Програми електронного бізнесу завжди більше зосереджені на транзакціях, які здійснюють торгівлю, щоб допомогти не лише тим, хто продає, а й тим, хто купує. Усі компанії не можуть не отримувати однакові переваги від інструментів електронних закупівель.
Після великих хвиль електронної комерції Business-to-Consumer (B2C) і торгівлі білизною, застосування Інтернету, про який говорять більше кількох місяців, є електронними закупівлями, тобто інтегрованим управлінням постачанням компанії через Інтернет, з трьома головними об’єктами:
- щоб зробити процес закупівель з постачальниками більш ефективним, привчає їх, скорочуючи проміжні бюрократичні проходи та автоматизуючи частково або повністю платежі.
- знайти пропоновані зручніші та вибрати електронний каталог консультації постачальників, представлений у веб-сайтах тих самих постачальників або на так званому електронному ринку.
- організовувати електронні конкурси та аукціони для товарів великої цінності.
У більшості організацій відносна діяльність щодо закупівель зазвичай здійснюється за допомогою телефону, факсу, листів, електронної пошти або електронної пошти, з безліччю ручних і автоматизованих дій, які широко залежать від технологічних можливостей замовника та постачальника. Програми електронних закупівель спрямовані на підтримку, автоматизацію та раціоналізацію діяльності, пов’язаної з процесами закупівель. Загалом, електронні закупівлі – це будь-яка діяльність, пов’язана із закупівлями, що здійснюються за допомогою Інтернету від приватних споживачів, які надають компаніям: від використання електронної пошти для запиту та надсилання пропозицій до використання пошукових систем, які спеціалізуються для вас на пошуку продуктів і порівнянні цін, до надходження на електронні аукціони між споживачами. У вузькому сенсі мова йде про електронні закупівлі «бізнес-бізнес», коли цілісна організація процесу закупівлі через Інтернет лише організовує інформатизацію, з метою повної автоматизації «пасивного циклу». In other words, it puts into effect it them interest for the e-procurement depends on the fact that the companies before have automated the "active cycle" (sale, production, invoicing) with the systems informed to you traditional and ERP and first tried you of electronic commerce, then have turned their attention to the "cycle of support" with applications CRM, and finally they are concentrated on the "passive cycle", that it comprises:
- Пошук інформації, корисної для вибору продукту або послуги для придбання (Market Intelligence).
- Підтримка у підготовці вимог до пропозиції та капіталу.
- Підтримка процесу порівняння пропозицій і вибору постачальника і товару.
- Створення замовлення.
- Затвердження замовлення та відповідний внутрішній контроль для вас (повноваження компанії, бюджет, стандартні та можливі зв’язки, які ви встановлюєте з системи якості).
- Відвантаження замовлення постачальнику.
- Прийом рахунку, оплата, contabilizzazione і закриття угоди.
На даний момент лише найменше компаній світового рівня повністю автоматизували пасивний цикл, тоді як багато офісних закупівель широко використовують Інтернет на етапі Market Intelligence (пошук інформації та консультації в електронних каталогах).
Краще управління поставками, зменшення кількості помилок, які трапляються на етапі управління замовленнями, економія вартості придбаних активів, можливість планувати оптимальний спосіб управління власним ланцюгом поставок, здійснювати відстеження замовлень у режимі реального часу, скорочення часу на управління, є основними перевагами електронних закупівель, до яких додаються застави та інші переваги, такі як зменшення так званий "індивідуум ефекту" (залежний, для sottrarsi до жорстких бюрократичних процедур, вважає за краще здійснювати безпосередньо деякі закупівлі, вимагаючи відшкодування у відомих витратах, багато, що середні 30% "непрямих" статей надходять, вони набувають вас таким чином) і факт розташування автоматичної гвинтівки однієї великої кількості дає вам статистику (часи доставки, зниження ціни, економія щодо запропоновані іншими постачальниками). Крім того, можливість формувати продукт за допомогою програми configuratore або експертної системи, а відправка замовлень онлайн становить для постачальника велику перевагу для клієнта з точки зору часу та витрат.
При своєчасній адаптації інформаційної системи та бізнес-процедур одна середня компанія може досягти економії від 3 до 10% обороту.
Для транснаціональних компаній заощадження можуть сягати сотень мільярдів. Економія стосується перш за все непрямих активів, ніж стільникові комп’ютери та мережі, телефони, програмне забезпечення, кілька папських канцелярій, послуги не цікавлять безпосередньо виробничі цикли (), а не прямі покупки (сировина та напівфабрикати). Пошуки, проведені на деяких великих підприємствах Price Waterhouse Coopers і Gartner Group, свідчать про те, що 75% рахунків-фактур, сплачених компаніями, стосуються товарів вартістю менше 1000 доларів; внутрішні витрати (накладні витрати) на придбання товару від 5 доларів дорівнюють таким для товарів від 5000 доларів; середня закупівля з традиційними процесами передбачає 22 операції середньої, складної 15 днів і має внутрішню вартість від 35 до 80 доларів (іноді перевищує 300 доларів). Рішення електронних закупівель включає лише 12 операцій, вимагає мало годин і коштує від 5 до 10 доларів.
Крім економічних і продуктивних переваг, процеси закупівлі стають більш контрольованими, а ймовірність помилок зменшується. Багато американських і німецьких компаній, які запровадили системи електронних закупівель, заявляють, що скоротили інвестиції менш ніж за дванадцять місяців.
У США електронні закупівлі виявляється прийнятими у 25% підприємств, і вважають, що в 2001 році такий відсоток досягне 40%.
Істини менших розмірів, які бажають реалізувати автоматизацію пасивного циклу, можуть посилатися на зовнішні структури, що більше компаній працюють у порядку, діючи як кооперативи купівлі та компанії послуг.
У такому випадку зовнішній оператор керує каталогом і має форму аутсорсера електронних закупівель із проміжною моделлю бізнесу між системою електронних закупівель та електронним ринком. Значним європейським прикладом є німецька Unitec Gmbh, яка також представлена в Італії, що є одним із перших експериментів аутсорсингу повного придбання функцій, логістики та щодо управління складськими підприємствами до переважно промислового характеру.
