Un sistema complesso come la logistica richiede un approccio di tipo modulare che permetta il raggiungimento degli obiettivi in breve termine anche l'outsourcing fa miracoli?
La terziarizzazione degli approvvigionamenti, se ben applicata, può produrre economie nei costi, efficienza nelle unità e risparmio di tempo
Aumentare i profitti e ridurre i costi, acquisire quote di mercato e difendersi dalla concorrenza, specializzarsi nel proprio settore ed esplorarne altri, migliorare l'efficienza delle unità e ridurre il personale addetto, aumentare l'efficienza degli impianti e diminuire le scorte di magazzino, infine ottenere il massimo rendimento delle strutture fisse e dare flessibilità ai costi: queste sempre più oggetto le esigenze della gestione aziendale.
È ovvio che alcune di queste attività in sono antite tra loro e rappresentano un paradosso decisionale che nella sua risoluzione prioritaria prevede di rendere di qualche rispetto agli altri. Eseguiti nella metodologia procedurale convenzionale, sono fonte di costi aggiuntivi senza soddisfare la necessità primaria di riduzione dei costi generati, tentativo che il mercato caratterizza fortemente e che impone sempre maggiore competitività.
Soluzioni e iniziative
Le soluzioni finora adottate sono state molteplici e tra quelle che hanno dato i migliori risultati sono da citare la ripartizione di competenze territoriali e di prodotto, la formazione di gruppi di lavoro, la trasformazione e la divisione di aree in centri di costo, l'istituzione del centro di profitto, il decentramento come anche la concentrazione delle attività. Il mezzo utilizzato per raggiungere questi obiettivi è stato inizialmente l'internalizzazione, ovvero sono state sondate tutte le opportunità di miglioramento delle strutture interne al fine di aumentarne l'efficienza. Tutte queste attività anche quando non hanno soddisfatto del tutto le aspettative, hanno comunque fornito al management le indicazioni per localizzare le disfunzioni e identificare gli obiettivi di miglioramento, ed è anche da osservare che la suddivisione in unità operative indipendenti ha duplicato alcune funzioni interne aumentando anche la complessità della comunicazione tra gli enti.
Contemporaneamente a queste iniziative di internalizzazione, già negli anni Settanta, nell'ambito della produzione, si è sempre più affermato, dopo una iniziale diffidenza, il concetto di terziarizzazione. I successi sono stati eclatanti facendo crescere il numero di aziende che ne hanno fatto uso e una volta abbattute le naturali diffidenze iniziali, si sono avverate forme di outsoucing sempre più avanzate. Dal 1970 ad oggi molte cose sono cambiate nel campo della grande produzione: in quegli anni alcune produzioni erano affidate a fornitori esterni che prima venivano effettuate in casa propria. Negli anni Ottanta ci fu l'adozione del just in Time per le catene di montaggio.
Dal 1990 i fornitori hanno costruito i propri impianti nelle immediate vicinanze del cliente. Dal 1995 ai fornitori vengono assegnati degli spazi all'interno degli stabilimenti e la loro produzione confluisce direttamente nei sistemi automatizzati di assemblaggio. Nel 2000 ai fornitori verrà richiesto di essere in grado di assumere il ruolo di partner attivo nella definizione e nello sviluppo delle strategie aziendali e di contribuire al raggiungimento degli obiettivi economici.
Dalla produzione a...
La prima fase di terziarizzazione ha quindi riguardato la produzione; poi si procede con l'affidamento a terzi di alcuni servizi interni quali: la manutenzione, lo stoccaggio di materiali, i trasporti, la ristorazione aziendale, le pulizie di impianti, alcuni servizi addestrativi e contabili, la gestione dei sistemi informativi. Tali terziarizzazioni sono viste oggi però come un fatto naturale e la loro sempre più diffusa applicazione, soprattutto nelle aziende che desiderano liberare risorse qualificate, inducono il management a valutare l'opportunità di ricorrere a modelli simili anche per la gestione degli approvvigionamenti.
