Voorblad: E-Procurement: producten, diensten en oplossingen
Covergeschiedenis E-aanbesteding
E-businesstoepassingen zijn altijd meer gericht geweest op commerciële transacties, met als doel niet alleen degenen die verkopen, maar ook degenen die verwerven, te helpen. Alle bedrijven kunnen niet anders dan profiteren van dezelfde voordelen van elektronische aanbestedingsinstrumenten.
Na de grote golven van Business-to-Consumer (B2C) e-commerce en online handel is e-procurement de internettoepassing waarover de laatste maanden het meest wordt gesproken, dat wil zeggen het geïntegreerde beheer van de voorraden van een bedrijf via internet, met drie hoofddoelstellingen:
- Maak het aankoopproces met leveranciers efficiënter, verminder tussenliggende bureaucratische stappen en automatiseer betalingen geheel of gedeeltelijk.
- vind de handigste aanbiedingen en selecteer leveranciers door elektronische catalogi te raadplegen die aanwezig zijn op de websites van de leveranciers zelf of op de zogenaamde e-marktplaats.
- organiseren van elektronische aanbestedingen en veilingen voor leveringen van belangrijke waarde.
In de meeste organisaties worden inkoopactiviteiten doorgaans beheerd via telefoon, fax, brief, e-mail of EDI, met een mix van handmatige en geautomatiseerde activiteiten, afhankelijk van de technologische mogelijkheden van de klant en leverancier. E-procurementtoepassingen zijn bedoeld om activiteiten die verband houden met inkoopprocessen te ondersteunen, automatiseren en rationaliseren. In brede zin is e-aanbesteding elke activiteit die verband houdt met aankopen, uitgevoerd met behulp van internet, zowel voor particuliere consumenten als voor bedrijven: van het gebruik van e-mail om aanbiedingen aan te vragen en te verzenden, tot het gebruik van zoekmachines die gespecialiseerd zijn in het zoeken naar producten en het vergelijken van prijzen, tot het bereiken van elektronische veilingen tussen consumenten. Strikt genomen spreken we van Business-to-business e-procurement wanneer een organisatie het aankoopproces via internet integreert met computersystemen, met als doel de “passieve cyclus” volledig te automatiseren. Met andere woorden: de interesse van bedrijven in e-procurement hangt af van het feit dat bedrijven eerst de “actieve cyclus” (verkoop, productie, facturering) automatiseerden met traditionele IT-systemen en ERP, vervolgens e-commerce probeerden, en uiteindelijk hun aandacht richtten op de “ondersteuningscyclus” met CRM-applicaties, en zich uiteindelijk concentreerden op de “passieve cyclus”, die het volgende omvat:
- Zoek naar nuttige informatie om het product of de dienst te kiezen die u wilt kopen (Market Intelligence).
- Ondersteuning bij het opstellen van offerteaanvragen en specificaties.
- Ondersteuning bij het vergelijken van aanbiedingen en het selecteren van de leverancier en het product.
- Aanmaken van de bestelling.
- Goedkeuring van de bestelling en de daarmee samenhangende interne controles (bedrijfsbevoegdheden, budget, normen en beperkingen vastgelegd door het kwaliteitssysteem).
- Het verzenden van de bestelling naar de leverancier.
- Factuurontvangst, betaling, boeking en afsluiting van de transactie.
Momenteel hebben slechts een paar bedrijven wereldwijd de passieve cyclus volledig geautomatiseerd, terwijl veel inkoopkantoren op grote schaal internet gebruiken in de Market Intelligence-fase (zoeken naar informatie en raadplegen van elektronische catalogi).
Beter beheer van leveringen, vermindering van het aantal fouten dat optreedt in de fase van orderbeheer, besparingen op de kosten van gekochte goederen, de mogelijkheid om het beheer van de eigen toeleveringsketen optimaal te plannen, het in realtime volgen van bestellingen, vermindering van beheertijden, zijn de belangrijkste voordelen van e-procurement, waaraan nog andere bijkomende voordelen worden toegevoegd, zoals de vermindering van het zogenaamde "buitenbeentje-effect" (afhankelijk van wat, om rigide bureaucratische procedures te omzeilen, verdient het de voorkeur om enkele aankopen waarbij rechtstreeks terugbetaling van de kosten wordt gevraagd, zodat gemiddeld 30% van de "indirecte" artikelen op deze manier wordt verkregen) en het feit dat u automatisch over een grote hoeveelheid statistische gegevens beschikt (levertijden, prijsverlagingen, besparingen ten opzichte van aanbiedingen van andere leveranciers).
Ook de mogelijkheid om met behulp van een configuratorprogramma of expertsysteem een product te configureren en online bestellingen te versturen vormt zowel voor de leverancier als de klant een groot voordeel in termen van tijd en kosten.
Met tijdige aanpassingen aan het computersysteem en de bedrijfsprocessen kan een middelgroot bedrijf een besparing van tussen de 3 en 10% op de omzet realiseren.
Voor multinationals kunnen de besparingen oplopen tot honderden miljarden. De besparingen hebben vooral betrekking op indirecte goederen, zoals laptops en netwerken, telefoons, software, kantoorbenodigdheden en diensten die de productiecycli niet rechtstreeks beïnvloeden, en niet op directe aankopen (grondstoffen en halffabrikaten).
Uit onderzoek van grote bedrijven als Price Waterhouse Coopers en Gartner Group blijkt dat 75% van de door bedrijven betaalde facturen betrekking hebben op artikelen die minder dan $ 1.000 kosten; De interne kosten (overhead) voor het aanschaffen van een product van $ 5 zijn gelijk aan die van artikelen van $ 5.000; Een gemiddelde aankoop met traditionele processen omvat gemiddeld 22 handelingen, duurt 15 dagen en heeft interne kosten tussen de 35 en 80 dollar (soms meer dan 300 dollar). Een e-procurement-oplossing omvat slechts 12 handelingen, vergt weinig uren en kost tussen de 5 en 10 dollar.
Naast de economische en productieve voordelen worden inkoopprocessen beter beheersbaar en neemt de kans op fouten af.
Veel Amerikaanse en Duitse bedrijven die e-procurementsystemen hebben geïmplementeerd, beweren dat ze hun investeringen in minder dan twaalf maanden hebben terugverdiend.
In de VS wordt e-aanbesteding door 25% van de bedrijven ingevoerd, en er wordt geschat dat dit percentage in 2001 de 40% zal bereiken.
Kleinere bedrijven die de passieve cyclus willen automatiseren, kunnen verwijzen naar externe structuren die meerdere bedrijven besturen, die optreden als inkoopcoöperaties en dienstverlenende bedrijven.
In dit geval beheert de externe operator de catalogus en is hij gestructureerd als een uitbesteder van e-procurement, met een tussenliggend bedrijfsmodel tussen een e-procurementsysteem en een e-marktplaats.
Een belangrijk Europees voorbeeld is het Duitse Unitec Gmbh, ook aanwezig in Italië, dat een van de eerste experimenten vormt met de volledige uitbesteding van de inkoop-, logistieke en magazijnbeheerfuncties voor bedrijven met een grotendeels industriële aard.
