Het coververhaal E-Supply
E-businesstoepassingen zijn steeds meer gericht op commerciële transacties, om niet alleen degenen die verkopen, maar ook degenen die kopen te helpen. Alle bedrijven kunnen alleen profiteren van dezelfde voordelen van e-procurementtools.
Na de grote golven van Business-to-Consumer (B2C) e-commerce en online handel, is e-procurement de internettoepassing waar de afgelopen maanden het meest over gesproken is, of het geïntegreerde beheer van de benodigdheden van een bedrijf via internet, met drie hoofddoelstellingen:
- maak het aankoopproces bij leveranciers efficiënter, verminder de bureaucratische tussenstappen en automatiseer betalingen geheel of gedeeltelijk.
- vind de handigste aanbiedingen en selecteer leveranciers door de elektronische catalogi te raadplegen op de websites van de leveranciers zelf of op de zogenaamde e-marktplaatsen.
- organiseren van elektronische aanbestedingen en veilingen voor leveringen van aanzienlijke hoeveelheden.
In de meeste organisaties worden inkoopactiviteiten normaal gesproken beheerd via telefoon, fax, brieven, e-mail of EDI, met een mix van handmatige en geautomatiseerde activiteiten, afhankelijk van de technologische mogelijkheden van de klant en leverancier. E-procurementtoepassingen zijn bedoeld om activiteiten gerelateerd aan inkoopprocessen te ondersteunen, automatiseren en rationaliseren. In brede zin is e-aanbesteding elke activiteit die verband houdt met aankopen die met behulp van internet worden uitgevoerd, zowel door particuliere consumenten als door bedrijven: van het gebruik van e-mail om aanbiedingen aan te vragen en te verzenden, tot het gebruik van zoekmachines die gespecialiseerd zijn in het zoeken naar producten en het vergelijken van prijzen, tot aan elektronische veilingen tussen consumenten. Strikt gesproken spreken we van Business-to-business e-procurement wanneer een organisatie het aankoopproces via internet volledig automatiseert met speciale informatiesystemen, met als doel de “passieve cyclus” volledig te automatiseren. Met andere woorden, de belangstelling voor e-procurement hangt af van het feit dat bedrijven voorheen de ‘inkomstencyclus’ (verkoop, productie, facturering) hebben geautomatiseerd met traditionele IT-systemen en ERP en hebben geëxperimenteerd met e-commerce, vervolgens hun aandacht hebben gericht op de ‘ondersteuningscyclus’ met CRM-applicaties en zich uiteindelijk hebben geconcentreerd op de ‘passieve cyclus’, die het volgende omvat:
- Zoek naar nuttige informatie om het product of de dienst te kiezen die u wilt aanschaffen (Market Intelligence).
- Ondersteuning bij het opstellen van offerteaanvragen en specificaties.
- Ondersteun het proces van het vergelijken van aanbiedingen en het selecteren van de leverancier en het product.
- Aanmaken van de bestelling.
- Goedkeuring van de bestelling en de daarmee samenhangende interne controles (bedrijfsbevoegdheden, budget, normen en eventuele beperkingen opgelegd door het kwaliteitssysteem).
- Het verzenden van de bestelling naar de leverancier.
- Ontvangst van de factuur, betaling, boekhouding en afsluiting van de transactie.
Momenteel hebben slechts enkele bedrijven wereldwijd de inkoopcyclus volledig geautomatiseerd, terwijl veel inkoopkantoren uitgebreid gebruik maken van internet in de Market Intelligence-fase (zoeken naar informatie en raadplegen van elektronische catalogi).
Een beter beheer van de voorraden, een vermindering van het aantal fouten dat optreedt in de fase van het orderbeheer, besparingen op de kosten van gekochte goederen, de mogelijkheid om het beheer van de toeleveringsketen optimaal te plannen, om bestellingen in realtime te volgen en een verkorting van de beheertijden vertegenwoordigen de belangrijkste voordelen van e-procurement, waaraan nog andere bijkomende voordelen worden toegevoegd, zoals de vermindering van het zogenaamde "buitenbeentje-effect" (werknemers geven er de voorkeur aan om bepaalde aankopen direct uit te voeren, om rigide bureaucratische procedures te vermijden) het vragen om terugbetaling onder de kosten, zozeer zelfs dat gemiddeld 30% van de "indirecte" artikelen op deze manier worden verkregen) en het feit dat u automatisch over een grote hoeveelheid statistische gegevens beschikt (levertijden, prijsverlagingen, besparingen in vergelijking met aanbiedingen van andere leveranciers).
Zelfs de mogelijkheid om een product te configureren met behulp van configuratorsoftware of een expertsysteem en bestellingen online te verzenden, betekent een groot voordeel in termen van tijd en kosten voor zowel de leverancier als de klant.
Met adequate aanpassingen aan het IT-systeem en de bedrijfsprocessen kan een gemiddeld bedrijf een besparing van tussen de 3 en 10% op de omzet realiseren.
Voor multinationals kunnen de besparingen in de honderden miljarden lopen. De besparingen hebben vooral betrekking op indirecte goederen, zoals laptops en netwerken, telefoons, software, diverse kantoorbenodigdheden, diensten die de productiecycli niet direct beïnvloeden, en niet op directe aankopen (grondstoffen en halffabrikaten).
Uit onderzoek uitgevoerd door grote bedrijven als Price Waterhouse Coopers en Gartner Group blijkt dat 75% van de door bedrijven betaalde facturen betrekking hebben op artikelen die minder dan $1000 kosten; de interne kosten (overhead) voor het aanschaffen van een product van $ 5 zijn dezelfde als die van artikelen van $ 5.000; een gemiddelde aankoop met traditionele processen omvat gemiddeld 22 handelingen, duurt 15 dagen en heeft interne kosten tussen de 35 en 80 dollar (soms meer dan 300 dollar). Een e-procurement-oplossing omvat slechts 12 stappen, duurt een paar uur en kost €5 tot €10.
Naast de economische en productievoordelen worden inkoopprocessen beter beheersbaar en neemt de kans op fouten af.
Veel Amerikaanse en Duitse bedrijven die e-procurementsystemen hebben geïntroduceerd, melden dat ze zichzelf in minder dan twaalf maanden hebben terugverdiend.
In de VS is e-aanbesteding door 25% van de bedrijven ingevoerd, en naar schatting zal dit percentage in 2001 de 40% bereiken.
Kleinere bedrijven die de inkoopcyclus willen automatiseren kunnen een beroep doen op externe structuren die meerdere bedrijven voor dit doel exploiteren, die optreden als inkoopcoöperaties en dienstverlenende bedrijven.
In dit geval beheert de externe operator de catalogus en treedt op als uitbesteder van e-procurement, met een tussenliggend bedrijfsmodel tussen een e-procurementsysteem en een e-marktplaats.
Een belangrijk Europees voorbeeld is het Duitse bedrijf Unitec Gmbh, ook aanwezig in Italië, dat een van de eerste experimenten vertegenwoordigt in de volledige uitbesteding van de inkoop-, logistieke en magazijnbeheerfuncties voor overwegend industriële bedrijven.
