Les applications du commerce électronique se concentrent toujours davantage sur les transactions commerciales, afin d'aider non seulement celui qui vend mais aussi celui qui acquiert. Toutes les entreprises ne peuvent que tirer les mêmes avantages des instruments de e-procurement.
Après de grandes vagues du commerce électronique Business-to-Consumer (B2C) et du commerce de linge, l'application d'Internet dont on parle plus depuis quelques mois est l'e-procurement, c'est-à-dire la gestion intégrée des approvisionnements d'une entreprise via Internet, avec trois objectifs principaux :
- rendre plus efficace le processus des achats avec les fournisseurs, en réduisant les passages bureaucratiques intermédiaires et en automatisant de façon partielle ou totale les paiements.
- trouver l'offre la plus pratique et sélectionner les fournisseurs en consultant le catalogue électronique présent dans les sites web des mêmes fournisseurs ou dans le soi-disant e-marketplace.
- organiser des concours électroniques et des enchères pour des fournitures de valeur importante.
Dans la plupart des organisations, les activités relatives aux achats sont normalement gérées par téléphone, fax, lettres, email ou Edi, avec un ensemble d'activités manuelles et automatisées, largement exploitées par les possibilités technologiques du client et du fournisseur. Les applications d'e-procurement ont pour objectif de soutenir, d'automatiser et de rationaliser les activités liées aux processus d'achat. D'une manière générale, l'e-procurement est n'importe quelle activité liée aux achats, réalisés avec l'aide d'Internet auprès de consommateurs privés qui donnent des entreprises : depuis l'utilisation du courrier électronique pour demander et envoyer des offres jusqu'à l'utilisation des moteurs de recherche spécialisés dans la recherche de produits et la comparaison des prix, jusqu'à arriver aux enchères électroniques entre consommateurs. En sens plus étroit, on parle d'e-procurement Business-to-business lorsqu'une organisation intégrale organise le processus d'achat à travers Internet avec seulement des informations informatives, dans le but d'automatiser complètement le "cycle passif". En d'autres termes, l'intérêt pour l'e-procurement dépend du fait que les entreprises avant ont automatisé le "cycle actif" (vente, production, facturation) avec les systèmes d'information traditionnels et ERP et ont d'abord essayé le commerce électronique, puis ont tourné leur attention vers le "cycle de support" avec des applications CRM, et enfin se sont concentrées sur le "cycle passif", qu'il comprend :
- Recherche des informations utiles afin de choisir le produit ou le service à acquérir (Market Intelligence).
- Soutien à la préparation des demandes d'offre et de capitola.
- Support au processus de comparaison des offres et de sélection du fournisseur et du produit.
- Création de la commande.
- Approbation de la commande et contrôles internes relatifs à vous (pouvoirs de l'entreprise, budget, norme et éventuels liens que vous établissez avec le système qualité).
- Expédition de la commande au fournisseur.
- Facture de réception, paiement, contabilizzazione et clôture de la transaction.
Actuellement seulement moins d'entreprises au niveau mondial ont automatisé de façon complète le cycle passif, tandis que beaucoup de bureaux d'achats font un large usage d'Internet dans la phase d'Intelligence de Marché (recherche d'informations et consultation de catalogues électroniques).
Une meilleure gestion des approvisionnements, la diminution du nombre d'erreurs qui surviennent dans la phase de gestion des commandes, l'économie sur le coût des actifs acquis, la possibilité de planifier de manière optimale la gestion de sa propre chaîne d'approvisionnement, d'effectuer le suivi des commandes en temps réel, la diminution des temps de gestion, sont les principaux avantages de l'e-procurement, auxquels les garanties s'ajoutent à d'autres avantages, comme la diminution du soi-disant "effet non-conformiste". (dépendant, pour sottrarsi aux rigides procédures bureaucratiques, il préfère effectuer directement quelques achats en demandant le remboursement de dépenses connues, beaucoup que le milieu 30% des articles "indirects" vous arrivent de cette manière) et le fait de disposer de manière automatique d'une grande quantité de vous donne des statistiques (des délais de livraison, des réductions de prix, des économies par rapport à celles offertes des autres fournisseurs). La possibilité de façonner un produit à l'aide d'un programme configuratore ou d'un système expert et l'expédition des commandes en ligne constituent également pour le fournisseur et pour le client un grand avantage en termes de délais et de coûts.
Avec des adaptations opportunes du système d'information et des procédures commerciales, une entreprise moyenne peut réaliser des économies entre 3 et 10% du chiffre d'affaires.
Pour les multinationales, les économies peuvent être de l’ordre de centaines de milliards. L'économie concerne surtout les actifs indirects, comme les ordinateurs portables et réseaux, les téléphones, les logiciels, plusieurs chancelleries papales, les services n'intéressent pas les cycles directement productifs (), plutôt que les achats directs (matières premières et semi-finis). Des recherches effectuées auprès de quelques grandes entreprises de Price Waterhouse Coopers et du Gartner Group démontrent que 75% des factures payées par les entreprises concernent des articles qui coûtent moins de 1000 dollars ; le coût interne (overhead) pour acquérir un produit à partir de 5 dollars est égal à celui pour des articles à partir de 5000 dollars ; un achat moyen avec les processus traditionnels implique 22 opérations moyennes, dures 15 jours et a un coût intérieur entre 35 et 80 dollars (dépassant parfois les 300 dollars). Une solution d'e-procurement implique seulement 12 opérations, demande peu d'heures et coûte de 5 à 10 dollars.
Au-delà des avantages économiques et productifs, les processus d'achat deviennent plus contrôlables et les possibilités d'erreur diminuent. De nombreuses entreprises américaines et allemandes qui ont introduit des systèmes d'e-procurement déclarent avoir amorti les investissements en moins de douze mois.
Aux États-Unis, l'e-procurement est adopté par 25% des entreprises, et on estime qu'en 2001 tel pourcentage atteindra 40%.
Les vérités de moindres dimensions qui souhaitent réaliser l'automatisation du cycle passif, peuvent faire référence à des structures externes pour lesquelles opèrent plus d'entreprises, agissant comme des coopératives d'achat et des entreprises de services.
Dans ce cas, l'opérateur externe gère le catalogue et se présente comme un sous-traitant de l'e-approvisionnement, avec un modèle d'affaires intermédiaire entre un système d'e-approvisionnement et un e-marketplace. Un exemple européen significatif est l'allemande Unitec Gmbh, présente aussi en Italie, qui constitue une des premières expériences d'externalisation complète de la fonction acquisition, logistique et en matière de gestion des entreprises d'entrepôts à caractère majoritairement industriel.