Il trasferimento ad un partner esterno della gestione degli approvvigionamenti, soprattutto di materiali non produttivi, ha da un lato lo scopo di poter concentrare maggiormente le migliori risorse sulle attività strategiche e dall'altro di ottenerne dei benefici economici, rendendo flessibili i costi operativi. Nel trasferimento della gestione avviene anche il decentramento della maggior parte dei lavori di routine, che contribuisce ad aumentare la motivazione delle risorse che ne vengono liberate, che di pari passo sviluppano una maggiore professionalità a beneficio dell'aumento della competitività aziendale nel proprio mercato, consentendo tra l'altro di beneficiare più intensamente delle aree remunerative di mercato (cash caw).
Le procedure
Il processo di fornitura è costituito da un insieme di attività o procedure sequenziali che dalla nascita vanno dalla necessità ed emissione della richiesta, al pagamento dei beni acquistati. Il numero delle procedure è aumentato nel tempo a causa del crescere degli ordini necessari sia che a seguito dell'origine aliquota dei componenti assemblati nei macchinari e della tendenza alla riduzione del valore immobilizzato in magazzino.
L'applicazione del concetto di outsourcing, presso un'azienda torinese leader mondiale nel settore della stampa, in particolare di annuari ed elenchi telefonici per l'utenza pubblica, ha consentito la riduzione del volume delle scorte con magazzino particolare anche di valore economico inferiore di 15 volte ai costi operativi della commessa stessa. Lo sviluppo di ogni procedura facente parte del processo genera un volume di documentazione e informazioni che impegnano gli addetti nella loro formazione, sottraendo a se stessi tempo prezioso utilizzabile invece per lo svolgimento delle loro peculiari attività come per es. l'acquisto di impianti e materie prime, la gestione degli appalti, la manutenzione ed il controllo.
È da osservare che il numero delle procedure necessarie all'effettuazione di un approvvigionamento cresce in modo esponenziale con l'aumento delle dimensioni delle strutture interne coinvolte nel processo. Allo stesso tempo aumenta sia il rischio di errori procedurali sia il caos informativo, riducendo drasticamente il grado di efficienza delle agenzie premail. Ciò rende molto complessa, articolata e costosissima la supervisione e la gestione. Tali costi superano sempre più spesso di molto il valore dell'oggetto da fornire.
Le interferenze
L'impegno necessario per la gestione unica di tutte le procedure del processo di approvvigionamento è comunque quantificabile fino a quando le procedure sono lineari, cioè fino a quando nel flusso del processo non sopravvengono le interferenze, fenomeno molto frequente e sottovalutato nella stima dei costi operativi e che generano una serie di attività di supporto che non perseguono direttamente lo scopo aziendale, ma diventano una necessità amministrativa. Le interferenze procedurali vengono generate da diverse fonti, sia interne che esterne all'impianto e possono implicare un arresto, provocando nei casi aggravati di dover ricominciare la sequenza delle attività del processo, con le conseguenze di una ripetizione delle stesse attività amministrative, di produzione di ulteriore documentazione e con l'enorme aumento dei costi di tutti gli uffici per i quali viaggia la procedura di approvvigionamento.
L'introduzione dell'outsourcing amministrativo è finalizzata proprio alla drastica riduzione del numero delle procedure interne di amministrazione e controllo. È proprio la gestione di questi ultimi ad assorbire in gran parte risorse e mezzi altamente qualificati per svolgere ben altro tipo di compiti, ed è soprattutto la semplificazione di queste gestioni che mette in vista l'enorme potenziale di ripresa ed efficienza economica. Presso un'azienda italiana tra le prime al mondo per la costruzione di veicoli da trasporto ed in particolare in due stabilimenti tedeschi per la costruzione di veicoli antincendio, è stato applicato l'outsourcing per la gestione degli approvvigionamenti dei materiali di produzione presso 70 fornitori, i cui volumi annui di fornitura vanno da 50 a 95.000 marchi. Tale soluzione ha consentito di ridurre il numero delle forniture e quindi delle bolle in 16 mesi di attività, da 1.321 a 85, pari al 99,93%, e di ridurre il numero delle fatture da ca. Da 1.000 a 40, pari al 99,96%.
