As aplicações de e-business estão sempre mais focadas nas transações que as negociam, de forma a ajudar não só quem vende, mas também quem adquire. Todas as empresas não podem deixar de retirar as mesmas vantagens dos instrumentos de contratação pública electrónica.
Depois das grandes ondas do comércio eletrônico Business-to-Consumer (B2C) e da negociação de roupas, a aplicação de Internet da qual se fala mais há alguns meses é o e-procurement, que é a gestão integrada de fornecimentos de uma empresa via Internet, com três objetos principais:
- tornar mais eficiente o processo das compras com os fornecedores, acostumando-os, reduzindo os trâmites burocráticos intermediários e automatizando parcial ou totalmente os pagamentos.
- encontrar os oferecidos mais convenientes e selecionar os fornecedores consultando o catálogo eletrônico presente nos sites localizados dos mesmos fornecedores ou no chamado e-marketplace.
- organizar concursos e leilões eletrônicos para fornecimentos de valor importante.
Na maior parte das organizações, as atividades relativas às compras são normalmente gerenciadas através de telefone, fax, cartas, e-mail ou Edi, com um quebra-cabeça de atividades manuais e automatizadas, amplamente dependentes das possibilidades tecnológicas do cliente e do fornecedor. As aplicações de e-procurement têm como objectivo apoiar, automatizar e racionalizar as actividades relacionadas com os processos de compra. Em linhas gerais, e-procurement é qualquer atividade ligada às compras, realizada com o auxílio da Internet é de consumidores privados que dão empresas: desde uso do e-mail para solicitar e enviar ofertas até uso de motores de busca especializados na localização de produtos e na comparação dos preços, até chegar aos leilões eletrônicos entre consumidores. Em sentido estrito, fala-se de e-procurement business-to-business quando se organiza integralmente o processo de compra através da Internet com apenas arranjos informativos, com o objetivo de automatizar completamente o “ciclo passivo”. Em outras palavras, a efetivação do interesse pelo e-procurement depende do fato de que as empresas antes automatizaram o “ciclo ativo” (venda, produção, faturamento) com os sistemas informados tradicionais e ERP e experimentaram primeiro o comércio eletrônico, depois voltaram sua atenção para o “ciclo de suporte” com aplicações CRM, e finalmente se concentraram no “ciclo passivo”, que compreende:
- Encontrar a informação útil para a escolha do produto ou serviço a adquirir (Inteligência de Mercado).
- Apoio à elaboração de demandas para oferta e capitólio.
- Apoio ao processo de comparação da oferta e seleção do fornecedor e do produto.
- Criação do pedido.
- Aprovação do pedido e controles internos relativos a você (poderes da empresa, orçamento, padrão e eventuais vínculos que você estabelecer a partir do sistema de qualidade).
- Envio do pedido ao fornecedor.
- Recepção de fatura, pagamento, contabilizzazione e fechamento da transação.
Atualmente apenas poucas empresas a nível mundial automatizaram o ciclo passivo de forma completa, enquanto muitos escritórios de compras fazem amplo uso da Internet na fase de Inteligência de Mercado (pesquisa de informações e consulta de catálogos eletrônicos).
Uma melhor gestão dos fornecimentos, a diminuição do número de erros que ocorrem na fase de gestão das encomendas, a poupança no custo dos activos adquiridos, a possibilidade de planear de forma óptima a gestão da própria cadeia de abastecimento, efectuar o seguimento das encomendas em tempo real, a diminuição dos tempos de gestão, são as principais vantagens do e-procurement, às quais as garantias se juntam a outras vantagens, como a diminuição do chamado "efeito maverick" (dependente, por sottrarsi aos rígidos procedimentos burocráticos, prefere realizar diretamente algumas compras solicitando o reembolso em despesas famosas, tanto que médio de 30% de artigos "indiretos" vem adquirindo desta forma) e o fato de providenciar de maneira automática uma grande quantidade de dá estatísticas (a prazos de entrega, reduções de preço, economia em relação aos oferecidos pelos demais fornecedores). Também a possibilidade de moldar um produto com a ajuda de um programa configurador ou sistema especialista e o envio dos pedidos online constitui para o fornecedor é para o cliente uma grande vantagem em termos de prazos e custos.
Com adaptações oportunas no sistema informativo e nos procedimentos de negócio, uma média empresa pode conseguir poupanças entre os 3 e os 10% do volume de negócios.
Para as multinacionais, as poupanças podem ser da ordem das centenas de milhares de milhões. A poupança diz respeito sobretudo aos ativos indiretos, além de computadores celulares e redes, telefones, softwares, diversas chancelarias papais, serviços não interessam aos ciclos diretamente produtivos (), mas sim às compras diretas (matérias-primas e semi-acabados). Pesquisas realizadas em algumas grandes empresas da Price Waterhouse Coopers e do Gartner Group evidenciam que 75% das faturas pagas pelas empresas são relativas a artigos que custam menos de 1000 dólares; o custo interno (overhead) para adquirir um produto a partir de 5 dólares é igual ao de artigos a partir de 5000 dólares; uma compra média com os processos tradicionais envolve 22 operações médias, duras 15 dias e tem um custo interno entre os 35 e 80 dólares (superando às vezes os 300 dólares). Uma solução de e-procurement envolve apenas 12 operações, demanda poucas horas e custa de 5 a 10 dólares.
Além das vantagens econômicas e produtivas, os processos de compra tornam-se mais controláveis e as possibilidades de erros diminuem. Muitas empresas americanas e alemãs que introduziram sistemas de e-procurement declaram ter amortecido os investimentos em menos de doze meses.
Nos EUA o e-procurement é adotado por 25% das empresas, e estima-se que em 2001 tal percentual chegará a 40%.
As verdades de dimensões menores que desejam realizar a automação do ciclo passivo, podem fazer referência a estruturas externas que mais empresas operam em ordem, atuando como cooperativas de compras e empresas de serviços.
Neste caso o operador externo gere o catálogo e assume a forma de terceirizador do e-procurement, com um modelo de negócio intermédio entre um sistema de e-procurement e um e-marketplace. Um exemplo europeu significativo é a alemã Unitec Gmbh, presente também na Itália, que constitui uma das primeiras experiências de terceirização completa da função adquirida, logística e no que diz respeito à gestão dos armazéns de empreendimentos de caráter majoritariamente industrial.
