Paginatitel: E-procurement: producten, diensten en oplossingen
Vertaalde inhoud:
Dekking van e-aanbesteding
E-commercetoepassingen zijn steeds meer gericht op de zakelijke transacties zelf en helpen niet alleen degenen die verkopen, maar ook degenen die kopen. Alle bedrijven kunnen alleen maar profiteren van dezelfde voordelen van e-procurementtools.
Na de grote golven van Business-to-Consumer (B2C) e-commerce en online commerce is e-procurement de internettoepassing waarover de afgelopen maanden het meest gesproken wordt, dat wil zeggen het geïntegreerde beheer van de benodigdheden van een bedrijf via internet, met drie hoofddoelstellingen:
- maak het aankoopproces bij leveranciers efficiënter door tussenliggende bureaucratische stappen te verminderen en betalingen gedeeltelijk of volledig te automatiseren.
- vind de voordeligste aanbiedingen en selecteer leveranciers door de elektronische catalogi te raadplegen op de websites van de leveranciers zelf of op elektronische markten die e-marktplaatsen worden genoemd.
- organiseer elektronische aanbestedingen en veilingen voor hoogwaardige leveringen.
In de meeste organisaties worden inkoopactiviteiten doorgaans beheerd via telefoon, fax, post, e-mail of EDI, met een mix van handmatige en geautomatiseerde activiteiten, grotendeels afhankelijk van de technologische mogelijkheden van de klant en leverancier. E-procurementtoepassingen zijn bedoeld om activiteiten gerelateerd aan inkoopprocessen te ondersteunen, automatiseren en stroomlijnen. In brede zin is e-aanbesteding elke activiteit die verband houdt met aankopen, uitgevoerd via internet, zowel door particuliere consumenten als door bedrijven: van het gebruik van e-mail om aanbiedingen op te vragen en te verzenden, tot het gebruik van zoekmachines die gespecialiseerd zijn in productonderzoek en prijsvergelijking, tot aan elektronische veilingen tussen consumenten. Strikt genomen spreken we van Business-to-business e-procurement wanneer een organisatie het gehele inkoopproces via internet integreert met een passende IT-infrastructuur, met als doel de “passieve cyclus” volledig te automatiseren. Met andere woorden: de zakelijke interesse in e-procurement is gebaseerd op het feit dat bedrijven eerst de ‘actieve cyclus’ (verkoop, productie, facturering) automatiseerden met traditionele IT-systemen en ERP’s, vervolgens e-commerce probeerden, voordat ze hun aandacht richtten op de ‘ondersteuningscyclus’ met CRM-applicaties, en zich uiteindelijk concentreerden op de ‘passieve cyclus’, die het volgende omvat:
- Zoek naar nuttige informatie om het product of de dienst te kiezen die u wilt aanschaffen (Market Intelligence).
- Assistentie bij het opstellen van offerteaanvragen en aanbestedingen.
- Hulp bij het vergelijken van aanbiedingen en het selecteren van de leverancier en het product.
- De bestelling maken.
- Ordergoedkeuring en gerelateerde interne controles (bedrijfsbevoegdheden, budget, normen en mogelijke beperkingen vastgelegd door het kwaliteitssysteem).
- Het verzenden van de bestelling naar de leverancier.
- Ontvangst van de factuur, betaling, boekhouding en afsluiting van de transactie.
Momenteel hebben slechts heel weinig bedrijven wereldwijd de passieve cyclus volledig geautomatiseerd, terwijl veel inkoopafdelingen uitgebreid gebruik maken van internet in de Market Intelligence-fase (zoeken naar informatie en raadplegen van elektronische catalogi).
Beter aanbodbeheer, vermindering van het aantal fouten dat optreedt bij het beheren van bestellingen, besparingen op de kosten van verworven activa, de mogelijkheid om het beheer van de eigen toeleveringsketen optimaal te plannen, het volgen van bestellingen in realtime, het verkorten van de beheertijden vormen de belangrijkste voordelen van e-procurement, waaraan nog andere bijkomende voordelen worden toegevoegd, zoals de vermindering van het zogenaamde "buitenbeentje-effect" (om te ontsnappen aan rigide bureaucratische procedures geven we er de voorkeur aan om bepaalde aankopen rechtstreeks te doen door terugbetaling te vragen voor verschillende kosten, zodat gemiddeld 30% van de "indirecte" artikelen op deze manier worden verkregen) en het feit dat u automatisch over een grote hoeveelheid statistische gegevens beschikt (levertijden, prijsverlagingen, besparingen ten opzichte van aanbiedingen van andere leveranciers).
De mogelijkheid om bovendien een product te configureren met behulp van een configuratorprogramma of een expertsysteem en bestellingen online te verzenden, vormt een groot voordeel voor zowel de leverancier als de klant qua deadlines en kosten.
Met de juiste aanpassingen aan het IT-systeem en de bedrijfsprocessen kan een middelgroot bedrijf een besparing van tussen de 3 en 10% op de omzet realiseren.
Voor multinationals kunnen de besparingen oplopen tot honderden miljarden. De economie richt zich vooral op indirecte activa, zoals laptops en netwerken, telefoons, software, diverse kantoorbenodigdheden, diensten die niet direct betrekking hebben op productiecycli, in plaats van op directe aankopen (grondstoffen en halffabrikaten).
Uit onderzoek van Price Waterhouse Coopers en de Gartner Group bij enkele grote bedrijven blijkt dat 75% van de door bedrijven betaalde facturen betrekking hebben op artikelen die minder dan $ 1.000 kosten; de interne kosten (overhead) voor het aanschaffen van een product van $ 5 zijn gelijk aan die van artikelen van $ 5.000; een gemiddelde aankoop via traditionele processen omvat gemiddeld 22 handelingen, duurt 15 dagen en heeft interne kosten tussen de 35 en 80 dollar (soms meer dan 300 dollar). Een e-procurement-oplossing omvat slechts twaalf handelingen, vergt enkele uren en kost €5 tot €10.
Naast de economische en productieve voordelen worden inkoopprocessen beter beheersbaar en neemt de kans op fouten af.
Veel Amerikaanse en Duitse bedrijven die e-procurementsystemen hebben geïntroduceerd, melden dat ze hun investeringen in minder dan twaalf maanden hebben terugverdiend.
In de Verenigde Staten wordt e-aanbesteding door 25% van de bedrijven ingevoerd, en er wordt geschat dat dit percentage in 2001 de 40% zal bereiken.
Kleinere bedrijven die automatisering van de passieve cyclus willen realiseren, kunnen een beroep doen op externe structuren die verschillende bedrijven voor dit doel exploiteren, die optreden als inkoopcoöperaties en dienstverlenende bedrijven.
In dit geval beheert de externe operator de catalogus en structureert hij zichzelf als een uitbestede aanbieder van e-aanbestedingen, volgens een tussenbedrijfsmodel tussen een e-aanbestedingssysteem en een e-marktplaats.
Een belangrijk Europees voorbeeld is het Duitse Unitec Gmbh, ook aanwezig in Italië, dat een van de eerste ervaringen vormt met de volledige uitbesteding van de bevoorradings-, logistieke en magazijnbeheerfuncties voor bedrijven met een hoofdzakelijk industriële aard.