Nel valutare l'introduzione dell'outsourcing c'è sempre il timore di perdere il controllo della situazione, ma nel momento in cui vengono definiti i ruoli, i ambiti di competenza e le responsabilità dei due contraenti è possibile avere una visibilità della convenienza economica: quest'ultima non può prescindere da un confronto con i costi complessivi sostenuti dall'azienda nel fornire, al suo interno, i servizi di cui si valuta la possibilità di gestire in outsourcing.
Una proposta scalabile
Per questo motivo la Unitec ha sviluppato proprio un concetto dedicando particolare attenzione a questo aspetto e proponendo un'applicazione modulare che consente un ritorno economico immediato, ad ogni passo che viene effettuato nella direzione dell'outsourcing, attraverso una serie di proposte e possibilità della sua applicazione, sulla base di un modello adattabile alle dimensioni e alle necessità aziendali e soprattutto facilmente introducibile in strutture già esistenti. La modularità dell'outsourcing, l'inserimento parziale o totale, con la possibilità di lavorare in team affini e la formazione all'interno della figura del coordinatore, consentono in qualsiasi momento di considerare l'ipotesi di interruzione del rapporto di servizio e di nuova gestione indipendente, rendendo quindi meno difficile la decisione di affidarsi ad un partner esterno.
L'outsourcing amministrativo degli approvvigionamenti dei materiali non produttivi impiegato junior della Unitec si basa sull'esperienza maturata con aziende di diversi paesi europei ed attive in diversi settori industriali e la propria struttura aziendale si estende proprio anche alla produzione dei materiali, consolidando e diversificando quindi il know-how, fattori che rappresentano un'importante garanzia operativa e di affidabilità nel tempo. Le attività di outsourcing svolte dalla Unitec sono supportate dall'uso di un sistema informativo, sviluppato e mantenuto in proprio, con un team interno di programmatori che integra ambienti operativi standard e che consente la comunicazione dati con clienti e fornitori. Il know-how inoltre nell'ambito della gestione delle informazioni, acquisito nel corso di esperienze maturate con i propri clienti, consente alla Unitec di sperimentare in casa sempre nuove soluzioni informatiche e telematiche da proporre al cliente all'obiettivo di migliorare la comunicazione e velocizzare enormemente l'accesso alle informazioni, riducendo i tempi di domanda e risposta. Il tutto avvalendosi della collaborazione di personale altamente qualificato e professionale.
La collaborazione con Unitec può essere definita con grande flessibilità, spaziando dalla singola emissione degli ordini fino alla gestione di tutte le procedure del processo di approvvigionamento, che va dalla fase di nascita della necessità fino alla gestione del magazzino e alla fornitura di soluzioni informatiche per l'office automation.
Conclusione
L'introduzione e l'applicazione dell'outsourcing amministrativo e degli approvvigionamenti hanno consentito al management di risolvere definitivamente i paradossi decisionali che abbiamo citato all'inizio e di ottenere costi di consuntivo flessibili, recuperando anche la preziosa risorsa tempo, componente fondamentale per dedicarsi sempre più efficacemente alle attività strategiche e primarie dell'azienda.
Con il recupero degli spazi di tempo in tutte le aree dell'impianto, immediatamente si aumenta il grado di efficienza interna, consentendo una migliore visibilità delle risorse e iniziando una spirale positiva di sinergie. La consapevolezza dell'importanza di questo risultato ha fatto comprendere che se tutti i collaboratori sono concentrati sul Core business l'azienda per te può fare miracoli.