Das E-Procurement: Produkte, Dienstleistungen und Lösungen

Die Anwendungen des E-Business konzentrieren sich immer mehr auf die Transaktionen, mit denen sie handeln, um nicht nur den Verkäufern, sondern auch den Erwerbern zu helfen. Alle Unternehmen können nicht umhin, die gleichen Vorteile aus den Instrumenten des E-Procurements zu ziehen.

Nach großen Wellen des elektronischen Handels Business-to-Consumer (B2C) und des Wäschehandels ist die Anwendung des Internets, von der seit einigen Monaten mehr gesprochen wird, das E-Procurement, das heißt die integrierte Verwaltung der Lieferungen eines Unternehmens über das Internet, mit drei Hauptzielen:

• Um den Einkaufsprozess bei den Lieferanten effizienter zu gestalten, werden diese eingewöhnt, die bürokratischen Zwischenschritte reduziert und die Zahlungen teilweise oder vollständig automatisiert.
• Um die bequemeren Angebote zu finden und die Anbieter auszuwählen, die den elektronischen Katalog konsultieren, finden Sie ihn im Internet der Anbieter oder auf dem sogenannten E-Marktplatz.
• elektronische Wettbewerbe und Auktionen für Lieferungen von großem Wert zu organisieren.

In den meisten Unternehmen werden die mit den Einkäufen verbundenen Aktivitäten normalerweise über Telefon, Fax, Briefe, E-Mail oder EDI abgewickelt, mit einer Reihe manueller und automatisierter Aktivitäten, die weitgehend von den technologischen Möglichkeiten des Kunden und des Lieferanten abhängig sind. Die Anwendungen des E-Procurement haben das Ziel, die mit den Einkaufsprozessen verbundenen Aktivitäten zu unterstützen, zu automatisieren und zu rationalisieren. Im Großen und Ganzen handelt es sich beim E-Procurement um jede Aktivität im Zusammenhang mit Käufen, die über das Internet von privaten Verbrauchern an Unternehmen durchgeführt werden: von der Nutzung der E-Mail zur Nachfrage und zum Versenden von Angeboten bis hin zur Nutzung von Suchmaschinen, die sich auf die Suche nach Produkten und den Vergleich der Preise konzentrieren, bis hin zu den elektronischen Auktionen zwischen Verbrauchern. Im engeren Sinne spricht man von Business-to-Business E-Procurement, wenn ein ganzheitliches Unternehmen den Einkaufsprozess über das Internet informativ gestaltet, mit dem Ziel, den „passiven Kreislauf“ vollständig zu automatisieren. Mit anderen Worten, es setzt ihr Interesse an der E-Beschaffung in die Tat um, weil die Unternehmen zuvor den „aktiven Zyklus“ (Verkauf, Produktion, Rechnungsstellung) mit den herkömmlichen und ERP-Systemen automatisiert haben und zunächst den elektronischen Handel ausprobiert haben, dann ihre Aufmerksamkeit dem „Unterstützungszyklus“ mit CRM-Anwendungen zugewandt haben und sich schließlich auf den „passiven Zyklus“ konzentriert haben, der Folgendes umfasst:

• Finden nützlicher Informationen für die Auswahl des zu erwerbenden Produkts oder der zu erwerbenden Dienstleistung (Market Intelligence).
• Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Angeboten für Sie.
• Unterstützung beim Angebotsvergleich und bei der Lieferanten- und Produktauswahl.
• Erstellung der Bestellung.
• Genehmigung des Auftrags und entsprechende interne Kontrollen (Unternehmensbefugnisse, Budget, Standard und eventuelle Verbindungen, die Sie aus dem Qualitätssystem herstellen).
• Versand der Bestellung an den Lieferanten.
• Empfang der Rechnung, Zahlung, Kontaktaufnahme und Abschluss der Transaktion.

Derzeit haben weltweit nur die wenigsten Unternehmen den passiven Zyklus vollständig automatisiert, während viele Büroeinkäufe in der Phase der Market Intelligence (Suche nach Informationen und Konsultation elektronischer Kataloge) in großem Umfang das Internet nutzen.

