De toepassingen van e-business zijn altijd meer gericht op de handelstransacties, om niet alleen de verkopers maar ook de kopers te ondersteunen. Alle bedrijven kunnen niet anders dan dezelfde voordelen halen uit de instrumenten van e-procurement.
Na grote golven van de elektronische handel Business-to-Consumer (B2C) en van de handel in linnengoed, is de toepassing van het Internet waarover de laatste maanden het meest wordt gesproken e-procurement, dat wil zeggen het geïntegreerde beheer van de inkoop van een bedrijf via internet, met drie hoofddoelen:
- Om het inkoopproces met de leveranciers efficiënter te maken, worden zij gewend aan het verminderen van tussenliggende bureaucratische stappen en het gedeeltelijk of volledig automatiseren van de betalingen.
- Om de aangeboden opties gemakkelijker te vinden en leveranciers te selecteren, raadpleegt u de elektronische catalogi die beschikbaar zijn op de websites van de betreffende leveranciers of in de zogenaamde e-marketplaces.
- Elektronische wedstrijden en veilingen organiseren voor de levering van goederen van belangrijke waarde.
In het grootste deel van de organisaties worden de activiteiten met betrekking tot inkoop doorgaans beheerd via telefoon, fax, brieven, e-mail of EDI, met een wirwar van handmatige en geautomatiseerde activiteiten, sterk afhankelijk van de technologische mogelijkheden van de klant en de leverancier. De toepassingen van e-procurement hebben tot doel de activiteiten in verband met inkoopprocessen te ondersteunen, te automatiseren en te rationaliseren. In brede zin is e-procurement elke activiteit die verband houdt met inkoop, uitgevoerd met behulp van internet, zowel door particuliere consumenten als door bedrijven: van het gebruik van e-mail om aanvragen te doen en offertes te verzenden tot het gebruik van gespecialiseerde zoekmachines voor het vinden van producten en het vergelijken van prijzen, tot aan elektronische veilingen tussen consumenten. In engere zin spreekt men over Business-to-business e-procurement wanneer een organisatie het inkoopproces volledig via internet integreert met uitsluitend informatieve systemen, met als doel de "passieve cyclus" volledig te automatiseren. Met andere woorden, de belangstelling voor e-procurement hangt ervan af dat bedrijven eerst de "actieve cyclus" (verkoop, productie, facturering) hebben geautomatiseerd met traditionele informatiesystemen en ERP-systemen en eerste pogingen tot elektronische handel hebben ondernomen, vervolgens hun aandacht hebben gericht op de "ondersteunende cyclus" met CRM-toepassingen, en zich ten slotte hebben geconcentreerd op de "passieve cyclus", die omvat:
- Het vinden van nuttige informatie om het product of de dienst te kiezen die moet worden aangeschaft (Market Intelligence).
- Ondersteuning bij de voorbereiding van aanvragen voor offertes en kapitaalgoederen.
- Ondersteuning bij het proces van vergelijking van de aangeboden opties en de selectie van de leverancier en het product.
- Aanmaak van de order.
- Goedkeuring van de order en de bijbehorende interne controles aan u (bevoegdheden van het bedrijf, budget, standaard en eventuele banden die u heeft opgezet vanuit het kwaliteitssysteem).
- Levering van de bestelling aan de leverancier.
- Ontvangstfactuur, betaling, verantwoording en afsluiting van de transactie.
Momenteel hebben slechts weinig bedrijven op wereldwijd niveau de passieve cyclus volledig geautomatiseerd, terwijl veel kantooraankopen uitgebreid gebruikmaken van het internet in de fase van marktinlichtingen (zoeken naar informatie en raadplegen van elektronische catalogi).
Een betere beheersing van de voorraden, de vermindering van het aantal fouten dat optreedt in de fase van orderbeheer, de besparing op de kosten van de verworven activa, de mogelijkheid om op een optimale manier de eigen supply chain te plannen, het uitvoeren van realtime orderopvolging, de verkorting van de beheertijden, zijn de belangrijkste voordelen van e-procurement, waaraan bijkomende voordelen gekoppeld zijn, zoals de vermindering van het zogenaamde *maverick*-effect (waarbij medewerkers, om de starre bureaucratische procedures te omzeilen, rechtstreeks aankopen doen en deze via onkostennota’s laten vergoeden, waardoor gemiddeld 30% van de *indirecte* artikelen op deze manier wordt aangeschaft) en het automatisch beschikken over een grote hoeveelheid statistische gegevens (levertijden, prijsverlagingen, besparingen ten opzichte van de aanbiedingen van andere leveranciers). Ook de mogelijkheid om een product te configureren met behulp van een programma- of expertsysteemconfigurator en het online verzenden van orders vormt zowel voor de leverancier als voor de klant een groot voordeel op het vlak van tijd en kosten.
Met gepaste aanpassingen aan het informatiesysteem en de bedrijfsprocedures kan een middelgroot bedrijf besparingen realiseren tussen de 3 en 10% van de omzet.
Voor de multinationals kunnen de besparingen in de orde van grootte van honderden miljarden liggen. De besparing betreft vooral de indirecte activa, zoals mobiele computers en netwerken, telefoons, software, verschillende pauselijke kanselarijen, diensten die niet direct betrekking hebben op de productieve cycli (), in plaats van de directe aankopen (grondstoffen en halffabricaten). Onderzoeken uitgevoerd bij enkele grote ondernemingen door Price Waterhouse Coopers en de Gartner Group tonen aan dat 75% van de facturen die door bedrijven worden betaald, betrekking hebben op artikelen die minder dan 1000 dollar kosten; de interne kosten (overhead) om een product van 5 dollar aan te schaffen zijn gelijk aan die voor artikelen van 5000 dollar; een gemiddelde aankoop met traditionele processen omvat 22 gemiddelde bewerkingen, duurt 15 dagen en heeft interne kosten tussen de 35 en 80 dollar (soms meer dan 300 dollar). Een e-procurementoplossing omvat slechts 12 bewerkingen, vergt enkele uren en kost tussen de 5 en 10 dollar.
Naast de economische en productieve voordelen worden de inkoopprocessen beter beheersbaar en nemen de foutmogelijkheden af. Veel Amerikaanse en Duitse bedrijven die e-procurement-systemen hebben ingevoerd, verklaren hun investeringen binnen minder dan twaalf maanden te hebben terugverdiend.
In de VS blijkt e-procurement door 25% van de ondernemingen te zijn geadopteerd, en men schat dat dit percentage in 2001 zal oplopen tot 40%.
De waarheden van kleinere afmetingen die automatisering van de passieve cyclus willen realiseren, kunnen verwijzen naar externe structuren waar meer bedrijven ordelijk in opereren, fungerend als inkoopcoöperaties en dienstverlenende bedrijven.
In dit geval beheert de externe operator de catalogus en fungeert hij als uitbesteder van de e-procurement, met een bedrijfsmodel dat tussen een e-procurementsysteem en een e-marktplaats in zit. Een relevant Europees voorbeeld is de Duitse Unitec GmbH, ook actief in Italië, die een van de eerste experimenten vormt van volledige uitbesteding van de inkoopfunctie, logistiek en beheer van het magazijn voor voornamelijk industriële bedrijven.
