Omslagverhaal E-aanbesteding
E-businesstoepassingen zijn altijd meer gericht op commerciële transacties, met als doel niet alleen degenen die verkopen, maar ook degenen die verwerven, te helpen. Alle bedrijven kunnen niet anders dan profiteren van dezelfde voordelen van elektronische aanbestedingsinstrumenten.
Na enorme golven van Business-to-Consumer (B2C) e-commerce en online handel is e-procurement de internettoepassing waarover de laatste maanden het meest wordt gesproken, dat wil zeggen het geïntegreerde beheer van de benodigdheden van een bedrijf via internet, met drie hoofddoelstellingen:
- maak het aankoopproces met leveranciers efficiënter, verminder de tussenliggende bureaucratische passages en automatiseer betalingen gedeeltelijk of volledig.
- vind de handigste aanbiedingen en selecteer leveranciers door elektronische catalogi te raadplegen op de websites van dezelfde leveranciers of op zogenaamde e-marktplaatsen.
- organiseer elektronische wedstrijden en veilingen voor waardevolle benodigdheden.
In de meeste organisaties worden inkoopactiviteiten normaal gesproken beheerd via telefoon, fax, brieven, e-mail of EDI, met een reeks handmatige en geautomatiseerde activiteiten, grotendeels afhankelijk van de technologische mogelijkheden van de klant en de leverancier. E-procurementtoepassingen zijn bedoeld om activiteiten die verband houden met inkoopprocessen te ondersteunen, automatiseren en rationaliseren. In het algemeen is e-aanbesteding elke activiteit die verband houdt met aankopen, uitgevoerd met behulp van internet, zowel door particuliere consumenten als door bedrijven: van het gebruik van e-mail om aanbiedingen aan te vragen en te verzenden, tot het gebruik van zoekmachines die gespecialiseerd zijn in het lokaliseren van producten en het vergelijken van prijzen, en het bereiken van elektronische veilingen tussen consumenten. In strikte zin spreken we van Business-to-business e-procurement wanneer een organisatie het aankoopproces via internet integreert met computersystemen, met als doel de “passieve cyclus” volledig te automatiseren. Met andere woorden, de interesse van bedrijven in e-procurement hangt af van het feit dat bedrijven voorheen de “actieve cyclus” (verkoop, productie, facturering) automatiseerden met traditionele geautomatiseerde systemen en ERP en de eerste pogingen tot e-commerce, en vervolgens hun aandacht richtten op de “ondersteuningscyclus” met CRM-applicaties, en zich uiteindelijk concentreerden op de “passieve cyclus”, die bestaat uit:
- Locatie van nuttige informatie om het product of de dienst te kiezen die u wilt kopen (Market Intelligence).
- Ondersteuning bij het opstellen van biedingsverzoeken en rapporten.
- Ondersteun het proces van het vergelijken van aanbiedingen en het selecteren van leveranciers en producten.
- Bestelling maken.
- Goedkeuring van de bestelling en relatieve interne controles (bedrijfsbevoegdheden, budget, normen en mogelijke beperkingen vastgelegd door het kwaliteitssysteem).
- Het verzenden van de bestelling naar de leverancier.
- Ontvangst van de factuur, betaling, boekhouding en afsluiting van de transactie.
Momenteel hebben slechts enkele bedrijven wereldwijd de passieve cyclus volledig geautomatiseerd, terwijl veel inkoopafdelingen uitgebreid gebruik maken van internet in de Market Intelligence-fase (onderzoek naar informatie en het raadplegen van elektronische catalogi).
Een beter beheer van de leveringen, de vermindering van het aantal fouten dat optreedt in de fase van orderbeheer, besparingen op de kosten van verworven activa, de mogelijkheid om het beheer van de toeleveringsketen zelf optimaal te plannen, het in realtime volgen van bestellingen, het verkorten van de beheertijden zijn de belangrijkste voordelen van e-procurement, waaraan nog andere bijkomende voordelen worden toegevoegd, zoals de vermindering van het zogenaamde “buitenbeentje-effect” (afhankelijk, om rigide bureaucratische procedures te vermijden, geeft er de voorkeur aan sommige aankopen direct uit te voeren waarbij terugbetaling wordt gevraagd voor verschillende kosten, zozeer zelfs dat gemiddeld 30% van de “indirecte” artikelen op deze manier worden ingekocht) en het feit dat er automatisch een grote hoeveelheid statistische gegevens beschikbaar is (levertijden, prijsverlagingen, besparingen ten opzichte van aanbiedingen van andere leveranciers).
Ook de mogelijkheid om met behulp van een configuratorprogramma of expertsysteem een product te configureren en online bestellingen te versturen vormt een groot voordeel voor de leverancier en de klant qua tijd en kosten.
Met de juiste aanpassingen aan het IT-systeem en de bedrijfsprocedures kan een middelgroot bedrijf een besparing van tussen de 3 en 10% op de omzet realiseren.
Voor multinationals kunnen de besparingen in de honderden miljarden lopen. De economie betreft vooral indirecte activa, zoals draagbare computers en netwerken, telefoons, software, diverse kantoorbenodigdheden, diensten die de productiecycli niet rechtstreeks beïnvloeden, maar eerder directe aankopen (grondstoffen en semi-finities).
Uit onderzoek bij enkele grote bedrijven door Price Waterhouse Coopers en Gartner Group blijkt dat 75% van de door bedrijven betaalde facturen betrekking hebben op artikelen die minder dan 1000 dollar kosten; de interne kosten (overhead) voor het aanschaffen van een product van 5 dollar zijn dezelfde als die van artikelen van 5000 dollar; een gemiddelde aankoop met traditionele processen omvat gemiddeld 22 handelingen, duurt 15 dagen en heeft interne kosten tussen de 35 en 80 dollar (soms meer dan 300 dollar). Een e-procurement-oplossing omvat slechts 12 handelingen, vergt een paar uur en kost 5 tot 10 dollar.
Naast de economische en productieve voordelen worden inkoopprocessen beter beheersbaar en neemt de kans op fouten af.
Veel Amerikaanse en Duitse bedrijven die e-procurementsystemen hebben geïntroduceerd, beweren hun investeringen in minder dan twaalf maanden te hebben afgeschreven.
In de VS wordt e-aanbesteding door 25% van de bedrijven ingevoerd, en er wordt geschat dat dit percentage in 2001 de 40% zal bereiken.
Kleinere bedrijven die de passieve cyclus willen automatiseren, kunnen verwijzen naar externe structuren die verschillende bedrijven met dit doel exploiteren, functionerend als inkoopcoöperaties en dienstverlenende bedrijven.
In dit geval beheert de externe operator de catalogus en configureert hij zichzelf als een uitbesteder van e-procurement, met een tussenliggend bedrijfsmodel tussen een e-procurementsysteem en een e-marktplaats.
Een belangrijk Europees voorbeeld is het Duitse Unitec Gmbh, ook aanwezig in Italië, dat een van de eerste experimenten vormt met de volledige uitbesteding van de inkoop-, logistieke en magazijnbeheerfuncties voor overwegend industriële bedrijven.
