Soluções e iniciativas; os procedimentos; interferências; uma proposta escalável; etc.
Um sistema complexo como a logística exige uma abordagem modular que permita atingir os objetivos no curto prazo. A terceirização também faz milagres?
A terceirização de suprimentos, se bem aplicada, pode gerar economia de custos, eficiência de unidade e economia de tempo
Aumentar lucros e reduzir custos, adquirir quotas de mercado e defender-se da concorrência, especializar-se apenas no domínio e explorar outros, melhorar a eficiência das unidades e reduzir o pessoal atribuído, aumentar a eficiência dos sistemas e reduzir os abastecimentos dos armazéns, finalmente obter o máximo desempenho das estruturas fixas e dar flexibilidade aos custos: estes são objectivos cada vez mais que a gestão empresarial exige.
É óbvio que algumas destas atividades são antagónicas entre si e representam um paradoxo decisório que na sua resolução de prioridades prevê respeitar umas em detrimento de outras. Realizadas com metodologia processual convencional, constituem fonte de custos adicionais sem satisfazer a necessidade primária de redução de custos que geram, tentativa que o mercado caracteriza fortemente e impõe uma competitividade cada vez maior.
Soluções e iniciativas
As soluções adoptadas até agora foram muitas e entre as que têm dado melhores resultados estão a atribuição de competências territoriais e de produto, a formação de grupos de trabalho, a transformação e divisão de áreas em centros de custos, a instituição do centro de lucro, a descentralização bem como a concentração de actividades. Os meios utilizados para atingir estes objetivos foram inicialmente o insourcing, ou seja, foram sondadas todas as oportunidades de melhoria das estruturas internas para aumentar a eficiência. Todas estas atividades, embora nem sempre tenham correspondido completamente às expectativas, têm fornecido à gestão indicações para localizar disfunções e identificar objetivos de melhoria, sendo ainda de salientar que a subdivisão em unidades operacionais independentes duplicou algumas funções internas, aumentando também a complexidade da comunicação entre as agências.
Paralelamente a estas iniciativas de insourcing, já na década de setenta, na produção, o conceito de outsourcing tem sido cada vez mais afirmado, depois de uma desconfiança inicial. Os sucessos têm sido retumbantes, aumentando o número de empresas que o utilizam e superada a desconfiança inicial, foram implementadas formas cada vez mais avançadas de outsourcing.
De 1970 até hoje muitas coisas mudaram no domínio da grande produção: naqueles anos algumas produções foram confiadas a fornecedores externos que antes eram realizadas internamente. Na década de oitenta houve a adoção do just in time para linhas de montagem.
A partir de 1990, os fornecedores construíram suas próprias fábricas nas proximidades do cliente. A partir de 1995, os fornecedores passam a ter espaços nas fábricas e a sua produção é integrada diretamente nos sistemas de montagem automática. Em 2000, os fornecedores deverão estar em condições de assumir o papel de parceiro activo na definição e desenvolvimento de estratégias empresariais e contribuir para a concretização dos objectivos económicos.
Da produção até…
A primeira fase da terceirização envolveu, portanto, a produção; Seguidamente procedemos à entrega de alguns serviços internos a terceiros tais como: manutenção, armazenamento de materiais, transporte, catering corporativo, limpeza de instalações, alguns serviços de formação e contabilidade, e gestão de sistemas informáticos. Tal terceirização é vista hoje como um fato natural e sua aplicação cada vez mais difundida, principalmente em empresas que desejam liberar recursos específicos, induz a gestão a considerar a oportunidade de recorrer a modelos semelhantes também para gestão de suprimentos.
A transferência para um parceiro externo da gestão de abastecimento, especialmente de materiais não produtivos, por um lado tem o objetivo de poder concentrar principalmente os melhores recursos em atividades estratégicas e por outro lado obter benefícios económicos, flexibilizando os custos operacionais. Na transferência de gestão ocorre também a descentralização da maior parte da rotina de trabalho, o que contribui para aumentar a motivação dos recursos que são libertados, e ao mesmo tempo se desenvolve um maior profissionalismo para beneficiar o aumento da competitividade empresarial no mercado, contribuindo entre outras coisas para beneficiar mais intensamente das áreas remuneratórias do mercado (vaca leiteira).
Os procedimentos
O processo de abastecimento é composto por uma série de atividades ou procedimentos sequenciais desde o nascimento da necessidade e emissão da demanda, até o pagamento do bem adquirido. O número de procedimentos tem aumentado ao longo do tempo devido ao crescimento das encomendas necessárias e consequência da proporção de origem dos componentes montados nas máquinas e da tendência de redução do valor imobilizado em armazém.
A aplicação do conceito de outsourcing, numa empresa turimense líder mundial na área das impressoras, nomeadamente de anuários e listas telefónicas para o utilizador público, permitiu a redução do volume de fornecimentos com particular armazenamento também de valor económico inferior a 15 vezes os custos operacionais da mesma encomenda.
O desenvolvimento de cada procedimento que faz parte do processo gera um volume de documentação e informação que compromete os colaboradores na sua formação, retirando um precioso tempo útil que poderiam dedicar ao desenvolvimento das suas atividades específicas como a compra de sistemas e matérias-primas, a gestão de contratos, manutenção e controlo.
