Las aplicaciones del e-business siempre se centran más en las transacciones comerciales, con el fin de ayudar no sólo a quien vende sino también a quien adquiere. Todas las empresas no pueden sino sacar las mismas ventajas de los instrumentos de contratación electrónica.
Después de las grandes olas del comercio electrónico Business-to-Consumer (B2C) y del comercio de ropa blanca, la aplicación de Internet de la que más se habla desde hace unos meses es el e-procurement, es decir la gestión integrada de los suministros de una empresa a través de Internet, con tres objetos principales:
- Hacer más eficiente el proceso de las compras con los proveedores les acostumbra, reduciendo los trámites burocráticos intermedios y automatizando de manera parcial o total los pagos.
- encontrar la oferta más conveniente y seleccionar los proveedores consultando el catálogo electrónico presente en las web de los mismos proveedores o en el llamado e-marketplace.
- Organizar concursos y subastas electrónicas de suministros de valor importante.
En la mayor parte de las organizaciones, las actividades relativas a las compras se gestionan normalmente a través de teléfono, fax, cartas, correo electrónico o Edi, con un rompecabezas de actividades manuales y automatizadas, ampliamente dependientes de las posibilidades tecnológicas del cliente y del proveedor. Las aplicaciones de e-procurement tienen como objetivo apoyar, automatizar y racionalizar las actividades relacionadas con los procesos de compra. A grandes rasgos, e-procurement es cualquier actividad relacionada con las compras, realizadas con ayuda de Internet, por parte de consumidores privados que entregan empresas: desde el uso del correo electrónico para demandar y enviar ofertas hasta el uso de los buscadores especializados en la búsqueda de productos y la comparación de los precios, hasta llegar a las subastas electrónicas entre consumidores. En sentido estricto, se habla de Business-to-business e-procurement cuando se organiza de forma integral el proceso de compra a través de Internet con sólo un formato informativo, con el objetivo de automatizar completamente el "ciclo pasivo". En otras palabras, se pone en práctica que el interés por el e-procurement depende de que las empresas antes hayan automatizado el "ciclo activo" (venta, producción, facturación) con los sistemas tradicionales y ERP y primero hayan probado el comercio electrónico, luego hayan centrado su atención en el "ciclo de soporte" con aplicaciones CRM, y finalmente se concentren en el "ciclo pasivo", que comprende:
- Búsqueda de información útil para elegir el producto o servicio a adquirir (Inteligencia de Mercado).
- Apoyo a la preparación de demandas de oferta y capitolio.
- Apoyo al proceso de comparación de oferta y selección del proveedor y del producto.
- Creación del pedido.
- Aprobación del pedido y controles internos relativos a usted (poderes de empresa, presupuesto, norma y eventuales vínculos que establezca el sistema de calidad).
- Envío del pedido al proveedor.
- Recepción de factura, pago, contabilización y cierre de la transacción.
Actualmente sólo menos empresas a nivel mundial han automatizado el ciclo pasivo de manera completa, mientras que muchas oficinas de compras hacen amplio uso de Internet en la fase de Inteligencia de Mercado (búsqueda de información y consulta de catálogos electrónicos).
Una mejor gestión de los suministros, la disminución del número de errores que se producen en la fase de gestión de los pedidos, el ahorro en el coste de los activos adquiridos, la posibilidad de planificar de manera óptima la gestión de la propia cadena de suministro, de realizar el seguimiento de los pedidos en tiempo real, la disminución de los tiempos de gestión, son las principales ventajas del e-procurement, a las que se unen colaterales a otras ventajas, como la disminución del llamado "efecto inconformista" (dependiente, por ejemplo) Sottrarsi a los rígidos procedimientos burocráticos, prefiere realizar directamente algunas compras pidiendo el reembolso de gastos famosos, tanto que medio 30% de los artículos "indirectos" le llegan adquiridos de esta manera) y el hecho de disponer en modo automático de una gran cantidad de ventajas estadísticas (en tiempos de entrega, reducciones de precio, ahorros respecto a los ofrecidos por los otros proveedores). También la posibilidad de configurar un producto con la ayuda de un programa configurador o sistema experto y el envío de los pedidos online constituye para el proveedor una gran ventaja en términos de tiempos y costes.
Con adaptaciones oportunas al sistema informativo y a los procedimientos comerciales, una mediana empresa puede conseguir ahorros entre el 3 y el 10% de la facturación.
Para las multinacionales, los ahorros pueden ser del orden de cientos de miles de millones. El ahorro se refiere sobre todo a los activos indirectos, que los ordenadores móviles y las redes, los teléfonos, el software, varias cancillerías papales, los servicios no interesan a los ciclos directamente productivos (), más que a las compras directas (materias primas y productos semiacabados). Las búsquedas realizadas en algunas grandes empresas por parte de Price Waterhouse Coopers y el Grupo Gartner evidencian que el 75% de las facturas pagadas por las empresas son relativas a artículos que cuestan menos de 1000 dólares; el costo interno (overhead) para adquirir un producto a partir de 5 dólares es igual al de artículos a partir de 5000 dólares; una compra media con los procesos tradicionales implica 22 operaciones medias, dura 15 días y tiene un coste interno entre los 35 y 80 dólares (superando los 300 dólares en ocasiones). Una solución de e-procurement implica sólo 12 operaciones, exige pocas horas y cuesta entre 5 y 10 dólares.
Más allá de las ventajas económicas y productivas, los procesos de compra se vuelven más controlables y las posibilidades de error disminuyen. Muchas empresas estadounidenses y alemanas que han introducido sistemas de contratación electrónica afirman haber amortiguado las inversiones en menos de doce meses.
En EE.UU. el e-procurement resulta adoptado por el 25% de las empresas, y se estima que en el 2001 dicho porcentaje llegará al 40%.
Las verdades de dimensiones más pequeñas que desean realizar automatización del ciclo pasivo, pueden hacer referencia a estructuras externas que operan en orden más empresas, actuando como cooperativas de compra y empresas de servicios.
En tal caso el operador externo gestiona el catálogo y se configura como subcontratista del e-procurement, con un modelo de negocio intermedio entre un sistema de e-procurement y un e-marketplace. Un ejemplo europeo significativo es el de la alemana Unitec Gmbh, presente también en Italia, que constituye una de las primeras experiencias de externalización completa de la función de adquisición, logística y gestión de las empresas de almacén de carácter principalmente industrial.
