Le applicazioni dell'e-business sono sempre più focalizzate sulle transazioni commerciali, per aiutare non solo chi vende ma anche chi acquista. Tutte le aziende non possono che trarre gli stessi vantaggi dagli strumenti dell'e-procurement.
Dopo le grandi ondate del commercio elettronico Business-to-Consumer (B2C) e del trading on line, l'applicazione di Internet di cui si parla più da alcuni mesi è l'e-procurement, ovvero la gestione integrata degli approvvigionamenti di un'azienda via Internet, con tre obiettivi principali:
- rendere più efficiente il processo degli acquisti con i fornitori abituali, riducendo i passaggi burocratici intermedi e automatizzando in modo parziale o totale i pagamenti.
- trovare le offerte più convenienti e selezionare i fornitori consultando il catalogo elettronico presente nei siti web dei fornitori stessi o nel cosiddetto e-marketplace.
- organizzare concorsi ed aste elettroniche per forniture di rilevante valore.
Nella maggior parte delle organizzazioni, le attività relative agli acquisti vengono normalmente gestite tramite telefono, fax, lettere, email o Edi, con un puzzle di attività manuali e automatizzate, ampiamente dipendenti dalle possibilità tecnologiche del cliente e del fornitore. Le applicazioni di e-procurement hanno l'obiettivo di supportare, automatizzare e razionalizzare le attività connesse ai processi di acquisto. In generale, e-procurement è qualsiasi attività connessa agli acquisti, effettuati con l'ausilio di Internet sia da consumatori privati che da aziende: dall'utilizzo della posta elettronica per richiedere e inviare offerte all'utilizzo dei motori di ricerca specializzati nel reperimento di prodotti e nel confronto dei prezzi, fino ad arrivare alle aste elettroniche tra consumatori. In senso stretto, si parla di e-procurement business-to-business quando si organizza integralmente il processo di acquisto tramite Internet con modalità esclusivamente informative, con l'obiettivo di automatizzare completamente il “ciclo passivo”. In altre parole, l'attuale interesse per l'e-procurement dipende dal fatto che le aziende prima hanno automatizzato il "ciclo attivo" (vendita, produzione, fatturazione) con i sistemi informatici tradizionali ed ERP e prima tentati di commercio elettronico, poi hanno rivolto la loro attenzione al "ciclo di supporto" con applicazioni CRM, ed infine si sono concentrate sul "ciclo passivo", che comprende:
- Reperimento delle informazioni utili per scegliere il prodotto o il servizio da acquistare (Market Intelligence).
- Supporto alla preparazione di richieste di offerta e capitolati.
- Supporto al processo di confronto delle offerte e di selezione del fornitore e del prodotto.
- Creazione dell'ordine.
- Approvazione della commessa e relativi controlli interni (poteri aziendali, budget, standard ed eventuali vincoli imposti dal sistema qualità).
- Spedizione dell'ordine al fornitore.
- Ricezione fattura, pagamento, contabilizzazione e chiusura della transazione.
Attualmente solo pochissime aziende a livello mondiale hanno automatizzato il ciclo passivo in modo completo, mentre molti uffici acquisti fanno largo uso di Internet nella fase di Market Intelligence (ricerca informazioni e consultazione di cataloghi elettronici).
Una migliore gestione delle scorte, la diminuzione del numero di errori che avvengono nella fase di gestione degli ordini, il risparmio sul costo degli asset acquisiti, la possibilità di pianificare in modo ottimale la gestione della propria supply chain, effettuare il tracking degli ordini in tempo reale, la diminuzione dei tempi di gestione, sono i principali vantaggi dell'e-procurement, ai quali si aggiungono altri vantaggi collaterali, come la diminuzione del cosiddetto "effetto maverick" (dipendente, per sottrarsi a le rigide procedure burocratiche, si preferisce effettuare direttamente alcuni acquisti chiedendo il rimborso in spese note, tanto che mediamente il 30% degli articoli "indiretti" vengono acquistati in questo modo) e il fatto di disporre in modo automatico di una grande quantità di dati statistici (tempi di consegna, riduzioni di prezzo, risparmio rispetto alle offerte degli altri fornitori). Anche la possibilità di dare forma ad un prodotto con l'ausilio di un programma configuratore o sistema esperto e l'evasione degli ordini on-line costituisce sia per il fornitore sia per il cliente un grosso vantaggio in termini di tempi e costi.
Con opportuni adattamenti al sistema informativo e alle procedure aziendali, una media azienda può ottenere risparmi compresi tra il 3 e il 10% del fatturato.
Per le multinazionali i risparmi possono essere dell’ordine di centinaia di miliardi. Il risparmio riguarda soprattutto i beni indiretti, che computer cellulari e reti, telefoni, software, cancelleria pontificia varia, servizi non interessano i cicli direttamente produttivi (), piuttosto che gli acquisti diretti (materie prime e semilavorati). Ricerche condotte su alcune grandi aziende dalla Price Waterhouse Coopers e dal Gartner Group evidenziano che il 75% delle fatture pagate dalle aziende sono relative ad articoli che costano meno di 1000 dollari; il costo interno (overhead) per acquistare un prodotto da 5 dollari è pari a quello per articoli da 5000 dollari; un acquisto medio con i processi tradizionali comporta 22 operazioni medie, dura 15 giorni ed ha un costo interno compreso tra i 35 e gli 80 dollari (a volte supera i 300 dollari). Una soluzione di e-procurement comporta solo 12 operazioni, richiede poche ore e costa dai 5 ai 10 dollari.
Oltre ai vantaggi economici e produttivi, i processi di acquisto diventano più controllabili e le possibilità di errore diminuiscono. Molte aziende americane e tedesche che hanno introdotto sistemi di e-procurement dichiarano di aver smorzato gli investimenti in meno di dodici mesi.
Negli USA l'e-procurement risulta adottato dal 25% delle imprese, e si stima che nel 2001 tale percentuale arriverà al 40%.
Le realtà di minori dimensioni che desiderano realizzare un'automazione del ciclo passivo, possono fare riferimento a strutture esterne che operano per più aziende, agendo come cooperative di acquisto e società di servizi.
In tal caso l'operatore esterno gestisce il catalogo e si configura come outsourcer dell'e-procurement, con un modello di business intermedio tra un sistema di e-procurement ed un e-marketplace. Un significativo esempio europeo è la tedesca Unitec Gmbh, presente anche in Italia, che costituisce uno dei primi esperimenti di outsourcing completo delle funzioni acquisti, logistica e riguardanti la gestione dei magazzini di imprese a carattere prevalentemente industriale.