Ressalta-se que o número de procedimentos necessários à execução do fornecimento cresce exponencialmente com o aumento das dimensões das estruturas internas envolvidas no processo. Ao mesmo tempo, aumenta o risco de erros processuais e de caos informativo, reduzindo drasticamente o grau de eficiência das agências envolvidas. Isto torna a supervisão e a gestão muito complexas, articuladas e mais onerosas. Tais custos excedem cada vez mais o valor do objeto de fornecimento.
Interferências
O compromisso necessário para a administração única de todos os procedimentos do processo de fornecimento é no entanto quantificável desde que os procedimentos sejam lineares, ou seja, desde que não ocorram interferências no fluxo do processo, fenómeno muito frequente e subestimado na avaliação dos custos operacionais e que gera uma série de atividades de suporte que não perseguem diretamente o objetivo do negócio, mas tornam-se uma necessidade administrativa. As interferências processuais são geradas por diversas fontes, internas e externas à planta, e podem implicar uma paralisação, fazendo com que nos casos mais graves tenha que reiniciar a sequência de atividades do processo, com as consequências de uma repetição das mesmas atividades administrativas, produção de documentação adicional e com o enorme aumento de custos de todos os escritórios por onde transita o procedimento de fornecimento.
A introdução da externalização administrativa termina precisamente com a redução drástica do número de procedimentos internos de administração e controlo. É precisamente a gestão destas últimas que absorve grande parte dos recursos e meios altamente caracterizados para a realização de muitos outros tipos de tarefas, e é sobretudo a simplificação destas gestões que evidencia as enormes vantagens da recuperação económica e da eficiência. Numa empresa italiana entre as primeiras do mundo na construção de veículos de transporte e em particular em duas fábricas alemãs de construção de veículos de transporte especiais, a terceirização tem sido aplicada para a gestão de fornecimentos de materiais de produção de cerca de 70 fornecedores, cujos volumes anuais de fornecimento variam de 50 a 95.000 unidades. Esta solução permitiu reduzir o número de entregas e, portanto, de processos em 16 meses de atividade, de 1.321 para 85, equivalente a 99,93%, e reduzir o número de faturas de aproximadamente 1.000 para 40, equivalente a 99,96%.
Ao estimar a introdução da terceirização há sempre o medo de perder o controle da situação, mas no momento em que os papéis são definidos, os poderes e responsabilidades dos dois contratantes são distribuídos, é possível ter visibilidade da conveniência econômica: esta última não pode prescindir de uma comparação com todos os custos que a empresa suporta ao fornecer internamente os serviços cuja possibilidade de gestão em terceirização está sendo estimada.
Uma proposta escalonável
Por isso a Unitec desenvolveu precisamente um conceito dedicando particular atenção a este aspecto e propondo uma aplicação modular que permite um retorno económico imediato em cada passo realizado no sentido da externalização, através de uma série de propostas e possibilidades da sua aplicação, assente num modelo adaptável às dimensões e necessidades do negócio e sobretudo fácil de introduzir em estruturas já existentes.
A modularidade do outsourcing, introdução parcial ou total, com possibilidade de trabalho em equipas associadas e formação na figura do coordenador, permite a qualquer momento considerar a hipótese de interrupção da relação de serviço e de gestão nova e independente, tornando assim a decisão menos difícil de ser tomada por um parceiro externo.
A terceirização administrativa de fornecimentos de materiais não produtivos da Unitec baseia-se na experiência acumulada com empresas de vários países europeus e atuantes em diversos ramos industriais e a própria estrutura societária estende-se também precisamente aos materiais de produção, consolidando e diversificando know-how, fatores que representam uma importante garantia operacional e de fiabilidade ao longo do tempo.
As atividades de outsourcing realizadas pela Unitec são suportadas pela utilização de um sistema informático, desenvolvido e mantido internamente, com uma equipa interna de programadores que adapta operações standard e que permite a transmissão de dados de comunicação com clientes e fornecedores.
O know-how também na área da gestão de informação, adquirido no decorrer de experiências acumuladas com os seus próprios clientes, permite à Unitec experimentar sempre internamente novas soluções informáticas e transmissões de dados a propor ao cliente com o objectivo de melhorar a comunicação e acelerar enormemente o acesso à informação, reduzindo os tempos de perguntas e respostas. Tudo aproveitando a colaboração de pessoal qualificado e altamente profissional.
A colaboração com a Unitec pode ser definida com grande flexibilidade, indo desde a emissão única de encomendas até à administração de todos os procedimentos do processo de abastecimento, que vai desde a fase de criação da necessidade até à gestão de armazéns e ao fornecimento de soluções informáticas para automação de escritório.
Conclusão
A introdução e aplicação da terceirização administrativa e de suprimentos permitiram à gestão resolver definitivamente os paradoxos decisórios que mencionamos no início e obter custos verdadeiramente flexíveis, recuperando também o precioso recurso de tempo, membro fundamental para se dedicar cada vez mais eficazmente às atividades estratégicas e primárias da empresa.
Com a recuperação dos espaços de tempo em todas as áreas da fábrica, o grau de eficiência interna aumenta imediatamente, permitindo uma melhor visibilidade dos recursos e iniciando uma espiral positiva de sinergias.
O conhecimento da importância deste resultado nos fez entender que se todos os colaboradores se concentrarem no Core business, a empresa poderá fazer milagres.