Soluções e iniciativas; os procedimentos; as interrupções; uma abordagem escalável; etc.
Um sistema complexo como a logística requer uma abordagem modular que possibilite atingir metas no curto prazo - a terceirização também pode fazer maravilhas?
A terciarização das compras, se aplicada corretamente, pode levar à redução de custos, aumento da eficiência nas unidades operacionais e economia de tempo
Aumentar os lucros e reduzir custos, ganhar quota de mercado e defender-se da concorrência, especializar-se num único campo e explorar outras áreas, melhorar a eficiência operacional e reduzir o pessoal atribuído, aumentar a eficiência dos sistemas e reduzir os inventários, finalmente alcançar o máximo retorno através de estruturas fixas e garantir a segurança dos custos - estas exigências cada vez maiores confrontam a gestão das empresas.
É claro que algumas destas atividades são, de certa forma, contraditórias e representam um paradoxo de escolha, cuja resolução envolve compromissos entre alguns. Realizadas com procedimentos tradicionais, geram custos adicionais sem atender à necessidade primária de redução de custos - tentativa que caracteriza fortemente o mercado e exige competitividade cada vez maior.
Soluções e iniciativas
As soluções utilizadas até agora têm sido diversas e entre as mais bem-sucedidas estão: a atribuição de competências territoriais e de produto, a formação de grupos de trabalho, a reorganização e divisão de áreas em centros de custos, a criação de centros de lucro, a descentralização e a concentração de atividades. Os meios utilizados para atingir estes objetivos foram inicialmente o insourcing, ou seja, verificar todas as possibilidades de melhoria das estruturas internas de forma a aumentar a eficiência. Todas essas atividades, mesmo que não atendessem a todas as expectativas, ainda forneceram à gestão indicadores para localizar disfunções e identificar metas de melhoria. Observa-se também que a divisão em unidades operacionais independentes duplicou algumas funções internas e aumentou a complexidade da comunicação entre departamentos.
Paralelamente a estas iniciativas de internalização, o conceito de terciarização tornou-se cada vez mais estabelecido na produção na década de 1970, após a desconfiança inicial. Os sucessos foram impressionantes e levaram um número crescente de empresas a tirar proveito disso. Superada a resistência inicial, surgiram formas cada vez mais sofisticadas de terceirização.
De 1970 até hoje, muita coisa mudou na produção industrial em grande escala: naqueles anos, as produções que antes eram realizadas internamente foram terceirizadas para fornecedores externos. Na década de 1980, o processo just-in-time foi introduzido nas linhas de montagem.
A partir de 1990, os fornecedores construíram suas próprias instalações diretamente perto do cliente. A partir de 1995, os fornecedores passaram a ter espaço dentro da fábrica e sua produção foi realizada diretamente nos sistemas de montagem automatizados. A partir de 2000, espera-se que os fornecedores possam assumir o papel de parceiro ativo na definição e desenvolvimento de estratégias empresariais e contribuir para a concretização dos objetivos económicos.
Da produção até…
A primeira fase da terciarização envolveu, portanto, a produção; Seguiu-se então a externalização de alguns serviços internos como: manutenção, armazenamento de materiais, transportes, restauração de empresas, limpeza fabril, alguns serviços de formação e contabilidade, gestão de sistemas de informação. No entanto, essas terciarizações são agora tidas como garantidas e a sua aplicação cada vez mais difundida, especialmente em empresas que pretendem libertar recursos, está a levar a administração a considerar a possibilidade de uma aplicação semelhante também para a gestão de compras.
O objetivo de transferir a gestão das compras, especialmente de materiais não produtivos, para um parceiro externo é, por um lado, poder concentrar mais os melhores recursos em atividades estratégicas e, por outro lado, obter vantagens económicas, tornando os custos operacionais mais flexíveis. Quando a administração é transferida, a maior parte das tarefas rotineiras também são descentralizadas, o que contribui para aumentar a motivação dos colaboradores libertos e desenvolve um maior profissionalismo, de forma a melhorar a competitividade da empresa no mercado e beneficiar de uma utilização mais intensiva de áreas de mercado mais lucrativas.
Os procedimentos
O processo de aquisição consiste em uma série de atividades ou procedimentos sequenciais que vão desde a criação do aviso de exigência e a realização do pedido até o pagamento dos bens adquiridos. O número de procedimentos aumentou ao longo do tempo devido à crescente quantidade de pedidos e à tendência de redução de estoque.
A aplicação do conceito de outsourcing por uma empresa líder mundial na área de impressoras, especialmente para anuários e listas telefónicas para utilizadores públicos, permitiu reduzir o volume de compras e reduzir os custos operacionais em 15 vezes em relação a antes.
O desenvolvimento de cada procedimento que faz parte do processo cria um volume de documentação e informações que prende os funcionários ao seu processamento e tira um tempo valioso que eles poderiam usar para suas tarefas reais, como compras de sistemas e matérias-primas, gerenciamento de contratos e monitoramento.
