerstand was overwonnen, ontstonden er steeds geavanceerdere vormen van outsourcing.
Van 1970 tot nu is er veel veranderd in de grootschalige industriële productie: in die jaren werden producties die voorheen in eigen beheer werden uitgevoerd, uitbesteed aan externe leveranciers. In de jaren tachtig werd het just-in-time-proces geïntroduceerd voor assemblagelijnen.
Vanaf 1990 bouwden leveranciers hun eigen faciliteiten direct dichtbij de klant. Vanaf 1995 kregen leveranciers ruimte binnen de fabriek toegewezen en werd hun productie rechtstreeks in de geautomatiseerde assemblagesystemen uitgevoerd. Vanaf 2000 wordt van leveranciers verwacht dat zij de rol van een actieve partner op zich kunnen nemen bij het definiëren en ontwikkelen van bedrijfsstrategieën en kunnen bijdragen aan het behalen van economische doelstellingen.
Van productie tot…
De eerste fase van tertiarisering omvatte daarom productie; Daarna volgde de uitbesteding van enkele interne diensten zoals: onderhoud, materiaalopslag, transport, bedrijfscatering, fabrieksschoonmaak, enkele opleidingsdiensten en boekhouding, het beheer van informatiesystemen. Dergelijke tertiariseringen worden nu echter als vanzelfsprekend beschouwd, en de steeds wijdverbreidere toepassing ervan, vooral in bedrijven die middelen willen vrijmaken, brengt het management ertoe de mogelijkheid van een soortgelijke toepassing ook voor inkoopbeheer te overwegen.
Het doel van het overdragen van het beheer van de inkoop, vooral van niet-productieve materialen, aan een externe partner is enerzijds om de beste middelen meer te kunnen concentreren op strategische activiteiten en anderzijds om economische voordelen te behalen door de bedrijfskosten flexibeler te maken. Wanneer de administratie wordt overgedragen, worden de meeste routinetaken ook gedecentraliseerd, wat bijdraagt aan het vergroten van de motivatie van de vrijgekomen werknemers en een hoger professionalisme ontwikkelt om de concurrentiepositie van het bedrijf op de markt te verbeteren en te profiteren van een intensiever gebruik van meer lucratieve marktgebieden.
De procedures
Het inkoopproces bestaat uit een reeks opeenvolgende activiteiten of procedures, variërend van het opstellen van de kennisgeving van vereisten en het plaatsen van de bestelling tot de betaling voor de gekochte goederen. Het aantal procedures is in de loop van de tijd toegenomen als gevolg van de groeiende bestelhoeveelheid en de neiging om de voorraad te verminderen.
De toepassing van het outsourcingconcept door een wereldleider op het gebied van persen, vooral voor jaarboeken en telefoonlijsten voor publieke gebruikers, heeft het mogelijk gemaakt om het aankoopvolume te verminderen en de bedrijfskosten vijftien keer te verlagen in vergelijking met voorheen.
De ontwikkeling van elke procedure die deel uitmaakt van het proces creëert een hoeveelheid documentatie en informatie die medewerkers bij de verwerking ervan bindt en waardevolle tijd wegneemt die ze anders zouden kunnen gebruiken voor hun eigenlijke taken, zoals het aanschaffen van systemen en grondstoffen, het beheren van overeenkomsten en het monitoren.
Er kan worden opgemerkt dat het aantal procedures dat nodig is om aanbestedingen uit te voeren exponentieel groeit met de omvang van de interne structuren die bij het proces betrokken zijn. Tegelijkertijd neemt zowel het risico op procedurefouten als de informatiechaos toe, wat de efficiëntie van afdelingen dramatisch vermindert. Dit maakt monitoring en beheer zeer complex, vertakt en duur. Dergelijke kosten overschrijden vaak de waarde van het gekochte artikel.
De verstoringen
De inspanning die nodig is om alle procedures van het inkoopproces individueel te beheren, is kwantificeerbaar zolang de procedures lineair zijn, dat wil zeggen zolang er geen verstoringen zijn in de processtroom - een veel voorkomend en onderschat fenomeen bij het schatten van operationele kosten, dat een reeks ondersteunende activiteiten genereert die niet direct het zakelijke doel dienen, maar een administratieve noodzaak worden. Procedurele verstoringen komen voort uit verschillende bronnen, zijn zowel intern als extern aan de operatie, en kunnen leiden tot stilleggingen, waardoor in het ergste geval de hele reeks activiteiten opnieuw moet beginnen, wat resulteert in een herhaling van dezelfde administratieve activiteiten, het creëren van aanvullende documentatie en enorme kostenstijgingen voor alle afdelingen waar het inkoopproces doorheen gaat.
