De toepassingen van e-business richten zich steeds meer op commerciële transacties, waar niet alleen verkopers maar ook kopers van profiteren. Alle bedrijven kunnen profiteren van de hulpmiddelen van e-procurement.
Na grote golven van elektronische handel tussen bedrijven en consumenten (B2C) en onlinehandel, is e-procurement de toepassing van internet die de afgelopen maanden het meest besproken is. het geïntegreerde beheer van de inkoop van een bedrijf via internet, met drie hoofddoelstellingen:
- Maak het inkoopproces met leveranciers efficiënter door bureaucratische tussenstappen te verminderen en betalingen geheel of gedeeltelijk te automatiseren.
- vind de goedkoopste aanbiedingen en selecteer leveranciers door elektronische catalogi te raadplegen op de websites van de leveranciers of op zogenaamde e-marktplaatsen.
- Organiseer elektronische aanbestedingen en veilingen voor aankopen met een hoge waarde.
In de meeste organisaties worden inkoopactiviteiten doorgaans beheerd via telefoon, fax, brief, e-mail of EDI, met een mix van handmatige en geautomatiseerde activiteiten die sterk afhankelijk zijn van de technologische mogelijkheden van de klant en leverancier. E-procurementtoepassingen zijn bedoeld om de activiteiten die verband houden met inkoopprocessen te ondersteunen, automatiseren en stroomlijnen. In de breedste zin van het woord is e-aanbesteding elke activiteit die verband houdt met aankopen die via internet worden gedaan, zowel door particulieren als bedrijven: van het gebruik van e-mail om aanbiedingen aan te vragen en te verzenden, tot het gebruik van zoekmachines die gespecialiseerd zijn in het zoeken naar producten en prijsvergelijkingen, tot elektronische veilingen tussen consumenten. In engere zin is er sprake van business-to-business e-procurement wanneer een organisatie het inkoopproces volledig via internet organiseert met behulp van pure informatiesystemen, met als doel de “passieve cyclus” volledig te automatiseren. Met andere woorden: de interesse van bedrijven in e-procurement komt voort uit het feit dat bedrijven eerst de ‘actieve cyclus’ (verkoop, productie, facturering) automatiseerden met traditionele IT-systemen en ERP, vervolgens hun eerste pogingen deden tot elektronische handel, vervolgens hun aandacht richtten op de ‘ondersteuningscyclus’ met CRM-applicaties, en zich uiteindelijk concentreerden op de ‘passieve cyclus’, die het volgende omvat:
- Het verkrijgen van informatie die nodig is om het aan te schaffen product of dienst te selecteren (marktinformatie).
- Hulp bij het voorbereiden van een aanvraag tot het indienen van voorstellen.
- Ondersteuning bij het vergelijken van aanbiedingen en het selecteren van leverancier en product.
- Aanmaken van de bestelling.
- Goedkeuring van de bestelling en de daarmee samenhangende interne controles (autoriteiten van het bedrijf, budget, normen en eventuele voorschriften vastgelegd door het kwaliteitsmanagementsysteem).
- De bestelling verzenden naar de leverancier.
- Factuurontvangst, betaling, boeking en voltooiing van de transactie.
Momenteel hebben maar weinig bedrijven in de wereld de passieve cyclus volledig geautomatiseerd, terwijl veel inkoopafdelingen het internet intensief gebruiken in de fase van marktinformatie (zoeken naar informatie en raadplegen van elektronische catalogi).
Beter beheer van inkoop, vermindering van fouten in de fase van orderbeheer, besparingen op verworven activa, de mogelijkheid om het beheer van de eigen toeleveringsketen optimaal te plannen, real-time volgen van orders, verkorting van managementtijden - dit zijn de belangrijkste voordelen van e-procurement, waaraan nog andere voordelen worden toegevoegd, zoals de vermindering van het zogenaamde "maverick-effect" (werknemers die aan de rigide bureaucratische procedures willen ontsnappen, doen sommige aankopen rechtstreeks en passen later terugbetaling toe, gemiddeld 30% van op deze manier worden “indirecte” artikelen ingekocht) en de mogelijkheid om automatisch een grote hoeveelheid statistische gegevens te verzamelen (levertijden, prijsverlagingen, besparingen ten opzichte van aanbiedingen van andere leveranciers). Ook de mogelijkheid om een product te ontwerpen met behulp van een configuratorprogramma of een expertsysteem en het online verzenden van bestellingen vertegenwoordigt een groot voordeel in termen van tijd en kosten voor zowel de leverancier als de klant.
Met de juiste aanpassingen aan IT-systemen en bedrijfsprocessen kan een middelgroot bedrijf een besparing van tussen de 3 en 10% op de omzet realiseren.
Voor multinationale ondernemingen kunnen de besparingen in de honderden miljoenen lopen. De besparingen hebben vooral betrekking op indirecte activa zoals notebooks en netwerkhardware, telefoons, software, diverse kantoorbenodigdheden en diensten die geen directe invloed hebben op de productieprocessen, en niet op directe aankopen (grondstoffen en halffabrikaten). Uit onderzoek uitgevoerd door grote bedrijven door Price Waterhouse Coopers en Gartner Group blijkt dat 75% van de door bedrijven betaalde facturen betrekking hebben op artikelen onder de $1.000; de interne kosten (overhead) van de aankoop van een product van $ 5 zijn hetzelfde als die van artikelen van $ 5.000; een gemiddelde aankoop via traditionele processen omvat gemiddeld 22 handelingen, duurt ongeveer 15 dagen en heeft interne kosten tussen de $35 en $80 (soms meer dan $300). Een e-procurement-oplossing omvat slechts 12 handelingen, vergt een paar uur en kost tussen de 5 en 10 dollar.
Naast de economische en productieve voordelen worden inkoopprocessen beter beheersbaar en neemt het foutenpercentage af. Veel Amerikaanse en Duitse bedrijven die e-procurementsystemen hebben geïmplementeerd, melden dat ze hun investeringen in minder dan twaalf maanden hebben terugverdiend.
In de VS wordt e-aanbesteding door 25% van de bedrijven gebruikt en naar schatting zal dit percentage in 2001 de 40% bereiken.
Kleinere bedrijven die de automatisering van de passieve cyclus willen realiseren, kunnen zich wenden tot externe structuren die meerdere bedrijven besturen, die optreden als inkoopcoöperaties en dienstverlenende bedrijven.
In dit geval beheert de externe operator de catalogus en treedt hij op als uitbesteder voor e-procurement, met een bedrijfsmodel tussen een e-procurementsysteem en een e-marktplaats. Een belangrijk Europees voorbeeld is het Duitse bedrijf Unitec Gmbh, ook aanwezig in Italië, dat een van de eerste experimenten vertegenwoordigt in de volledige uitbesteding van de inkoopfunctie, logistiek en magazijnbeheer van overwegend industriële bedrijven.