Eine bessere Verwaltung der Lieferungen, eine Verringerung der Anzahl von Fehlern, die in der Phase der Auftragsverwaltung auftreten, eine Einsparung bei den Kosten der erworbenen Vermögenswerte, die Möglichkeit, die Verwaltung der eigenen Lieferkette optimal zu planen, eine Verfolgung der Aufträge in Echtzeit durchzuführen, eine Verkürzung der Verwaltungszeiten sind die Hauptvorteile des E-Procurements, zu denen Sicherheiten und andere Vorteile hinzukommen, wie die Verringerung des sogenannten „Effect Maverick“. (Abhängig von den starren bürokratischen Verfahren, zieht es vor, einige Einkäufe direkt zu tätigen und die Erstattung berühmter Kosten zu verlangen, so dass etwa 30 % der „indirekten“ Artikel auf diese Weise erworben werden) und die Tatsache, automatische Gewehre in einer großen Menge an statistischen Angeboten zu organisieren (Lieferzeiten, Preisnachlässe, Einsparungen gegenüber den Angeboten der anderen Lieferanten). Auch die Möglichkeit, ein Produkt mithilfe eines Konfiguratorprogramms oder Expertensystems zu gestalten und die Bestellungen online zu versenden, stellt für den Lieferanten und für den Kunden einen großen Zeit- und Kostenvorteil dar.

Durch entsprechende Anpassungen des Informationssystems und der Geschäftsabläufe kann ein mittelständisches Unternehmen Einsparungen zwischen 3 und 10 % des Umsatzes erzielen.

Für die multinationalen Konzerne können die Einsparungen in der Größenordnung von Hunderten von Milliarden liegen. Die Einsparung betrifft vor allem die indirekten Vermögenswerte, also mobile Computer und Netzwerke, Telefone, Software, mehrere päpstliche Kanzleien, Dienstleistungen, die nicht die direkten Produktivzyklen () betreffen, sondern die direkten Einkäufe (Rohstoffe und Halbfabrikate). Untersuchungen bei einigen großen Unternehmen von Price Waterhouse Coopers und der Gartner Group zeigen, dass 75 % der von den Unternehmen bezahlten Rechnungen sich auf Artikel beziehen, die weniger als 1000 Dollar kosten; die inneren Kosten (Overhead), um ein Produkt ab 5 Dollar zu erwerben, sind gleich denen für Artikel ab 5000 Dollar; Ein mittlerer Kauf mit den traditionellen Prozessen umfasst 22 mittlere Vorgänge, harte 15 Tage und hat einen inneren Preis zwischen 35 und 80 Dollar (manchmal über 300 Dollar). Eine E-Procurement-Lösung erfordert nur 12 Vorgänge, erfordert wenig Stunden und kostet zwischen 5 und 10 Dollar.

Über die wirtschaftlichen und produktiven Vorteile hinaus werden die Einkaufsprozesse kontrollierbarer und die Fehlermöglichkeiten verringern sich. Viele amerikanische und deutsche Unternehmen, die E-Procurement-Systeme eingeführt haben, geben an, die Investitionen in weniger als zwölf Monaten gedämpft zu haben.

In den USA hat sich herausgestellt, dass E-Procurement von 25 % der Unternehmen übernommen wird, und man geht davon aus, dass dieser Prozentsatz im Jahr 2001 bei 40 % liegen wird.

Die Wahrheiten kleinerer Dimensionen, die eine Automatisierung des passiven Kreislaufs realisieren wollen, können sich auf externe Strukturen beziehen, die mehr Unternehmen in Ordnung halten und wie Einkaufsgenossenschaften und Dienstleistungsunternehmen agieren.

In diesem Fall verwaltet der externe Betreiber den Katalog und ist wie ein Outsourcer der E-Beschaffung mit einem Geschäftsmodell, das zwischen einem E-Beschaffungssystem und einem E-Marktplatz liegt. Ein bedeutungsvolles europäisches Beispiel ist die deutsche Unitec GmbH, die auch in Italien vertreten ist und eines der ersten Experimente zur Auslagerung aller Aufgaben, der Logistik und der Verwaltung von Lagerbetrieben in größtenteils industrielle Unternehmen darstellt.