De introductie van administratieve uitbesteding is juist gericht op het drastisch terugdringen van het aantal interne administratieve en controleprocedures. Het is juist het beheer van deze laatsten dat een groot deel van de middelen en middelen in beslag neemt die zeer geschikt zijn voor totaal verschillende taken, en het is vooral de vereenvoudiging van deze administraties die het enorme potentieel voor economische besparingen en verhoging van de efficiëntie aantoont. Een Italiaans bedrijf, een van de wereldleiders op het gebied van het ontwerp van transportvoertuigen, en met name actief in twee Duitse fabrieken voor het ontwerp van brandwerende voertuigen, heeft gebruik gemaakt van outsourcing om de inkoop van productiematerialen van ongeveer 70 leveranciers te beheren, wier jaarlijkse leveringsvolumes variëren van 50 tot 95.000 eenheden. Deze oplossing maakte het mogelijk om het aantal leveringen en dus facturen terug te brengen van 1.321 naar 85 in 16 maanden – wat overeenkomt met 99,93% – en het aantal facturen terug te brengen van ongeveer 1.000 naar 40 – wat overeenkomt met 99,96%.
Bij het overwegen van outsourcing is er altijd de angst om de controle over de situatie te verliezen. Maar zodra de rollen, competentiegebieden en verantwoordelijkheden van de twee partners duidelijk zijn gedefinieerd, kan de economische opportuniteit zichtbaar worden gemaakt: dit kan niet worden uitgesloten van vergelijking met alle kosten die door het bedrijf worden gedragen voor de interne levering van de diensten waarvan uitbesteding wordt overwogen.
Een schaalbare aanpak
Om deze reden heeft Unitec een concept ontwikkeld dat bijzondere aandacht besteedt aan deze vraag en een modulaire toepassing voorstelt die onmiddellijke economische winstgevendheid mogelijk maakt bij elke stap richting outsourcing, via een reeks voorstellen en mogelijke toepassingen, gebaseerd op een model dat aanpasbaar is aan de omvang van het bedrijf en de bedrijfsbehoeften, en bovenal gemakkelijk in bestaande structuren kan worden geïntroduceerd.
De modulaire gedeeltelijke of totale implementatie van outsourcing, met de mogelijkheid om in teamverband te werken en een coördinator op te leiden, maakt het mogelijk om op elk moment de breuk in de servicerelatie en een nieuw onafhankelijk management te heroverwegen, waardoor de beslissing minder moeilijk wordt, gedragen door een externe partner.
Unitec's administratieve uitbesteding van de aanschaf van niet-productiematerialen is gebaseerd op ervaringen die zijn opgedaan bij bedrijven in verschillende Europese landen en verschillende industriële sectoren, en de bedrijfsstructuur strekt zich ook uit tot productiematerialen, waardoor kennis wordt geconsolideerd en gediversifieerd - factoren die een belangrijke garantie vormen voor de werking en betrouwbaarheid.
De outsourcingactiviteiten van Unitec worden ondersteund door het gebruik van een in eigen huis ontwikkeld en onderhouden informatiesysteem, waarbij een intern team van programmeurs geïntegreerde standaardprocedures uitvoert en gegevensoverdracht tussen klanten en leveranciers mogelijk maakt.
De knowhow op het gebied van informatiebeheer, opgedaan door ervaring met eigen klanten, stelt Unitec in staat voortdurend nieuwe computeroplossingen en gegevensoverdrachten te testen en aan de klant aan te bieden om de communicatie te verbeteren en de toegang tot informatie aanzienlijk te versnellen, waardoor de vraag- en reactietijden worden verkort. Dit alles in samenwerking met hooggekwalificeerd en professioneel personeel.
De samenwerking met Unitec kan met grote flexibiliteit worden vormgegeven, van het plaatsen van individuele bestellingen tot het beheer van alle procedures van het inkoopproces, variërend van het creëren van de behoefte tot magazijnbeheer en het aanbieden van computeroplossingen voor kantoorautomatisering.
Conclusie
De introductie en toepassing van administratieve outsourcing en inkoopbeheer hebben het bedrijfsmanagement in staat gesteld om eindelijk de beslissingsparadoxen op te lossen die in het begin zijn genoemd en flexibele werkelijke kosten te realiseren, waarbij ook de kostbare hulpbron tijd wordt teruggewonnen, die essentieel is om meer tijd te kunnen besteden aan strategische en primaire bedrijfsactiviteiten.
Met het herstel van tijdbronnen in alle geledingen van het bedrijf neemt het niveau van de interne efficiëntie onmiddellijk toe, wat een betere zichtbaarheid van de middelen mogelijk maakt en een positieve synergiespiraal in gang zet.
Het inzicht in het belang van dit resultaat heeft aangetoond dat wanneer alle medewerkers zich op de kernactiviteiten concentreren, het bedrijf wonderen kan verrichten.