Observa-se que o número de procedimentos necessários para a realização de compras cresce exponencialmente com o tamanho das estruturas internas envolvidas no processo. Ao mesmo tempo, aumenta tanto o risco de erros processuais como o caos informativo, o que reduz drasticamente a eficiência dos departamentos. Isto torna o monitoramento e o gerenciamento muito complexos, ramificados e caros. Esses custos geralmente excedem o valor do item adquirido.
As interrupções
O esforço necessário para gerenciar individualmente todos os procedimentos do processo de compras é quantificável desde que os procedimentos sejam lineares, ou seja, desde que não haja interrupções no fluxo do processo - fenômeno comum e subestimado na estimativa de custos operacionais, que gera uma série de atividades de apoio que não atendem diretamente ao propósito do negócio, mas se tornam uma necessidade administrativa. As interrupções processuais surgem de diversas fontes, são internas e externas à operação, e podem levar a paralisações, exigindo, na pior das hipóteses, o reinício de toda a sequência de atividades, resultando na repetição das mesmas atividades administrativas, na criação de documentação adicional e em enormes aumentos de custos para todos os departamentos pelos quais passa o processo de aquisição.
A introdução da terceirização administrativa visa justamente reduzir drasticamente o número de procedimentos administrativos e de controle internos. É precisamente a gestão destas últimas que absorve grande parte dos recursos e meios altamente qualificados para tarefas completamente diferentes e é sobretudo a simplificação destas administrações que mostra o enorme potencial de poupança económica e aumento de eficiência. Uma empresa italiana, um dos líderes mundiais na concepção de veículos de transporte e, em particular, activa em duas fábricas alemãs para a concepção de veículos à prova de fogo, recorreu à externalização para gerir a aquisição de materiais de produção de cerca de 70 fornecedores, cujos volumes de entrega anual variam entre 50 e 95.000 unidades. Esta solução permitiu reduzir o número de entregas e, portanto, de faturas de 1.321 para 85 em 16 meses - o que corresponde a 99,93% - e reduzir o número de faturas de cerca de 1.000 para 40 - o que corresponde a 99,96%.
Ao considerar a terceirização, sempre existe o medo de perder o controle da situação. Mas uma vez claramente definidos os papéis, áreas de competência e responsabilidades dos dois parceiros, a oportunidade económica pode tornar-se visível: esta não pode ser excluída da comparação com todos os custos suportados pela empresa para a prestação interna dos serviços cuja externalização está a ser considerada.
Uma abordagem escalável
Por isso, a Unitec desenvolveu um conceito que dá especial atenção a esta questão e propõe uma aplicação modular que permite rentabilidade económica imediata em cada passo da externalização, através de uma série de propostas e aplicações possíveis, assentes num modelo adaptável à dimensão da empresa e às necessidades do negócio e, sobretudo, fácil de introduzir nas estruturas existentes.
A implementação modular parcial ou total do outsourcing, com possibilidade de trabalho em equipa e formação de um coordenador, permite reconsiderar a qualquer momento a ruptura da relação de serviço e uma nova gestão independente, tornando a decisão menos difícil, assumida por um parceiro externo.
O outsourcing administrativo da Unitec na aquisição de materiais não produtivos baseia-se na experiência adquirida com empresas de diferentes países europeus e de diferentes sectores industriais, sendo que a estrutura da empresa se estende também aos materiais de produção, consolidando e diversificando conhecimentos - factores que representam uma importante garantia de funcionamento e fiabilidade.
As atividades de outsourcing realizadas pela Unitec são suportadas pela utilização de um sistema de informação desenvolvido e mantido internamente, contando com uma equipa interna de programadores que executam procedimentos standard integrados e permitem a transferência de dados entre clientes e fornecedores.
O know-how na área da gestão de informação, adquirido através da experiência com os próprios clientes, permite à Unitec testar e oferecer constantemente ao cliente novas soluções informáticas e de transferência de dados de forma a melhorar a comunicação e acelerar significativamente o acesso à informação, reduzindo assim os tempos de pedido e resposta. Tudo isso em colaboração com pessoal altamente qualificado e profissional.
A colaboração com a Unitec pode ser desenhada com grande flexibilidade, desde a realização de encomendas individuais até à gestão de todos os procedimentos do processo de compras, que vai desde a criação da necessidade à gestão de armazéns e ao fornecimento de soluções informáticas para automação de escritório.
Conclusão
A introdução e aplicação da terceirização administrativa e da gestão de compras permitiram que a gestão da empresa finalmente resolvesse os paradoxos de decisão mencionados no início e conseguisse custos reais flexíveis, recuperando também o precioso recurso de tempo, fundamental para poder dedicar mais tempo às atividades estratégicas e primárias da empresa.
Com a recuperação dos recursos de tempo em todas as áreas da empresa, o nível de eficiência interna aumenta imediatamente, o que permite uma melhor visibilidade dos recursos e inicia uma espiral positiva de sinergia.
A compreensão da importância deste resultado mostrou que quando todos os funcionários se concentram no negócio principal, a empresa pode fazer maravilhas.